Is organisatieontwerp zoals we het nu kennen aan het veranderen?

Wat is de huidige staat van het organisatieontwerp?

Organisatieontwerp is tegenwoordig net zo relevant of zelfs relevanter dan ooit tevoren. Dat komt omdat we altijd functies, teams, groepen, afdelingen enzovoort zullen hebben, die moeten worden gestructureerd door loopbaantrajecten, geleid door leidinggevenden, en alles wat daarbij komt kijken. 

Het belangrijkste verschil in onze huidige manier van werken is de wijze waarop bedrijven worden opgezet (vooral op kantoor, hybride, volledig op afstand, teams die alleen op afstand werken) en de manier waarop de organisatiestructuur in je organisatie wordt ervaren, wat even belangrijk of zelfs nog belangrijker is dan het ontwerp zelf. 

Het ziet er naar uit we we de komende tijd veel veranderingen in organisatieontwerp gaan zien. Hoewel organisatieontwerp als onderwerp dus niets nieuws is, worden

 bedrijven nu gedwongen om hun werkwijze te evalueren, te analyseren en te herzien. Voor mij is dat het meest interessante aspect.

Veranderingen in organisatieontwerp: belangrijke overwegingen

Zoals ik het zie, en zoals we het bij Personio hebben aangepakt, komt dit neer op drie belangrijke overwegingen. Deze overwegingen zullen helpen om de toekomst van organisatieontwerp te bepalen in een tijdperk van gedistribueerd werk:

• Functies en loopbaantrajecten 
• Toptalent aantrekken en behouden 
• Culturele ecosystemen opschalen

Als je ze in volgorde bekijkt, is het belangrijk om op te merken dat je duidelijke functies en loopbaantrajecten nodig hebt als basis. Aan de hand daarvan kan je talent beoordelen en verder laten ontwikkelen, en zo kan je hele culturele ecosysteem evolueren. Dat gebeurt allemaal samen en in die volgorde.  Laten we ze allemaal even doorlopen.

1. Functies en loopbaantrajecten

Bij deze eerste overweging spelen twee factoren een rol: eerst denk je na over hoe functies zijn ontworpen, en vervolgens over hoe ze zijn ingesteld op succes. Laten we iedere factor bespreken…

Functieontwerp

Een gedistribueerd personeelsbestand kan gedistribueerde functies of functies die alleen op afstand werken noodzakelijk maken. En hoewel het moeilijk is om harde regels op te stellen, zou je organisatie het eens moeten worden over een kader dat het functieontwerp ondersteunt. 

In ons geval is werken op afstand bij Personio voor iedereen mogelijk voor ongeveer 50% van de tijd (min of meer). Zo blijven onze medewerkers met elkaar in contact en kunnen ze het beste van twee werelden: face-to-face samenwerken of geconcentreerd werken wanneer dat zinvol is. 

Maar we hebben ook functies die 100% op afstand werken. Ons advies hiervoor is momenteel dat niet meer dan ~10% van onze organisatie volledig op afstand werkt. 

We zullen dat na verloop van tijd evalueren en het effect ervan op de functies die op afstand worden uitgeoefend, analyseren aan de hand van gegevens met betrekking tot:

• Productiviteit 
• Gezondheid
• Betrokkenheid 
• Behoud

We zouden bijvoorbeeld medewerkers op afstand kunnen volgen als onderdeel van een engagementindex, hun prestaties kunnen volgen tijdens hun beoordelingscycli, of het verloop of de vroege verlooppercentages nauwlettend in het oog kunnen houden. 

Dit zal ons helpen om na verloop van tijd trends te ontdekken en vooruit te kijken naar de toekomst. Voor deze specifieke functies hebben we bepaald dat ze 100% van de tijd op afstand kunnen werken of deel kunnen uitmaken van een team dat volledig op afstand werkt. 

Tenzij dat team volledig op afstand werkt, zullen de teamleiders voorlopig op kantoor werken (net als de meeste van hun teamleden), waarbij dezelfde componenten van PersonioFlex worden gebruikt.

Loopbaantrajecten

Als je functies ontwerpt waarbij je op afstand kan werken of waarin elementen van werken op afstand zijn verwerkt, hoe optimaliseer je dan je loopbaantrajecten om je medewerkers succesvol te laten zijn? 

Een deel hiervan bestaat uit functieontwerp en medewerkers helpen om succesvol te zijn, maar ook uit begrip voor nieuwe functies of de evolutie van bestaande functies zoals IT, officemanagement (dat bijvoorbeeld workplace management wordt), interne communicatie, evenementen enzovoort.

Wat je moet doen is de bestaande functies binnen je organisaties onder de loep nemen, namelijk de functies waarin je een ontwikkeling ziet of wil zien gebeuren, en een plan opstellen om dat te verwezenlijken.

2. Toptalent aantrekken en behouden

Zoals je wel kan vermoeden, zorgt een meer gedistribueerd personeelsbestand, of gewoon de mogelijkheid dat teams volledig of deels op afstand werken, voor grotere talentenpools dan sommige organisaties ooit voor mogelijk hielden. Maar er is veel om rekening mee te houden. Ten eerste moet je niet in de verleiding komen om iedereen zomaar aan te nemen, omdat je dan het effectief opschalen van je bedrijf uit het oog kunt verliezen. 

Neem bijvoorbeeld onze aanpak: eerst bepalen we strategisch welke functies we willen vervullen, waarbij we voordeel kunnen halen uit een bredere potentiële toegang tot iemand op afstand (die een grote impact zou kunnen hebben in zijn of haar functie). Of we hebben medewerkers aangenomen voor functies op afstand in landen waar we al vestigingen hebben. Dit voorkomt problemen met onnodige vaste kosten die niet meeschalen met het bedrijf (het opzetten van entiteiten enzovoort) 

Het helpt ook om de verwachtingen van de functie te bekijken. Voor functies die alleen op afstand werken, hoe vaak zullen zij een kantoorlocatie bezoeken? Of face-to-face tijd doorbrengen om samen te werken? Dit kan helpen om de lat hoog te leggen. 

Uiteindelijk moet je het aanbod van en de vraag naar talent evalueren om je bedrijfsplan te ondersteunen. Daarbij moet je vooral oppassen dat je de lat voor aanwerving niet lager legt of de interne complexiteit niet vergroot. Het lijkt misschien aantrekkelijk om toegang te krijgen tot een zo groot mogelijke talentenpool, maar het is jouw verantwoordelijkheid om die pool te verkleinen zodat deze beter aansluit bij je bedrijf. 

Een extra maatregel voor kwaliteitscontrole is om na te denken over de manier waarop je kandidaten beoordeelt. Heeft je organisatie weloverwogen en uitgesproken waarden? Deze kunnen je helpen om toptalent aan te trekken en te behouden, zoals Personio’s eigen #Ownership of #TeamSpirit.

3. Culturele ecosystemen opschalen

Een meer gedistribueerd personeelsbestand betekent niet het einde van het kantoor zoals we dat kennen. Het gaat meer om het opschalen van die ‘culturele ecosystemen’ voor samenwerking (kennisstroom, relaties enzovoort) en om het best mogelijke werk te leveren. 

Hier volgt is wat de Head of Workplace van Personio, Ciaran Chaney, zegt over de rol van de werkplek in organisatieontwerp:

“De pandemie heeft ons veel geleerd over hoe we als individuen met elkaar in contact komen, zowel in ons privé- als beroepsleven.

Als we deze lessen toepassen op de manier waarop we werkplekken inrichten, kunnen we ervoor zorgen dat we, door onze kantoren bewust in te richten, ruimtes creëren die samenwerking bevorderen, doelgericht werken mogelijk maken en een gevoel van verbondenheid, doelgerichtheid en betrokkenheid bij de missie en waarden van Personio bevorderen. – Ciaran Chaney

Voor iedereen met wie ik praat, zowel binnen Personio als in de sector, geldt dat velen graag een keuze willen maken (en niet simpelweg of/of). Er is een kleine groep medewerkers die, meestal vanwege persoonlijke omstandigheden, 100% op afstand wil werken, maar de meerderheid wil de keuze hebben. Het is onze verantwoordelijkheid om ze die keuze te bieden. 

Binnen Personio hebben we echter specifieke people partners die verbonden zijn aan afdelingen en hun leiders, die ons helpen om al deze culturele praktijken beter op elkaar af te stemmen. Zij worden verder ondersteund door het HR-team, dat ook gegevens en trends beschikbaar maakt. 

Maar hoe creëer je een cultuur die schaalbaar is wanneer deze gedistribueerd is? Neem hiervoor het volgende in overweging:

• Begin met het evalueren van je bestaande informatie, communicatie en kennisuitwisseling om er zeker van te zijn dat het past bij je nieuwe manier van werken. 
• Vervolgens moet je nagaan hoe events en andere bijeenkomsten verlopen als niet iedereen persoonlijk aanwezig kan zijn. Wat zijn de activiteiten waarbij je mensen absoluut bij elkaar moeten komen? 
• Denk op het gebied van ontwikkeling na hoe je kan zorgen voor openheid en (nog belangrijker) consistentie bij functioneringsgesprekken, promoties en beslissingen over compensatie.

Dat is de basis van een schaalbare cultuur, kennisoverdracht en communicatie. Maar hoe ga je nog een stap verder? Hoe bevorder je de relaties tussen medewerkers binnen een gedistribueerd personeelsbestand?  

Hier zijn enkele best practices die het delen waard zijn:

• Zorg ervoor dat het ontwerp van remote-only functies ook echt onafhankelijk van anderen kan werken. 
• Bied leidinggevenden een specifieke opleiding aan over hoe ze gedistribueerde teams kunnen leiden en ondersteunen. 
• Bied ondersteuning aan leidinggevenden, zodat zij teams kunnen leiden die niet samen werken.
• Stel overeengekomen richtlijnen op voor kennis- en communicatiestromen. 
• Gebruik personeelsgegevens en -rapporten om te zien hoe functies mettertijd evolueren en neem proactieve stappen.

Zoals ik al zei aan het begin van dit artikel, moet je flexibiliteit voorop zetten! Sta open voor leerprocessen en aanpassingen na verloop van tijd, want er is veel dat we nog niet weten en we zullen nog veel inzichten opdoen.

Een nieuwe kijk op organisatieontwerp

Organisaties moeten dit moment zien als een kans op verandering. Met nieuwe manieren van werken heb je de mogelijkheid en de flexibiliteit om te veranderen, zodat je ontwerp aansluit bij je medewerkers, je cultuur en je productiviteit. 

Het belangrijkste om te onthouden is dat organisatieontwerp niet alleen beperkt is tot structuren, jobs en niveaus. In een gedistribueerde en hybride werkomgeving spelen andere factoren zelfs een nog grotere rol: uitwisseling van informatie en kennisstromen, het delen van best practices, sterke communicatie en cultuur. 

Dat is ook de reden waarom HR-software om je belangrijkste taken te automatiseren nog nooit zo essentieel is geweest. Je moet de basiselementen van HR foutloos laten werken, zodat je je niet alleen kan richten op het organisatieontwerp, maar er ook een consistent, succesvol ontwikkelingsproces van kunt maken. 

Download: onze gids voor goede personeelsstrategieën

Om je medewerkers te helpen ziht te ontwikkelen, moet je je in ze verdiepen en nadenken hoe je een strategie rond ze opbouwt. Hier is onze praktische gids om dit te realiseren.

Meld U nu aan voor het Gratis webinar – Werven en behouden van talent: uitdagingen en oplossingen voor 2022!

We zijn benieuwd naar uw ervaringen, lessons learned en de uitdagingen die u in 2022 ziet!