Veranderen en reorganiseren
Blog
Door: Han-Paul van Westing
16 februari 2015
“We moeten nog sneller reageren op de veranderingen om ons heen’ hoor ik menig manager verzuchten. ‘Veranderen is een constante, maar hoe krijg ik iedereen daar in mee?’ De economie zwabbert, de overheid zoekt antwoorden en klanten en burgers vergen sneller oplossingen. Hoe word ik als organisatie wendbaarder? Het eenvoudige antwoord; loslaten van het oude, openstaan voor het nieuwe. Kortom; wendbaarheid in het hoofd…

Waarom zijn we nu niet wendbaar (genoeg)?

In de Lean werkwijze probeer je de grondoorzaak van een probleem te herleiden, voordat je te snel in oplossingen begint te denken. Daarbij 5 x ‘Waarom’ vragen helpt.
De 1e vraag is dus;

  • Waarom (1e) zijn we niet wendbaar (genoeg) en laten ons verrassen door veranderingen? Omdat we ze in onze ‘controlekamers’ niet aan zagen komen! 
  • Waarom (2e) zagen we ze niet? We zagen ze wel, we hoorden ook wel geluiden van de werkvloer, maar we wilden ze nog niet zien…
  • Waarom (3e) wilden we ze nog niet zien? Omdat we net bijkwamen van de vorige wijziging of reorganisatie, die al genoeg energie kostte en nog veel pijn achterliet. Waarom (4e) kostte die verandering zoveel energie? Omdat het lang duurde voordat alle neuzen dezelfde kant op stonden tussen management, staf en werkvloer.
  • Waarom (5e) kostte het zoveel tijd op 1 lijn te komen? Omdat we allemaal iets anders zagen, nut & noodzaak niet deelden, andere woorden gebruikten etc. Kortom veel onbegrip en emoties bij elkaar opriepen.

Wendbaarheid door versnellen feedback & verhogen participatie

Veel organisatie hebben verstopte communicatie-kanalen. Horizontaal en verticaal. Specialisten, managers, medewerkers en teams in een keten kijken met andere brillen naar dezelfde werkelijkheid. Wat zeer verrijkend is! Maar niet meer als meningen en belangen niet regelmatig helder op tafel komen. Als die meningen (met feiten graag!) niet getoetst worden aan het klantbelang. Lean organisaties investeren intensief in participatie met de klant. Maar ook intern zijn er veel dialoogvormen die de feedbackcycli verhogen. Juist om die lastige mening van de werkvloer te horen of die pijnlijke cijfers en fouten onder ogen te zien. Continu verbeteren vraagt continue uitwisseling van beelden. En er voor open staan… Dat maakt organisaties wendbaar!

Wendbaarheid vergt mentali-tijd

Is dat zo makkelijk als het hier staat? Nee, elke verandering vraagt tijd. Deze ook: mentali-tijd. Het vraagt wendbaarheid in onze hoofden! Dat  in ALLE lagen van de organisatie bereidheid is om mening bij te stellen! Omdat de wereld wijzigt. Dus zullen we oude dogma’s, regels en psychologische houvast (status, ego) soms moeten loslaten. Niet 1 keer buigen om je baan te behouden. Maar elke keer bereid te zijn je open op te stellen. Te luisteren. Kwetsbaar durven zijn over wat niet goed gaat. En vooral dat is even wennen…

Naast individuele openheid, vraagt wendbaarheid (en Lean werken) nog iets. Veel organisaties zijn gebaseerd op ‘denken bovenin de organisatie, doen onderin de organisatie’. Zonder gebruik te maken van de kracht van de werkvloer. Daarmee gooien we veel klant-signalen en kansen op proces-verbetering weg. Ook die mentale instelling in het omgaan met de werkvloer blokkeert een geleidelijke, continue organisatie ontwikkeling. Omdat denkers niet alles weten, en doeners niet alles goed doen.

Lean werken zet veel dingen, en eigenlijk de organisatie op zijn kop. Meer regelruimte en flexibiliteit op de werkvloer. Omdat het ‘beste weten’ van vandaag, morgen al weer ingeruild kan worden door een betere. Omdat de standaard van vandaag, morgen al weer een stukje beter kan. En omdat de klant van vandaag, morgen al weer stukje kritischer is.