Dit zijn de spelregels voor een Duurzaam Strategisch Personeelsbeleid

Eén van de bekendste bordspellen waarbij vier pionnen een ronde over het bord moeten maken om veilig hun eindpunt te behalen is ‘Mens erger je niet’. Pionnen kunnen van het speelveld worden gegooid waarna ze weer helemaal opnieuw moeten beginnen.

Iets dat je als werkgever bekend zal voorkomen. Het is een probleem wanneer medewerkers uitvallen. Dan blijft er werk liggen. Andere medewerkers kunnen dit tijdelijk opvangen maar hierdoor kan ook bij hen de werkdruk toenemen. Natuurlijk kun je een nieuwe pion inzetten, maar dan moet je wel eerst ‘6’ gooien. Je kunt tijdelijk personeel werven maar de krappe arbeidsmarkt maakt het lastiger om snel ‘6’ te gooien want er zijn veel mensen met een dobbelsteen en jij moet op je beurt wachten. En dan heb je eindelijk ‘6’ gegooid en dan wil je pion toch liever ‘Ganzenborden’ op een ander speelveld omdat daar de carrièrekansen beter zouden zijn.

Het plaatje hierboven geeft deze situatie duidelijk weer. Je ziet een groep medewerkers van de afdelingen ‘groen, geel, rood en blauw’. Op de afdeling ‘geel, rood en groen’ is een medewerker uitgevallen. Een duur grapje. Dit kost al gauw tussen de € 200 en € 400 per dag per werknemer. Hierin zijn kosten meegerekend zoals loon doorbetaling bij ziekte, verlies van productiviteit van een werknemer die ondanks ziekte toch naar het werk gaat, verzuimbegeleiding, -registratie, arbodienstverlening, re-integratie, kosten voor aanpassing van het werk, kosten voor vervanging of verschuiving van personeel en juridische en/of administratieve kosten.

Dit plaatje is helaas voor steeds meer werkgevers relevant. Uit cijfers van Arboned blijkt dat ziekteverzuim de afgelopen jaren verder toenam. Daarmee is het één van de grootste risico’s voor werkgevers.

‘Terugdringen ziekteverzuim, de maandag afschaffen’ (Loesje)

Investeren in duurzaam strategisch personeelsbeleid

Om medewerkers binnen je bedrijf volledig tot bloei te laten komen en zich prettig te laten voelen is het als werkgever belangrijk goede voorwaarden te scheppen. Deze voorwaarden dienen te worden afgestemd op de missie, visie en kernwaarden van je bedrijf én te worden opgenomen in het bedrijfsplan.

Het scheppen van voorwaarden gaat verder dan alleen het afbakenen van duidelijke taken en rollen. Op de afbeelding hiernaast hebben de pionnen een duidelijke plaats gekregen, naar kleur (=afdeling) en plaats. Iedereen kent zijn of haar plek. Vaak wordt ten onrechte gedacht dat een concrete afbakening van functie en rollen voldoende duidelijkheid schept bij de medewerkers.

If you don’t know where you’re going,
any road will get you there (Cheshire Cat)

Wat echter nog mist om het spel te kunnen spelen is een speelbord, een ingericht speelveld en spelregels over zaken zoals:

– Een bedrijfsplan waarin is vastgelegd: Wat willen we doen? Hoe willen we dat doen? Wat willen we bereiken? Welk budget is daarvoor beschikbaar? (= speelbord)
– Een personeelsplan waarin is vastgelegd: wat zijn de acties om de afgesproken doelen te behalen (= vakjes/route op het speelveld) en wie is daarvoor verantwoordelijk?
– Een handboek dat de medewerkers als naslagwerk kunnen gebruiken over voorwaarden en regelingen waarvan ze gebruik kunnen maken (= spelregels)

Dat zijn de kaders die door het strategisch management gezet moeten worden, anders krijg je dit:

Bedrijfsplan: Missie, visie, kernwaarden, strategie

Als werkgever ben je met name bezig met ondernemen, het runnen van je bedrijf. Je hebt  een visie voor de toekomst om je bedrijf te laten groeien. Maar hoe doe je dat?

Om hier succesvol vorm aan te geven is er een bedrijfsplan nodig waarin deze visie samen met de missie, kernwaarden en strategie duidelijk staan beschreven. Door dit inzichtelijk te maken wordt het gemakkelijker om te achterhalen wat voor personeel je nodig hebt om hier samen met jou vorm aan te geven. Je personeel vormt hierin de belangrijkste schakel, want zij zorgen ervoor dat deze groei gerealiseerd kan worden! Zeker in die tijden wil je dan ook personeel dat met de groei kan meebewegen en extra stappen zet wanneer dit nodig is. Om dat voor elkaar te krijgen heb je medewerkers nodig die zich binnen het bedrijf op hun gemak voelen. Simon Sinek vergelijkt het met een liefdesrelatie. Je moet als bedrijf in je personeel (blijven) investeren om samen een langdurige en prettige werkrelatie op te (blijven) bouwen.

‘Do what is right, not what is easy nor what is popular.’ (Roy T. Bennett)

Het personeelsplan

Wanneer het speelbord klaar is, kan de volgende stap worden gezet. Namelijk het inrichten van het speelveld. Welke route leggen de medewerkers van de verschillende afdelingen (groen, geel, rood en blauwe pionnen) binnen het bedrijf af om hun (persoonlijke) doelen te kunnen bereiken?

Hier ligt een belangrijke taak voor het management, want hoe schep je voorwaarden voor een hecht team en gelukkige medewerkers? Door duidelijke lijnen (= vakjes/routes) uit te zetten op het speelbord zodat voor je medewerkers (= pionnen) duidelijk is wat hun mogelijkheden en kansen zijn. Het uitgangspunt hierbij is het realiseren van een optimale personeelsbezetting voor de toekomst. Hoeveel gekwalificeerde mensen heb je nodig om het werk uit te kunnen (blijven) voeren en waarmee je tevens een langdurige en prettige werkrelatie kunt opbouwen?

Schenk daarvoor aandacht aan de volgende punten:
– toekomstige organisatiestructuur;
– omvang van de personeelsbezetting per afdeling of business unit;
– kwaliteit van de bezetting;
– eventueel te leggen nieuwe accenten in het sociaal beleid, gegeven de te verwachten externe ontwikkelingen (denk aan nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen, diversiteitsbeleid, flexibiliseringsbehoefte, nieuwe visies en werkwijzen)
– noodzakelijke opleidings- en ontwikkelactiviteiten;

Het personeelshandboek

Om aan deze punten succesvol uitvoering te kunnen geven is het belangrijk in kaart te brengen hoe ‘het spel gespeeld moet worden’. Daarvoor zijn duidelijke spelregels nodig. Je wilt immers voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat waardoor medewerkers uitvallen of van het speelbord verdwijnen en (ergens anders) weer opnieuw moeten beginnen.

‘Directeur tegen HR-manager: wat als we investeren in onze mensen en ze gaan daarna weg? HR-manager: wat als we het niet doen en ze blijven?’ (Omdenken)

Dit kan door onvrede over hun huidige functie komen of doordat bij je medewerkers niet bekend is welke doorgroei- en/of opleidingsmogelijkheden er binnen het bedrijf zijn.

Communiceer daarom duidelijk welke wegen zij binnen het speelveld kunnen bewandelen,  welke carrièremogelijkheden er zijn, welk pad ze hiervoor moeten nemen en hoeveel stappen ze daarvoor moeten zetten.

Een handig en noodzakelijk hulpmiddel daarvoor is het personeelshandboek. Doordat hier de spelregels (richtlijnen, rechten en plichten van medewerkers) in worden opgenomen wordt er duidelijkheid geschept over algemene bedrijfsafspraken die niet in de CAO zijn opgenomen. Tevens kan het een aanvulling zijn op de individuele afspraken die per medewerker in het arbeidscontract worden vastgelegd.

De afspraken die in een personeelshandboek worden opgenomen kunnen per bedrijf anders zijn. Over het algemeen is het een opsomming over hoe het personeel met elkaar om dient te gaan. Er is een richtlijn die je kunt aanhouden wanneer je een personeelshandboek opstelt. De volgende onderwerpen kun je hier bijvoorbeeld in opnemen:
– een beknopt bedrijfsprofiel;
– gedragsregels (incl. ongewenst gedrag);
– werkkleding, bedrijfskleding en uiterlijk;
– regels met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu;
– ziekteverzuimreglement (kort en lang verzuim)
– alcohol, drugs en rookbeleid;
– afspraken over social media gebruik;
– vertrouwenspersonen;
– overwerk, vakantie en verlof
– flexibele werktijden/thuiswerk mogelijkheden;
– jubileumregeling;
– aanpassing arbeidsduur;
– studie – en ontwikkelmogelijkheden;
– aannemen van geschenken en beloningen;
– sanctiebeleid;
– bijzondere bepalingen (zoals cameratoezicht, fotografie of geluidsopnames).

Indien van toepassing kan er ook iets worden opgenomen over bonusregelingen. Vermijd daarbij specifieke bedragen want wanneer hierover iets verandert in de CAO, moet dat ook in het personeelshandboek worden aangepast. Gemakkelijker is om percentages te noemen.

Het is sowieso aan te raden kritisch naar de inhoud van het handboek te blijven kijken. Neem het personeelshandboek elk jaar opnieuw onder de loep om na te gaan of alle informatie die erin vermeld staat nog relevant is en/of moet worden bijgewerkt. Zo kan de wet- en regelgeving nogal eens veranderen en dat kan invloed hebben op bepaalde afspraken uit het personeelshandboek. Loop het handboek dus regelmatig goed door en breng je personeel op de hoogte van toevoegingen/wijzigingen die gedaan zijn.

Wanneer je als bedrijf besluit dat bepaalde spelregels aan het handboek moeten worden toegevoegd, mogen deze alleen in positieve zin afwijken van de CAO of de bedrijfseigen regeling. Daarmee voorkom je dat het personeelshandboek een afrekenmodel wordt. Het personeelshandboek dient voort te vloeien uit het bedrijfsplan waarin het bestaansrecht (missie, visie, kernwaarden en doelstellingen) is opgenomen. Tevens helpt het personeelshandboek je bij het vormgeven van Goed Werkgeverschap én waarborgt het de veiligheid van je bedrijf en dat van je medewerkers.

Houd het simpel

Zorg er bovenal voor dat het personeelshandboek bij iedereen in het bedrijf draagkracht heeft. Draagkracht creëer je wanneer voor het personeel de afspraken uit het handboek duidelijk en helder zijn. Huidige en nieuwe medewerkers laten tekenen voor akkoord en ontvangst draagt daaraan bij. Daarnaast is een goed te begrijpen en leesbaar document essentieel. Neem alleen zaken op in het personeelshandboek die ter aanvulling op de CAO/bedrijfseigen regeling en het arbeidscontract dienen. Vermijd juridische en formele termen!

Verspreid het handboek onder je medewerkers en laat hen weten waar het (online) terug te vinden is. Op die manier kunnen ze het, wanneer daar behoefte aan is, raadplegen ter verduidelijking van bepaalde zaken. Zo kunnen misverstanden worden voorkomen. Dat komt ten goede aan de bedrijfs- en teamspirit en scheelt ergernis!

Trek ‘mens erger je niet’ nog eens uit de kast en zet de juiste stappen op weg naar een Duurzaam Strategisch Personeelsbeleid. 

Bron foto’s: Pexels