Reorganiseren, welke informatie is cruciaal?

Reorganiseren, het woord zegt het al. RE-organiseren. We gaan de organisatie opnieuw indelen. Qua bezetting, uitgedrukt in aantallen medewerkers of fulltime equivalenten (fte). En vaak ook gaat een reorganisatie gepaard met een andere verdeling van de taken per functie. Een gewijzigde indeling in functies dus. Er komen wellicht functies te vervallen. Er gaan functies gewijzigd worden. En misschien komen er zelfs nieuwe functies bij. Ook zouden er functies verplaatst kunnen worden, van de ene naar de andere vestiging. Of van het ene organisatie-onderdeel naar het andere.

Functie-migratiematrix

Zowel de huidige formatiebezetting als de toekomstige formatie wordt per functie weergegeven in de zogenaamde ‘was-wordt’ tabel. Ook wel functie-migratiematrix genoemd. Een formatieplan is dus absoluut noodzakelijk om te kunnen reorganiseren. De huidige organisatieopbouw en de toekomstige opbouw van de organisatie in functies en aantallen (uitgedrukt in de hoeveelheid medewerkers of voltijdbanen) staat vermeld in het formatieplaatsenplan.

Personele administratie

Zonder dat plan kunnen we niet reorganiseren. Maar omdat het bij een reorganisatie om echte mensen gaat en niet louter om aantallen of fte’s, zal ook de personele administratie op orde moeten zijn. We moeten precies weten wie we allemaal ‘in huis’ hebben rondlopen. Wie in vaste of tijdelijke dienst is. Wie een voltijdser of een deeltijder is. Wie op de ‘payroll’ staat en wie ingehuurd wordt.

Maar dat is nog niet genoeg. We willen veel meer weten: geboortedatum, datum van indiensttreding, standplaats, functienaam, functiegroepindeling, direct leidinggevende, afgeronde opleiding(en), gevolgde aanvullende opleidingen bijvoorbeeld. Die gegevens zijn nodig voor eventuele afspiegeling en/of selectie.

Volg het spoor terug

Er is dus best veel informatie nodig. En die dient ook nog up-to-date zijn! Let op, er is ook nog een addertje onder het gras: als een medewerker voor de officiële datum van indiensttreding eerst nog als inhuurkracht (uitzendkracht of gedetacheerde) op dezelfde functie werkzaam is geweest in de organisatie, dan maakt die periode ook deel uit van het arbeidsverleden van die persoon bij onze organisatie. Anders gezegd, de datum indiensttreding ligt dan voor de datum waarop die medewerker bij ons op de salarisrol kwam te staan! Dit gebeurt nogal eens in de praktijk waarbij veel organisaties met een behoorlijk omvangrijke flexibele schil werken. Denk maar eens aan secretaresses of gespecialiseerd IT-personeel. Maar ook bij jongeren komt het vaak voor dat hun carrière eerst is begonnen bij een uitzendfirma of een gespecialiseerd detacheringsbureau. Volg het spoor terug is dan ook het devies!