Hybride werken écht inclusief maken: tips en tools

Hybride werken, waarbij een deel van de tijd thuis en een deel op kantoor wordt gewerkt, biedt veel voordelen voor medewerkers met een arbeidsbeperking. Denk bijvoorbeeld aan meer flexibiliteit in werkuren, autonomie in werktaken en het bewaken van de werk-privé balans. De realiteit blijkt echter een stuk weerbarstiger.

‘Als er geen rekening wordt gehouden met deze behoeftes, wordt men gedwongen om voortdurend vocaal te zijn over hun beperking’

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een slechthorende die in de videocalls moeite heeft met de geluidskwaliteit.
• Een slechtziende die haar teamleden niet kan vinden in de grote flexruimtes van kantoor.
• Een rolstoelgebruiker die op kantoor niet in de concentratie-‘pod’ of hippe zitkuil kan plaatsnemen.
• Een neurodivergent persoon die hevige stress ervaart omdat de agenda volstroomt met allerlei videocalls

Ons onderzoek wijst uit dat bijna 1 op de 3 medewerkers met een arbeidsbeperking (nog) geen afspraken heeft gemaakt met hun team over het hybride werken. Ongeveer een kwart stelt dat hun teamleider en teamleden onvoldoende rekening houden met hun beperking en behoeftes in de hybride setting. Behoeftes die door hen werden genoemd zijn bijvoorbeeld een rustige en vaste werkplek op kantoor, ondersteuningssoftware en pauzes tussen videocalls.
Als er geen rekening wordt gehouden met deze behoeftes, wordt men gedwongen om voortdurend vocaal te zijn over hun beperking. Dit kan leiden tot stigmatisering, stress en uitsluiting, zowel in letterlijke als figuurlijke zin. Deze medewerker zal steeds een afweging moeten maken tussen de eisen vanuit de organisatie en manager enerzijds en eigen behoeftes en noodzaak anderzijds. Niet alleen vandaag, maar elke werkdag weer.

Hybride werken inclusief maken

Om hybride werken écht inclusief te maken, is een integrale aanpak binnen de organisatie nodig. Daarbij onderscheiden wij drie niveaus:

1. Organisatieniveau

• Duidelijk hybride werkbeleid: De organisatie moet een duidelijk hybride werkbeleid hebben dat past bij de behoeften van alle medewerkers. Dit beleid moet gebaseerd zijn op de vier B’s: Bricks (inrichting kantoor), Bytes (technologie), Behavior (gewenst gedrag) en Belonging (behouden van groepscultuur).
• Faciliteren: De organisatie moet zorgen voor toegankelijke werkplekken, zowel op kantoor als thuis. Er moet ook ondersteunende technologie beschikbaar zijn, zoals extra grote schermen, multi-channel microfoons en voorlees/ stembedieningsfunctie.
• Communicatie: De organisatie moet zorgen voor een open en inclusieve communicatiecultuur. Dit betekent dat er aandacht is voor de verschillende behoeften van medewerkers, en dat m.m.a. zich vrij voelen om hun behoeften en aandachtspunten te communiceren.
• Netwerk: De organisatie kan een netwerk opzetten voor medewerkers met een arbeidsbeperking. Dit netwerk kan een platform bieden voor het delen van ervaringen en het bespreken van problemen.

2. Teamniveau

• Teamafspraken: Teams moeten afspraken maken over hoe ze samenwerken in de hybride context. Deze afspraken moeten rekening houden met de behoeften van alle teamleden, inclusief medewerkers met een arbeidsbeperking.
• Aandacht voor welzijn: Teamleiders moeten aandacht besteden aan het welzijn van hun teamleden en hen de vrijheid geven om hun eigen werkplek en werkwijze in te richten.
• Buddy-systeem: Teams kunnen een buddy-systeem opzetten, waarbij een ervaren teamlid een medewerker met een arbeidsbeperking kan begeleiden en ondersteunen.

3. Medewerkersniveau

• Zelfkennis: Medewerkers met een arbeidsbeperking moeten weten wat hun eigen behoeften en aandachtspunten zijn. Dit kan door reflectie, of door een gesprek met een arbo- of re-integratiespecialist.
• Communicatie: Ze moeten zich vrij voelen om hun behoeften en aandachtspunten te communiceren met hun teamleider en collega’s.
• Samenwerking: Ze moeten bereid zijn om samen te werken met hun teamleider en collega’s om oplossingen te vinden voor de uitdagingen van hybride werken.

Toolkit inclusief hybride werken

Kortom, het inclusief maken is een complexe een opgave. Om organisaties hiermee op weg te helpen, hebben wij de toolkit ‘inclusief hybride werken’ ontworpen. Deze toolkit bestaat uit een aantal oplossingen die alle leden van teams helpt met toegankelijk, effectiever en fijn werken, zodat er echt sprake is van inclusie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van duidelijke afspraken binnen het team, het analyseren van de werkruimtes op hybride toegankelijkheid, het werken aan teamverbinding in de online omgeving het aanhouden van een inclusieve vergaderetiquette.

Deze tools zijn (kosteloos) te downloaden via www.inclusiefhybridewerken.nl
Het hele artikel is te downloaden bij Holland Management Review

Wouter Smit en Mijke Hartendorp zijn onderzoeksleider bij respectievelijk  Hogeschool van Amsterdam en Hogeschool Saxion