Werknemer ontslaan via een vaststellingsovereenkomst? De kansen en risico’s voor werkgevers

In 2023 werden volgens het CBS maar liefst 9 op de 10 ontslagen buiten het UWV om geregeld. Van de 106.000 ontslagen op initiatief van werkgevers, verliepen er slechts 9.000 via het UWV en nog eens 1.000 via de kantonrechter. De overgrote meerderheid van de werkgevers koos voor een vaststellingsovereenkomst (VSO) als ontslagmethode. Dat beeld herken ik vanuit de praktijk van AWVN Advocaten.

Omdat een VSO vaak snel wordt opgesteld, kunnen er fouten of onvolledigheden insluipen, wat nadelig kan zijn voor zowel de werkgever als de werknemer. Niet zelden trekt een werkgever een oud model uit de spreekwoordelijke lade, dat niet meer voldoet aan de huidige wettelijke eisen of dat niet goed is toegespitst op de concrete situatie die op dat moment speelt.

Bij een VSO is er geen toetsing door een onafhankelijke instantie zoals het UWV of de kantonrechter, wat betekent dat je als werkgever goed moet opletten dat alle afspraken correct en volledig zijn opgenomen in de overeenkomst. De formulering luistert nauw. En wat zijn de risico’s, veelgemaakte fouten en specifieke aandachtspunten wanneer ja als werkgever te maken hebt met een zieke werknemer?

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

Een vaststellingsovereenkomst is een contract – en dus een juridisch document – tussen werkgever en werknemer waarin zij gezamenlijk afspraken maken over het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Dit kan snel en flexibel worden geregeld, zonder tussenkomst van het UWV of de kantonrechter. Hoewel dit aantrekkelijk klinkt, zijn er ook enkele aandachtspunten.

Voordelen

1. Snelheid en flexibiliteit: Een VSO kan vaak sneller worden afgerond dan een procedure via het UWV of de kantonrechter, wat zowel voor de werkgever als de werknemer voordelig en prettig kan zijn.
2. Onderlinge afstemming: Beide partijen kunnen in goed overleg afspraken maken die de wederzijdse belangen dienen, wat kan leiden tot een soepelere afwikkeling van het ontslag.
3. Vermijden van juridische procedures: Door het vermijden van juridische procedures, besparen partijen tijd, geld en stress. Je bent niet afhankelijk van het oordeel van een derde, maar houdt zelf de regie.
4. Maatwerk: De wettelijke transitievergoeding is niet verschuldigd. Je kunt met de werknemer andere afspraken maken, denk aan afspraken over tijd, geld, een opleiding et cetera. Dat is maatwerk. Zo kun je als werkgever inspelen op de behoefte van de werknemer.
5. Zekerheid: Zodra de wettelijke bedenktermijn is verstreken zonder dat de werknemer daarop een beroep heeft gedaan, is er duidelijkheid voor beide partijen. De afspraken staan vast.

Risico’s

• Ondertekenen zonder juridisch advies: Het niet inwinnen van juridisch advies kan leiden tot fouten in de overeenkomst. Er kan makkelijk iets over het hoofd worden gezien. Soms is een aanvulling of aanscherping van de tekst nodig. Dit geldt zeker als je zoveel als mogelijk het recht op een WW-uitkering zo veel mogelijk veilig wilt stellen. Oplossing: Win vooraf juridisch advies in voor de ondertekening. Als werkgever kan je stimuleren dat de werknemer dit ook doet door in de VSO een bijdrage voor de juridische kosten op te nemen voor de werknemer. Geef de werknemer ook tijd voor deze check.

• Geen relatie- of concurrentiebeding opgenomen: Vergeten om afspraken te maken over een concurrentiebeding kan later tot juridische problemen leiden. Oplossing: Neem duidelijke afspraken op over het concurrentiebeding in de VSO én vergeet ook niet op te nemen dat het boetebeding onverkort blijft gelden. Dat laatste wordt vaak vergeten en kan ertoe leiden dat je bij overtreding geen boete kunt incasseren en er onvoldoende prikkel is voor de werknemer om zich aan het beding te houden.

• Onjuiste opzegtermijn opgenomen: Een te korte opzegtermijn kan nadelig zijn voor de werknemer. Als de (fictieve) opzegtermijn niet volledig is overbrugd per de einddatum, krijgt de werknemer niet aansluitend een werkloosheidsuitkering en heeft deze een inkomensgat. Oplossing: Zorg dat je als werkgever minimaal de juiste (fictieve) opzegtermijn in acht neemt tussen het moment van tekenen en de einddatum of overbrug de periode in geld. Wijs de werknemer er dan wel op dat hij niet aansluitend een werkloosheidsuitkering ontvangt en de financiële bijdrage bedoeld is hem te helpen die termijn te overbruggen.

• Geen of verkeerde bedenktermijn: Werknemers hebben recht op een bedenktermijn van 14 dagen na het bereiken van een akkoord over de tekst en inhoud van de VSO. Binnen die termijn kunnen ze zonder opgave van redenen de VSO ongedaan maken. De werknemer blijft dan in dienst. Oplossing: Neem deze bedenktermijn expliciet op in de VSO om te voorkomen dat de termijn automatisch verlengd wordt naar 21 dagen. Als de VSO ongedaan wordt gemaakt binnen de bedenktermijn, kan er opnieuw onderhandeld worden over de VSO. Komt er dan een nieuwe VSO tot stand, dan kan de werknemer niet opnieuw een beroep doen op de bedenktermijn.

• Geen rekening houden met de inhoud van de individuele arbeidsovereenkomst: Vaak wordt bij het opstellen van een VSO niet goed gekeken naar de afspraken in het arbeidscontract, zoals relatie-, concurrentie- en studiebedingen of bepalingen over een leasefiets, een auto e.d. Oplossing: Controleer altijd de arbeidsovereenkomst en eventuele aanvullende afspraken en neem relevante afspraken op in de VSO.

• Geen rekening houden met bepalingen in de cao of arbeidsvoorwaardenregeling: Als er een cao of arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing is, kunnen daar ook afspraken in staan over beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan een verlengde opzegtermijn. Oplossing: Controleer de regelingen zorg ervoor dat de VSO hiermee in overeenstemming is.

• Druk op de werknemer om te tekenen: Soms wordt er druk uitgeoefend op een werknemer om snel te tekenen. Dat kan leiden tot ondoordachte beslissingen. Oplossing: Geef de werknemer voldoende tijd om de VSO te overwegen en juridisch advies in te winnen. Let op: deze bedenktijd staat los van de wettelijke bedenktermijn die geldt nadat er over de VSO overeenstemming is bereikt.
• Finale kwijting en toch een claim: het is belangrijk voor het opstellen van de VSO goed na te gaan wat partijen over en weer van elkaar te vorderen zouden kunnen hebben. Bespreek die elementen en benoem ze in de VSO. Denk bijvoorbeeld aan eventueel letsel na een ongeval op het werk. Maak duidelijk dat dit onderwerp van gesprek is geweest tijdens de onderhandeling en de VSO er ook op ziet dit te regelen. Alternatief: je kunt ook expliciet opnemen dat een bepaalde (mogelijke) vordering expliciet buiten de VSO en finale kwijting wordt gehouden. Kies je voor dat laatste, dan houdt dat de onderhandeling en het sluiten van de VSO niet op en behoudt de partij die het aangaat de mogelijkheid later alsnog een vordering in te dienen. Soms is dat handiger. Dit is maatwerk. Bespreek dit en de formulering altijd goed met een deskundige.

Werkgever: Laat je goed informeren

Een vaststellingsovereenkomst kan een effectieve manier zijn om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, mits deze zorgvuldig wordt opgesteld en gecontroleerd. Werkgevers doen er goed aan om zich goed te laten informeren en juridisch advies in te winnen om fouten te voorkomen en een soepele afwikkeling van het ontslag te waarborgen.