Per 1 januari 2022 wordt het mogelijk om aan een werknemer die thuiswerkt een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag toe te kennen. De werkgever hoeft geen loonbelasting te betalen voor deze thuiswerkvergoeding. Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer. Op een dag dat de werknemer thuis werkt en een thuiswerkvergoeding ontvangt, kan de werknemer geen aanspraak maken op een reiskostenvergoeding. Dit klinkt heel logisch, maar hoe kleed je dit als werkgever in?
Wijziging arbeidsvoorwaarden
Het is mogelijk om met elke werknemer afzonderlijk vaste afspraken te maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt en op het werk komt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Als de hoeveelheid thuiswerkdagen incidenteel meer of minder is dan afgesproken, hoeft de vergoeding niet direct aangepast te worden. Bij een structurele verandering moet dit natuurlijk wel.
Als een werknemer zijn reiskosten vergoed krijgt, is dit een arbeidsvoorwaarde. De mogelijkheid om een thuiswerkvergoeding aan te bieden in plaats van of naast een reiskostenvergoeding houdt een wijziging van die arbeidsvoorwaarde in. Deze wijziging zal dus in eerste plaats ter instemming voorgelegd moeten worden aan de betreffende werknemer. Ook bestaat onder omstandigheden de mogelijkheid tot eenzijdige wijziging. Hiervoor verwijs ik u naar ons artikel over het wijzigen van arbeidsvoorwaarden.
Reiskosten- en thuiswerkregeling
De meeste werkgevers hebben wel afspraken gemaakt met hun werknemers over het vergoeden van reiskosten, maar (nog) niet over het vergoeden van thuiswerkkosten. In een regeling voor vergoeding van reiskosten is vaak opgenomen dat een bedrag wordt gerekend per gereisde kilometer of dat een vaste vergoeding periodiek wordt uitgekeerd. Dit laatste is alleen mogelijk als de werknemer op overwegend één plaats werkzaamheden verricht. Met de mogelijkheid van thuiswerken, zal het een en ander in deze regelingen moeten veranderen.
Als uw bedrijf niet een dergelijke regeling kent, is het verstandig om nieuwe afspraken over de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding vast te leggen. Dit kan met iedere werknemer afzonderlijk, maar ook in een overkoepelende regeling. Betrek hierbij óók de ondernemingsraad.
Dit artikel verscheen eerder op GMW.nl
Leer in één ochtend hoe je als HR-professional effectief omgaat met de juridische en fiscale uitdagingen bij het inhuren van zzp’ers. Na deze training weet je wanneer een medewerker echt als zzp’er kwalificeert. Je krijgt ook inzicht in de aanpak van de Belastingdienst, die vanaf 1 januari 2025 weer gaat handhaven op arbeidsrelaties voor loonheffingen.
