De top 5 ‘out of the box’ anti-werkdrukmaatregelen

Wanneer we een woordenwolk zouden maken van al het HR-nieuws van de afgelopen twee jaar, dan weet ik zeker dat ‘werkdruk’ en ‘ziekteverzuim’ er in een prominent formaat tussen zullen staan. Twee woorden die nog altijd een sluimerend gevoel van machteloosheid oproepen want… ze zijn onmiskenbaar aanwezig op onze werkvloeren, ze doen daar hun energieslurpende werk en wát we ook verzinnen, het lijkt allemaal niet genoeg soelaas te bieden. De ene medewerker is nog niet opgekrabbeld of de volgende bezwijkt onder de werk- en/of privélast. Het voelt als dweilen met de kraan open.

Dit gevoel zal er vast aan bijdragen dat ik steeds vaker organisaties spreek die deze dynamiek flink zat zijn! Die nu toch echt willen overschakelen naar een aanpak waar meer beweging en vooral meer resultaat in zit. Deze drive, de eerder opgedane ervaring met wat er allemaal wel, niet of misschien toch een beetje werkt en de moed om meer ‘out of the box’ te gaan, leidt vrijwel altijd tot iets goeds.

Vooral als ervoor wordt gewaakt om niet te snel op lauweren te gaan rusten. Sterker nog, van rusten kan geen sprake meer zijn. Het blijven maken van opvolgende bewegingen is voortaan het nieuwe adagium! Dat is hoe innovatieve organisaties succesvol worden én blijven en dat is wat ook HR veel vaker zou moeten willen doen.

Top 5 ‘out of the box’ anti-werkdrukmaatregelen

De top 5 ‘out of the box’ anti-werkdrukmaatregelen geeft een inkijkje in wat andere organisaties zoal hebben bedacht en bovenal, hebben gedáán. Laat je erdoor inspireren en weet: het geheim zit in dingen doen die vooral goed moeten passen bij jóúw organisatie. Vervolgens ga je kijken of en hoe het werkt en met die kennis kun je weer verder sleutelen aan de door jou gekozen aanpak.

De Top 5 is niet hiërarchisch maar is ingedeeld in curatieve, preventieve en amplitieve maatregelen.

1. Een assertieve verzuimaanpak bij mentale problematiek

Curatief

Een assertieve verzuimaanpak houdt in dat – na de ziekmelding van een medewerker met mentale klachten – er niet wordt afgewacht tot deze bij de bedrijfsarts is geweest, maar er al direct een eerste contact wordt gelegd om te bespreken of de organisatie ergens bij kan helpen.

Dit contact is er niet op gericht om de medewerker te pushen om snel weer aan het werk te gaan. Het uitgangspunt is dat iemand weliswaar toe zal zijn aan de nodige rust en afstand, maar dat het voor niemand prettig is om daar alleen in te moeten dobberen.

In de wetenschap dat ook het contact met de arbodienst wat lang op zich kan laten wachten, onderzoeken deze organisaties of er al eerder passende begeleiding kan worden ingezet. En rondom die begeleiding willen ze regelmatig, tussentijds worden geïnformeerd. Niet op de inhoud, maar wel op het proces en de vervolgstappen die eraan zitten te komen.

Ook stuurt men vaak steviger op onderlinge afstemming tussen begeleidende partijen en de arbodienst, om zo de medewerker van beter gestroomlijnde hulp te voorzien. Noem het assertief; vaak is het in ieder geval meer effectief.

2. Aanpakken van de werklast

Curatief/preventief

Een mooi voorbeeld hiervan komt uit de jeugdzorg. In mei 2023 is in deze zwaar overbelaste sector, met zeer hoog verzuim en idem verloop, een drastische wijziging doorgevoerd. Het aantal dossiers dat een jeugdbeschermer begeleidt is vanaf toen op een maximum van twaalf gesteld. Terwijl men voor die tijd gemakkelijk zestien of soms zelfs meer dan twintig kinderen en gezinnen begeleidde.

Werkplezier gestegen

Hoe mooi is het dan om inmiddels te kunnen constateren dat de werkdruk met een kwart is gedaald, werkplezier is gestegen en het geleverde werk van betere kwaliteit is. Het héle verhaal is overigens dat er veel extra jeugdbeschermers zijn aangenomen en dat de lengte van de wachtlijsten toch nog gelijk is gebleven. Maar ook het feit dat het werven van die extra mensen is gelukt, zou ik een succes willen noemen. Natuurlijk is de volgende stap het inkorten van die wachtlijsten. Het grote verschil tussen deze uitdaging en de eerdere berg die men te beklimmen had; er is nu positieve flow!

3. Inzetten op werknemersparticipatie

Curatief/preventief

Organisaties die hun medewerkers zélf het onderzoek laten doen naar werkdrukbeleving onder de collega’s, krijgen meer en subtielere informatie boven tafel dan via de gebruikelijke scans en metingen.

Informatie via peers

Een consultancybureau dat al jaren de vinger probeert te leggen op de hoge werkdrukbeleving van haar medewerkers en het té hoge ziekteverzuim dat daaruit voortvloeit, gooit het sinds kort over een andere boeg. Er wordt een groepje medewerkers gemobiliseerd voor een belangrijke interne opdracht namelijk: onderzoek nu eens echt goed aan welke knoppen we kunnen draaien om de werkdruk en het verzuim duurzaam te verlagen.

Zij zijn zowel op kwantitatieve als op kwalitatieve wijze aan de slag gegaan en al snel blijkt dat er meer en andersoortige thema’s boven tafel komen. Peers geven zich nu eenmaal gemakkelijker bloot aan peers. En het feit dat de organisatie dit op deze manier heeft opgetuigd, geeft net dat beetje extra vertrouwen aan de medewerkers om nu maar eens echt alles te benoemen waar men last van heeft.

4. Veerkrachtmetingen, coaching en data

Preventief/amplitief

In de zoektocht naar de juiste ingang tot werkdrukverlaging blijven er twee zaken door elkaar heen lopen: de individuele werkdrukbeleving én organisatorische zaken die daadwerkelijk werkdrukverhogend zijn. Organisaties zijn steeds vaker bereid om in deze zoektocht twee vliegen in één klap te slaan. Door collectieve (gevalideerde!) veerkrachtmetingen – inclusief een coachconsult – aan hun personeel aan te bieden, maken zij medewerkers bewuster van hun persoonlijke situatie en waar de eigen verbeterpunten van mensen zitten.

Organisatorische verbeterpunten

Een coachconsult – en soms een uitgebreider ‘eigen regie’-traject – helpt medewerkers om zich daar verder in te versterken. Tegelijk wordt via die metingen (anonieme!) data verzameld die – na een uitgebreidere analyse – extra inzichten geven in de organisatorische verbeterpunten waarmee het management aan de slag kan. Want dat is natuurlijk het allerbelangrijkst: dat er daadwerkelijke acties volgen!

5. Collectieve vierdaagse werkweek

Preventief/amplitief

Afas Software is de eerste middelgrote organisatie die het gaat doen. Per 1 januari a.s. voeren zij een doorbetaalde vierdaagse werkweek in via een collectieve vrije vrijdag. Omdat privétijd zo’n groot én schaars goed is, gunt het Leusdense bedrijf haar medewerkers daar meer van. Spannend is wel dat de productiviteit van de medewerkers op gelijk niveau blijft. Hoe voorkom je dan dat ze alsnog in de overdrive gaan?

Boost in innovatiekracht

Innovatie zou hierbij het toverwoord moeten zijn. Omdat het iedereen veel waard is dat deze pilot slaagt, zijn teams alles op alles aan het zetten om slimme efficiency-oplossingen te verzinnen. Samen met ‘werkplezier’ heeft ook ‘innovatiekracht’ hier voorlopig een flinke push door gekregen. We gaan zien hoe dit verder gaat. Het is uiteraard niet elke organisatie gegeven om zo’n kostbare maatregel te treffen. Maar we kunnen wel allemaal leren van de ervaringen die bij dit soort voorlopers worden opgedaan. Wordt vervolgd!