Loonadministratie. Verwerking 30%-regeling

U zult wel tussentijds voor een verlenging tot deze maximale termijn actie moeten ondernemen. Dit kunt u doen via een verlengingsverzoek.

De 30%-regeling houdt in dat de werknemer 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, inclusief extraterritoriale kosten, vrij van loonheffingen vergoed krijgt.

De 30%-regeling kunt u toepassen op:

• Vaste en variabele loonbestanddelen.
• Loon in natura-bestanddelen (waaronder extraterritoriale kosten).
• Optievoordelen.
• Door de Belastingdienst nageheven loon.
• Eindloonbestanddelen die individueel op te sporen zijn (zoals spaarloon).
• Nabetalingen na het einde van de looptijd, zoals een bonus (hierbij geldt dat er op het moment van uitdiensttreding wel een onvoorwaardelijk recht bestaat op zowel de vrije vergoeding als de bonus).

Let op

De Belastingdienst staat niet toe dat u de regeling toepast op loon uit vroegere dienstbetrekking, bijvoorbeeld op pensioen, een gouden handdruk en een WW-uitkering.

Extraterritoriale kosten

De meest voorkomende extraterritoriale kosten zijn:

• Dubbele huisvestingskosten, als de werknemer (of zijn gezin) in het land van herkomst blijft wonen. Denk bijvoorbeeld aan hotelkosten.
• Normale extra huisvestingskosten die meer bedragen dan 18% van het loon.
• Kosten die gemaakt worden voor het aanvragen of omzetten van officiële papieren (visa; verblijfsvergunningen en rijbewijzen); kosten van medische keuringen en vaccinaties; reiskosten naar het thuisland voor familiebezoek (home leave).
• Extra kosten voor levensonderhoud doordat de prijzen in het werkland hoger liggen dan in het land van herkomst, bijvoorbeeld energie prijzen.
• Kosten voor de kennismakingsreis (eventueel samen met het gezin) om bijvoorbeeld een woning te zoeken.
• Extra kosten voor bijvoorbeeld het invullen van belastingaangifte, als dit duurder is dan het laten invullen door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst.
• Extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst.

Let op

Kosten of uitgaven die de werknemer ook zou hebben gehad bij dezelfde werkzaamheden in eigen land, zijn geen extraterritoriale kosten. Een vergoeding hiervoor is dus belast. Dit zijn:

• Uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen, zoals een foreign service premium en een overseas allowance).
• Vermogensverliezen.
• Aan- en verkoopkosten van een woning, bijvoorbeeld reimbursement expenses en brokers fee,
• Compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland, zoals tax equalization.

De hier opgesomde kostensoorten vormen, indien de werkgever hiervoor financiële compensatie/vergoedingen regelt, regulier belast loon. Een en ander betekent dat u over dit loon bij een juiste administratieve verwerking en verloning eveneens de 30% kunt toepassen.

Vrije kostenvergoedingen

U kunt onder meer de volgende kosten vrij vergoeden aan een extraterritoriale werknemer:

• Verhuiskosten.
• Kosten openbaar vervoer.
• Kosten voor een telefoon- en internetabonnement (bij kwalificerend zakelijk gebruik).
• Kosten voor maaltijden met een zakelijk karakter.
• Kosten voor schoolgaande kinderen. Voorwaarde is dat het kosten zijn voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school.
• Kilometervergoeding woon-werk-verkeer en zakelijke reizen van maximaal 0,19 euro per kilometer.

Let op

Of de 30%-regeling op de juiste wijze door werkgever en werknemer overeengekomen is en er een ondertekende aanvulling (addendum) bij de arbeidsovereenkomst is gevoegd (een voorwaarde voor toepassing van de 30%-regeling), kan onderdeel zijn van een door de Belastingdienst uit te voeren looncontrole.