U heeft het vast zelf ook gemerkt: remote werken heeft in veel gevallen veel beter uitgepakt dan initieel verwacht. Het biedt zelfs voordelen. De remote werkgever is flexibeler en biedt de werknemer meer flexibiliteit. De ene medewerker zal het liefst elke dag op kantoor verschijnen, terwijl de andere medewerker wellicht eens in de drie maanden zijn gezicht laat zien. En alles daar tussenin. Daarnaast heeft de werkgever een uitgebreide(re) pool van potentiële werknemers. De ICT’ers uit bijvoorbeeld Zuid-Europa hoeven niet meer fysiek naar Nederland te komen. Zij hoeven niet meer hun partners en kinderen naar Nederland te verhuizen en hier te laten aarden. U laat ze gemakkelijk remote werken en haalt ze om de zoveel tijd een aantal dagen naar Nederland om de binding met uw bedrijf te stimuleren.
Formaliseer de praktijk
Nu gaan bedrijven pas echt beginnen. De afgelopen twee jaar zijn zij uit noodzaak houtje-touwtje remote gaan werken. Zij lopen daarmee achter de praktijk aan. Er moet nu geformaliseerd worden wat er is gedaan. Dingen die verkeerd zijn gegaan de afgelopen twee jaar moeten nu goed geregeld worden. Want het is heel erg goed gegaan, maar ook minder goed. Bijvoorbeeld omdat werknemers door corona de afgelopen tijd uitsluitend in het buitenland hebben gewerkt en er niet gekeken is naar de belasting- en sociale zekerheidspositie van zowel de werkgever als de werknemer. Dat opent de ogen.
Voldoen aan regelgeving en compliance is van het grootste belang. Als de werknemer in een ander land gaat werken dan voorheen (bijvoorbeeld omdat hij daar woont), moet u zich houden aan de dwingend arbeidsrechtelijke bepalingen die gelden in dat land. Dat gaat om de harde kern van arbeidsvoorwaarden. En die worden in een remote situatie nog niet altijd in acht genomen. Wellicht dient u in dat land ook een salarisadministratie te draaien. Dat is van groot belang. Dat betekent dat u zich als bedrijf moet registreren bij de belastingdienst in dat land en daar belasting en premies moet betalen.
Tijd om policy te wijzigen
Niet alleen internationaal werpt remote werken vraagstukken op. Ook nationaal betekent het nogal wat. U moet de binding met de organisatie strak in de gaten houden en u zult uw policy moeten wijzigen. Wat wilt u eigenlijk van uw mensen? Wat staat u toe als bedrijf zijnde? Mogen uw werknemers zelf bepalen hoe vaak ze op kantoor komen? Die policy zult u arbeidsvoorwaardelijk en fiscaal moeten inregelen. Kijk daarbij goed naar het arbeidsvoorwaardenpakket. Hoe gaat u de combinatie maken van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding? U mag immers niet dubbel verstrekken.
Schakel een specialist in voor de laatste finesses
Het moge duidelijk zijn: remote werken brengt veel voordelen én veel beslissingen met zich mee. Daar biedt een HR-specialist uitkomst. Het Nederlandse HR-hoofd kent de Nederlandse wet- en regelgeving, maar wellicht niet op alle finesses. En wat denkt u van optimalisatie van bijvoorbeeld de werkkostenregeling? Juist bij het aanpassen van uw policy op thuiswerken kunt u de regelingen net wat handiger insteken en zo minder belasting betalen of minder kosten maken. Internationaal zullen de meeste HR-mensen bijvoorbeeld niet precies weten hoe de Europese sociale zekerheidsverordening, het belastingverdrag of het arbeidsrecht in elkaar zitten. Gelukkig hoeft u de remote werken policy maar één keer op te zetten. Daarna staat het.
