Acht functiehouders, schaal 12 tot en met 15. Eén dossier met een keiharde deadline en een politiek gevoelig project dat onder grote druk moest worden opgeleverd. De spanning? Die hing al maanden in de lucht.
Drie collega’s lagen ronduit met elkaar overhoop. Rolverwarring, botsende stijlen, oud zeer. De rest van het team liep op eieren. De combinatie van bestuurlijke druk, media-aandacht en interne frictie werkte als een snelkookpan.
Ik ben letterlijk en figuurlijk buitenstaander — en dat werkt prettiger. Interne medewerkers voelen zich vrijer om het gesprek écht aan te gaan.
Wat begon als wat wrevel over e-mails en ‘de toon in het overleg’ eindigde in volledig genegeerde agenda’s, gescheiden werkgroepen en stilte bij de koffieautomaat. De samenwerking stokte. De sfeer werd kil. En het project? Dat liep kostbare vertraging op.
Interne of externe mediator?
Laat ik vooropstellen: interne mediators kunnen absoluut goed werk leveren. Maar als externe MfN-registermediator merk ik dat mijn onafhankelijkheid en afstand tot de organisatie vaak juist ruimte geeft. Geen collega, geen hiërarchische lijnen, geen belangen in de organisatie.
Ik ben letterlijk en figuurlijk buitenstaander — en dat werkt prettiger. Interne medewerkers voelen zich vrijer om het gesprek écht aan te gaan. Met die bril op neem ik je graag mee in deze casus.
HR binnen een overheidsorgaan
Samenwerken binnen het publieke domein is anders dan in de private sector. Denk aan gelaagde besluitvorming, politieke druk, mandaten en hiërarchie, en uiteenlopende belangen. Die ingrediënten zorgen niet zelden voor wrijving. Vooral merk ik dat ‘ben ik er van’ of ‘vind ik er wat van’ geregeld andere antwoorden oplevert dan normaal. In mijn mediationpraktijk zie ik voor het publieke domein onder andere:
- Arbeidsconflicten binnen teams of tussen medewerkers en leidinggevenden;
- Strubbelingen binnen samenwerkingsverbanden van afdelingen, bestuursorganen of met externe partners;
- Zakelijke geschillen over aanbestedingen, contracten of beleidsinrichting;
- Besluitvorming die volledig vastloopt door botsende belangen.
Terug naar de casus en mijn interventie. De net aangestelde directeur zag dat het misging. Geen verbeterplan, geen herstructurering — ze wilde écht iets anders. Ze belde mij met het verzoek tot een kennismaking en sloot af met een zin die ik vaker heb gehoord: “Daan, ik weet niet of dit ooit nog goedkomt.”
Cliënten konden geheel zelfstandig oplossingen vinden voor het geschil maar ook nadenken over wat anders kan en beter moet binnen de organisatie
De onderliggende wrijving bleek dieper dan gedacht. Oude reorganisatiepijn, rolonduidelijkheid, botsende communicatiestijlen. En komt ie weer: generatieverschillen. (Zie vorige blog) Niet één conflict, maar een gelaagd geheel van spanningen — deels zichtbaar, deels sluimerend. We begonnen met individuele gesprekken. Ruimte voor frustratie, maar ook voor reflectie. Daarna: duo’s, subgroepen en afwisselend plenair.
Geheel op vrijwillig verzoek van partijen met af en toe een individueel gesprek tussendoor inclusief terugkoppeling aan de rest. Wat begon als afstand en irritatie, werd stap voor stap omgezet naar wederzijds begrip en afspraken die ertoe deden.
Concreet betekent dat: heldere overlegstructuren, nieuwe feedbackafspraken en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is volgens partijen onderling. Geen vaagheden, maar gedragsafspraken waar zij zich aan wilden én konden houden.
De impact
Spoiler alert: ruim een jaar na de mediation werkt het team weer samen — mét plezier en zonder gedoe. Wat deze mediation een top 5 van onverwachte uitkomsten maakte? Ik stelde een interventievraag: “Stel dit gremium voor als rivier en jullie kunnen stenen in deze rivier leggen waardoor deze net wat beter stroomt. Hoe ziet dat er dan uit?”
Een van de deelnemers opperde toen: “We zijn met zijn allen goed voor ruim een eeuw aan ambtelijke ervaring. Ik denk dat we misschien met zijn allen wat moeten uitwerken waar deze club zelf wat aan heeft.” Een andere deelnemer vulde aan: “We hebben laten zien dat je in een log apparaat als deze, tóch je eigen stuur kunt pakken.”
Zelfbedachte oplossingen en leerpunten
En zo geschiedde. Waar je in arbeidsmediation vaak tot een einddocument, afsprakenlijst of vaststellingsovereenkomst komt, wordt in deze mediation gekozen voor een tweeledig einddocument. Eentje waarin zij zelf hebben opgetekend dat de samenwerking is genormaliseerd. De andere betrof een door partijen zelf gedragen en bedachte oplossing voor het voorkomen van een toekomst geschil door ‘lessen te leren’. Deze lessen mochten -met uitdrukkelijke toestemming van iedereen aan tafel- gedeeld worden met 150 FTE.
Uiteindelijk stelden ze samen een lijst met leerpunten op. Over onderlinge communicatie, signalen herkennen en het belang van tijdig ruimte maken voor verschil. De ambtelijk directeur gebruikte de uitkomsten om de overleggen intern aan te passen. Een van de nieuwe werkafspraken? Die is inmiddels organisatiebreed ingevoerd en wordt door ruim 5.000 FTE gebruikt.
Wat anders kan en beter moet
De ambtelijk directeur vertelde mij achteraf: “Ik had nooit gedacht dat een conflict tussen collega’s zou leiden tot nieuwe werkprocessen die we nu nog steeds gebruiken. Daar worden normaal kostbare consultancy-firms voor ingevlogen.”
Het fundament dat in deze mediation is gelegd is de volledige partij autonomie. Cliënten konden geheel zelfstandig oplossingen vinden voor het geschil maar ook nadenken over wat anders kan en beter moet binnen de organisatie. Deze te leren lessen zijn door hen bedacht, aangegaan, geoefend, doorleeft en aangepast aan de dag van vandaag. Dáár zat de duurzaamheid voor mijn cliënten in.
Want in het publieke domein is stilstand geen optie. En een gezonde werksfeer? Geen luxe, maar ambtelijke noodzaak.
De nadruk tijdens deze eendaagse training ligt op actieve oefeningen gericht op moeilijke gesprekken en bemiddelingsrollen, met een korte theoretische onderbouwing ter ondersteuning van de praktijktoepassing. Deelnemers worden aangemoedigd casuïstiek in te brengen voor een gerichte leerervaring.
Gerelateerd
In deze live online masterclass van een halve dag leer je hoe je een dossier opbouwt en een specifiek verbeterplan opstelt bij disfunctioneren van een medewerker. Inclusief wettelijk kader ontslagbeoordeling
