Best practice verzuimbeleid: ‘Met de juiste aanpak en samenwerking kunnen zelfs de meest uitdagende situaties worden overwonnen’

Door: Rik-Jan Modderkolk, specialist duurzame inzetbaarheid

voestalpine [bewust met kleine letter v, red] is een wereldwijd staal- en technologiebedrijf met 51.000 medewerkers in 50 landen. Bij de Nederlandse vestiging voestalpine Automotive Components in Bunschoten zijn zo’n 750 medewerkers werkzaam. Hier worden stalen en aluminium carrosseriedelen gemaakt, voor diverse merken vracht-en personenauto’s. voestalpine is een innovatief bedrijf, waar veel robotica wordt ingezet. Maar nog altijd verricht een groot deel van de productiemedewerkers dagelijks fysiek werk. Met 38 nationaliteiten en een vergrijzende groep medewerkers is dit een uitdaging.

‘In de complexe regelgeving rond verzuim en door de mondigheid van medewerkers moet je goed weten van elkaar hoe je samenwerkt en welke koers je volgt’

In 2020 is er aanleiding om het verzuim onder handen te nemen. Met 9% is dit hoger dan de benchmark in Nederland (4,5% B.V. NL en 5,8% Industrie). Verschillende oorzaken liggen hieraan ten grondslag: vergrijzing of beter gezegd demografische veranderingen, explosieve groei van mensen met een leefstijlaandoening en de krapte op de arbeidsmarkt. Maar als je inzoomt, valt op dat er nog veel te winnen valt.

Analyse rond werk en gezondheid

De hoge verzuimcijfers van 9% met uitschieters naar 12,5% zijn voor de Oostenrijkse eigenaar aanleiding om kritische vragen te stellen. Lot Aarts, Head of People & Culture en MT-lid en nog maar kort in dienst, pakt de handschoen op. Zilveren Kruis is de collectieve zorgverzekeraar en hun team Gezond Ondernemen krijgt de opdracht een analyse te maken rond werk en gezondheid. Hierin worden alle stakeholders en hun gegevens betrokken, zoals de arbodienst, de uitvoerder voor de sociale zekerheid en de diverse providers. Uiteraard worden er ook gesprekken gevoerd met de belanghebbenden binnen voestalpine.

Aanbevelingen

Het eindrapport dat in januari 2021 wordt opgeleverd bevat een aantal waardevolle aanbevelingen. In hoofdlijnen is het advies om:

• expliciet rollen en verantwoordelijkheden voor verzuim en inzetbaarheid te beleggen binnen de hele keten;
• voor meer focus te zorgen en de inzet te borgen van meer experts;
• vanuit feiten en inzicht te werken om efficiënter te zijn met het inzetbaarheidsbeleid. 

Verzuimreductie en -preventie

In deze fase biedt Marlene zich aan om fulltime met verzuimreductie aan de gang te gaan en dat bleek een cruciale stap. De rol is op haar lijf geschreven omdat Marlene een ervaren verzuimexpert is. Vanaf het begin van de nieuwe aanpak is de aandacht niet alleen gericht op het reduceren van verzuim. Juist en vooral is er ook focus op preventie en voorkomen van uitval. Dat past ook in de benadering van de Oostenrijkse grootaandeelhouder, die de ‘health rate’ in haar doelstellingen opneemt, ofwel: 100% – verzuimcijfer = health rate.

Gericht aandacht naar medewerkers

2020 is ook het jaar waarin covid ons in zijn greep krijgt en de factoren die al jaren de inzetbaarheid onder druk zetten lijken een ‘perfect storm’ te zijn voor grote veranderingen op de arbeidsmarkt. Want niet alleen de demografie en fitheid van de werkpopulatie zijn al jaren aan het verschuiven. Ook de wijze waarop bedrijven georganiseerd zijn, zet inzetbaarheid en productiviteit onder druk. Tijd om te investeren in de relatie met medewerkers is er veel minder door hoge targets en primaire aandacht voor productie, met maandelijkse oplevermomenten. De covidpandemie maakt ons duidelijk hoe belangrijk gezondheid is om ook in een bedrijf goed te kunnen presteren. En voestalpine heeft bewust de keuze gemaakt om gerichte aandacht te gaan besteden aan werk en gezondheid.

‘Soms is een medewerker niet ziek, naar wel tijdelijk arbeidsongeschikt. Bijvoorbeeld door een crisissituatie thuis, of door langdurige mantelzorg’

Rol Health Officer

Marlene is de juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment. Haar senioriteit en lange betrokkenheid bij voestalpine zijn belangrijk voor de acceptatie bij de medewerkers. “Ik ben ook 30 geweest en ik begrijp wat je bedoelt als het over het gezin gaat….” Ze handelt vanuit de cultuur van het bedrijf en met de kennis van de mensen die er werken. En ze overziet het hele plaatje en kan daardoor situaties ook goed naar waarde schatten. Ze gaat in gesprek met medewerkers en leidinggevenden en spreekt mensen aan op hun gedrag. Soms is een medewerker niet ziek, naar misschien wel tijdelijk arbeidsongeschikt, bijvoorbeeld door een crisissituatie thuis, of door langdurige mantelzorg. Marlene: “En dan weet je ook dat er weinig ruimte is om veilig je werk te kunnen doen. Het is mijn taak om dan aan de leidinggevende uit te leggen dat iemand tijdelijk uit de wind gehouden moet worden ”.

Pittige dossiers

Ze was in het begin kwetsbaar, omdat leidinggevenden probeerden pittige dossiers in haar schoenen te schuiven. Of omdat medewerkers niet gewend waren om aangesproken te worden op hun gedrag. Marlene:  “Je weet ook dat iedereen naar je kijkt en veel verwacht van je inzet. En de resultaten van je handelen zijn ook nog eens terug te zien in de cijfers. Je voelt je dan persoonlijk aangesproken als de cijfers stijgen en dat maakt je kwetsbaar omdat je je werk ook goed wilt doen. Te veel kijken naar cijfers is dan een valkuil.”

Verzuim gedaald

De aandacht voor de medewerkers begint zijn vruchten af te werpen. In 2023 is het verzuim gedaald naar 8%, terwijl de benchmark Metaalindustrie is gestegen naar 9,7%. Ook de samenwerking met de leidinggevenden wordt steeds beter. Via inspraaksessies is de mening van de leidinggevenden meegewogen in de bepaling van het beleid. En die inspraak wordt nog steeds benut, bijvoorbeeld om op te halen hoe het nu gaat, wat er beter kan en welke instructies in de manier van werken moeten worden bijgesteld. Dit is een dynamisch proces waarbij de input van de direct betrokkenen wordt verrijkt met data en inzichten uit PMO’s, RI&E’s en audits. Deze worden ook meegenomen in de beoordeling of het beleid nog steeds op koers ligt.

‘Inmiddels wordt voor alle betrokkenen de koers helder en zijn de instructies over de manier van samenwerken steeds beter bekend’

Arbeidsintensief proces

De verzuimaanpak van Marlene is een arbeidsintensief proces. “Ik maak dagelijks beslissingen die iedereen kunnen raken. Van directie tot OR, tot leidinggevenden, mijn HR-collega’s, de planning en de medewerkers”. Maar ook de samenwerkingen die gezocht worden met de providers, de arbodienst, sociale zekerheid en zorgverzekeraar vragen veel tijd. Inmiddels wordt voor alle betrokkenen de koers helder en zijn de instructies over de manier van samenwerken steeds beter bekend bij alle betrokkenen, waardoor er ook veel tijd wordt gewonnen.

Bewust tijd maken voor preventie

Marlene voelt zich als een vis in het water om met de diverse betrokkenen het gesprek aan te gaan en de inzetbaarheid voor voestalpine in goede banen te leiden. “Al snel gaat al mijn aandacht uit naar verzuim en word je geleid door de waan van de dag. Het is ook logisch dat verzuim de boventoon voert, want dit is waar ik het meest mee vertrouwd ben. Maar ik ben mij er ook van bewust dat ik dan geen aandacht kan besteden aan preventie. Ik blok dit bewust af door te zorgen dat bijvoorbeeld leidinggevenden actiever betrokken raken en hun verantwoordelijkheid nemen. En ik word ook bij de les gehouden door de bedrijfsarts, de fysio, de psycholoog en de collega’s van Health, Safety & Environment. Ik heb dit samenspel nodig om ook scherp te blijven op preventie”.

Beslis- en regelvrijheid

“Aandacht voor verzuim is maatwerk tot op het kleinste detail. Je moet ruimte krijgen om maatwerk te leveren en de verantwoordelijkheid te nemen om beslissingen te kunnen maken die impact hebben op de organisatie. En soms moet je gewoon die ruimte nemen. Het gaat niet werken als je die ruimte niet krijgt. Hiervoor is er steun vanuit de Head of People & Culture en het MT. In gesprekken met collega’s valt op dat dit binnen andere organisaties lang niet altijd zo gaat. En bij voestalpine is het ook wel eens anders geweest. Maar de beslis- en regelvrijheid heeft alleen maar voordelen en levert ook veel snelheid van handelen op. En dat wordt ook gezien en gewaardeerd door de medewerkers.”

Betrokken providers

Marlene en haar collega’s besteden veel aandacht aan het betrekken van externe providers. Zoals Zilveren Kruis, de zorgverzekeraar. Maar ook Dignus, de arbodienst en Robidus, de intermediair voor sociale zekerheid. Door duidelijk te zijn over wat voestalpine als bedrijf voor hun mensen wil, brengen ze deze partners op één lijn met de visie en doelstellingen. Dat doen ze ook met hun providers zoals de fysiotherapeut van Tigra en de psycholoog van Psyned en aanbieders van het PMO en de RI&E. Marlene is de spin in het web van alle providers. Iedereen is betrokken bij de plannen en ambities om het verzuim terug te dringen en vooral om preventie te laten prevaleren.

‘Soms moet je niet te bang zijn om ook verder te kijken dan werk alleen’

Multidisciplinaire vraagstukken

Met alle partijen wordt ook verbinding gemaakt, omdat in de samenwerking de uitkomst van een betere inzetbaarheid ligt verscholen. Marlene: “Het is een samenspel waar je naar toe moet. Elkaar informeren, bevindingen delen en samen werken aan een oplossing. In de complexe regelgeving rond verzuim en door de mondigheid van medewerkers moet je goed weten van elkaar hoe je samenwerkt en welke koers je volgt. En soms moet je niet te bang zijn om ook verder te kijken dan werk alleen. En er spelen veel vraagstukken, waarbij je multidisciplinair moet kijken wat er speelt bij mensen en welke invloed dat heeft op het werk. Vraagstukken rond mantelzorg of PTSS bij mensen die uit een oorlogsgebied komen zijn vaak complex. Of vraagstukken rondom pensionering, zoals bij veel Turkse medewerkers. De wereld hier in Nederland en in Turkije ziet er wezenlijk anders uit dan zij zich 30 jaar geleden hadden voorgesteld en aanpassing is niet eenvoudig. Je hebt elkaar nodig.”

Uiteindelijk leerden we dat aandacht voor verzuim maatwerk is, tot op het kleinste detail. Het vereist ruimte, verantwoordelijkheid en vertrouwen van alle betrokkenen. Maar met de juiste aanpak en samenwerking kunnen zelfs de meest uitdagende situaties worden overwonnen.