Een helder plan
De eerste voorwaarde voor een snelle en correcte reorganisatie is een goede voorbereiding met duidelijke afspraken. Een helder reorganisatieplan staat hierin centraal en beschrijft welk doel de reorganisatie beoogt en welke stappen daarvoor gezet moeten worden. Het reorganisatieplan bevat een blauwdruk van de huidige en nieuwe organisatie, en geeft aan wie waarvoor verantwoordelijk is om het besluitvormingsproces te bevorderen. Op deze manier kan de reorganisatie strak en gestroomlijnd uitgevoerd worden.
Zorgvuldigheid geboden
Als het startsein eenmaal is gegeven is, zijn afspraken belangrijk maar is ook zorgvuldigheid geboden. Het personeelsinformatiesysteem dient bijvoorbeeld volledig en up-to-date te zijn en het afspiegelingsbeginsel correct toegepast. Daarnaast is het belangrijk om duidelijkheid te hebben over de functiegroep van medewerkers. De functiegroep bepaalt de uitgangspositie van een medewerker en de mate waarin hij eventuele concurrentie ondervindt van collega’s. Om zorgvuldigheid te waarborgen kan de inzet van goede software uitkomst bieden. Hiermee houd je het overzicht, voorkom je menselijke fouten en interpretatieverschillen. Bovendien zijn er processen die ermee geautomatiseerd worden, waardoor handwerk wordt vermeden.
Communicatie
De laatste voorwaarde, die misschien nog wel het belangrijkst is, is zorgvuldige en heldere communicatie. Transparantie en consistentie zijn hierbij belangrijke sleutelwoorden. Ook de timing is van groot belang, zo moet bijvoorbeeld iedereen op het juiste moment geïnformeerd worden om geruchten te voorkomen. Mensen die in onzekerheid verkeren, hebben baat bij eenduidige communicatie. Vergeet ook de achterblijvers niet. Waar boventallige medewerkers aandacht verdienen om respectvol af te vloeien, is het belangrijk om het vertrouwen in de nieuwe organisatie bij de huidige medewerkers zo snel mogelijk (terug) te winnen.
Uiteindelijk is een reorganisatie een ingrijpende vorm van verandering binnen een organisatie. Des te meer mensen er bij de reorganisatie betrokken zijn, hoe complexer de reorganisatie wordt. Bij reorganisaties waarbij meer dan 1000 mensen gemoeid zijn, is het ondoenlijk om zonder software te werk te gaan. Zonder de juiste software mis je dan de helicopterview. Is de reorganisatie kleiner, dan zijn er meer wegen die naar Rome leiden. De basisvoorwaarden zijn echter van belang voor elke reorganisatie, ongeacht de omvang. Want door een helder reorganisatieplan op te stellen, duidelijke afspraken te maken, een zorgvuldige uitvoering en heldere eenduidige communicatie bevorder je de doorlooptijd en dat voorkomt veel onrust en commotie. Uiteindelijk valt op dit punt nog wel de meeste winst te behalen, want hoe eerder het voorbij is, hoe sneller men de draad weer kan oppakken.
