Veranderen en reorganiseren
Nieuws
Door: Hilde Vossen
17 februari 2016
Projectmanagement is niet moeilijk als je weet waar je op moet letten. Iedereen kan de basisvaardigheden leren voor het managen van een project. Dan gaat het om het maken van een plan en planning, de scope definiëren, het rapporteren over voortgang en financiën, risico’s en maatregelen definiëren et cetera. Dat is het papierwerk. Daarna komt het managen en daar gaat het vaak mis bij de meeste projecten.

Het gaat dan om het managen van je projectteam en eventuele externe leverancier. Last but not least het managen van de verwachtingen van de opdrachtgever en stakeholders. Dat vergt hele ander kwaliteiten. Je ziet vaak dat projectmanagers zich te veel op de inhoud van het project concentreren waardoor ze vergeten de omgeving te managen. Dat is nou juist het belangrijkste voor het succes van het project.

Vijf succesfactoren:

1. Identificeer je stakeholders
Wie zijn de verschillende partijen die belang hebben bij je project en wat is de impact van het project op hen. Dit geeft je de nodige informatie om te beslissen hoe je deze partijen gaat betrekken bij je project.

2. Definieer het eindresultaat
Voordat je begint aan een project moet je helder krijgen wat de verwachtingen zijn van je opdrachtgever. Het gaat hierbij om wat is precies de aanleiding en de context van de vraag. Wat zijn de eisen van je opdrachtgever. Wat is de zakelijke rechtvaardiging. Kortom wat moet het opleveren.

3. Zorg voor realistische verwachtingen en een realistische planning
Veel projecten starten onder hoge druk. De beslissing over het budget vrijmaken duurt vaak lang. Als de beslissing genomen is er nog maar weinig tijd om de deadline te halen. Als projectmanager moet je een realistische planning maken. Als daaruit blijkt dat het niet gaat lukken kun je dit beter aan het begin duidelijk maken.

4. Zorg voor een competent team
Het ideale projectteam bezit de nodige kennis en vaardigheden voor de taken die ze moeten uitvoeren. Maar het is ook belangrijk dat het team een goede mix heeft van persoonlijkheden die elkaar aanvullen. Besteed hieraan aandacht bij de start up van je project.

5. Wees alert op risico’s en kansen
Geen enkel project verloopt vlekkeloos. Er doen zich altijd wel problemen voor die je als projectmanager moet oplossen. Denk van te voren na over zaken die mis kunnen gaan en kijk of je voorzorgsmaatregelen kunt nemen. Er kan ook sprake zijn van meevallers of kansen. Ook hiervoor kun je maatregelen nemen om de kans dat het gebeurd te vergroten.

Niet iedere projectmanager bezit deze kwaliteiten. Feitelijk moet je een mensen mens zijn wil je dit goed kunnen leren en beheersen. Dus bij het selecteren van projectmanagers moet er veel meer gekeken worden naar deze aspecten en veel minder of iemand goed is in de inhoud. Daar heb je je projectteamleden voor. Zij moeten de inhoudelijke expertise leveren en de projectmanager informeren hoe zaken uitgevoerd moeten worden.

De projectmanager moet zich richten op het beheersen van de projectresultaten, het managen van zijn projectteam en het managen van de verwachtingen van de belangrijke stakeholders. Dan is de kans groot dat je project succesvol zal zijn.