Salarisnet meldt dat u slechts verplicht bent een kopie van het legitimatiebewijs te maken als een nieuwe werknemer bij u in dienst treedt. Deze kopie moet u bewaren tot vijf jaar nadat deze werknemer weer uit dienst treedt.
Oude bewijs bewaren
Verloopt het identiteitsbewijs en krijgt de werknemer een nieuwe, dan bent u niet verplicht een kopie hiervan op te nemen in uw administratie. Het gaat er juist om dat u het oude bewijs bewaart. U mag overigens wel een kopie van het nieuwe identiteitsbewijs bij het oude voegen, maar dit is niet verplicht.
Volgens de Belastingdienst…
Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Lege bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn.
Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.
Leer in één ochtend hoe je als HR-professional effectief omgaat met de juridische en fiscale uitdagingen bij het inhuren van zzp’ers. Na deze training weet je wanneer een medewerker echt als zzp’er kwalificeert. Je krijgt ook inzicht in de aanpak van de Belastingdienst, die vanaf 1 januari 2025 weer gaat handhaven op arbeidsrelaties voor loonheffingen.
