Een extra uitkering aan het einde van het jaar kun je ophangen aan een bijzondere omstandigheid zoals een stijging van de winst, maar ook aan de inzet van je medewerkers. Die hebben bijvoorbeeld extra hard gewerkt vanwege een reorganisatie, drukte of veel zieke collega’s. Een eenmalige extra uitkering kan onder de medewerkers een andere (positievere) beleving hebben dan een loonsverhoging, want het gaat echt om een extraatje.
Een eenmalige eindejaarsuitkering kan een goed idee zijn, maar let wel op de fiscale gevolgen en doe aan verwachtingsmanagement
Extraatje goed voor de betrokkenheid
Als je een extra uitkering goed inzet, kan dit bijdragen aan een grotere betrokkenheid van je medewerkers. Niet verkeerd in een krappe arbeidsmarkt waar 20 procent van de medewerkers vorig jaar van baan is gewisseld. UWV: een op de vijf werknemers wisselde vorig jaar van baan (nos.nl)
Voordat je een extra vergoeding in geld of in natura gaat geven, is het verstandig eerst te kijken of de cao hiervoor ruimte biedt. Dat is namelijk niet altijd het geval. Als sprake is van een cao waar niet van mag worden afgeweken (een zogenoemde standaard-cao) geldt formeel dat er geen extra vergoeding mag worden betaald. Dit is namelijk in strijd met de cao. Het is dan verstandig een jurist/advocaat te benaderen om te kijken wat voor mogelijkheden er zijn.
Aan verwachtingsmanagement doen
Als sprake is van een cao waarbij in het voordeel van de werknemer van mag worden afgeweken (een zogenoemde minimum-cao), mag er wel een extra vergoeding worden gegeven. Vaak schrijven cao’s ook voor dat er wel een eindejaaruitkering betaald moet worden, maar dat gaat dan om de reguliere vaste eindejaarsuitkering. Een eenmalige extra uitkering staat daar los van.
Het is dan ook goed aan verwachtingsmanagement te doen en zo’n eenmalig extraatje niet een ‘dertiende maand’ of iets dergelijks te noemen, maar bijvoorbeeld ‘eenmalige decemberuitkering’. Hiermee voorkom je dat de verwachting ontstaat dat dit iets is dat automatisch elk jaar terugkomt en dat medewerkers denken hieraan rechten te kunnen ontlenen.
Extra vergoeding niet instemmingsplichtig
Het is ook niet nodig dat deze extra eenmalige vergoeding met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging wordt afgestemd. Het gaat hier immers om een primaire arbeidsvoorwaarde en daar gaat de ondernemingsraad niet over. Een extra vergoeding is dus niet instemmingsplichtig, maar het is natuurlijk niet verboden om erover te overleggen. De OR kan misschien meedenken over de opties.
Pas op: het toekennen van een vaste eindejaarsuitkering, maar ook een eenmalige uitkering, valt onder de inleenbeloning van de ABU-cao. Dat betekent dat je het douceurtje ook verplicht bent te betalen aan de uitzendkrachten die werkzaam zijn bij je. Dat kan de business case beïnvloeden. De eenmalige uitkering komt niet ten laste van jouw vrije ruimte, maar van die van de werkgever, het uitzendbureau.
Geldbedrag of in natura
Voor het geven van een eenmalig extra vergoeding heeft de werkgever eigenlijk maar twee opties:
- Een vergoeding in geld door een bruto of netto geldbedrag uit te keren
- Een vergoeding in natura door het schenken van een bon, voucher, evenement of dienst
Aan beide opties zitten fiscale consequenties, zowel voor de werkgever als voor de werknemer, dus het is verstandig dit met je accountant, fiscalist of salarisadministrateur op te nemen voordat je een keuze maakt. Die kan kijken welke mogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Als er nog ruimte is binnen de vrije ruimte van WKR kan het zijn dat zo’n eenmalige uitkering ook onbelast uitgekeerd kan worden.
Let op de gebruikelijkheidstoets
Een onbelaste uitkering is zowel voor werkgever als werknemer aantrekkelijk. Voor de werkgever omdat hij dan geen belastingen/premies hoeft af te dragen en voor de werknemer is dit aantrekkelijk omdat hij dan een nettobedrag ontvangt en dus geen belasting meer hoeft te betalen over het bedrag. Voorwaarde hiervoor is wel dat de uitkering moet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
Dat houdt in dat de waarde van het extraatje niet mag afwijken van de gebruikelijke bonus of bedragen die normaal gesproken worden toegekend. De werkgever mag in het kader van de WKR jaarlijks 2.400 euro onbelast vergoeden of verstrekken aan de individuele werknemer. Pas als er meer dan dit bedrag wordt verstrekt, kijkt de Belastingdienst of dit gebruikelijk is of niet. Bij een uitkering onder de 2.400 euro gaat de Belastingdienst ervan uit dat het aanwijzen van de bruto eenmalige uitkering voor de werkkostenregeling, waardoor deze ten laste komt van de vrije ruimte, gebruikelijk is.
De gebruikelijkheidstoets en de omstandigheden
Volgens de gebruikelijkheidstoets mogen de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer afwijken dan 30 procent van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Als het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen boven de 30 procent-grens uitkomt, kan de werkgever het loon niet aanwijzen voor de werkkostenregeling. De belastingdienst moet wel onderbouwen waarom ze vindt dat een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is.
Pas als werkgever dus op met het schenken van dure goederen zoals een televisie of een bank. Als werknemers normaal gesproken iets krijgen van rond de 75 euro en deze goederen kosten 500 euro, dan wordt dit als ongebruikelijk gezien.
Dat ligt anders als je een elektrische fiets of deskbike geeft. Dat zijn ook grote bedragen, maar zowel de situatie (relatie met werk) als de prijs van de goederen zijn niet ongebruikelijk.
Het kan veel schelen als de uitkering in de vrije ruimte kan vallen, want als een werknemer een geldbedrag krijgt, en deze valt niet in de vrije ruimte, dan moet de medewerker daar loonbelasting over betalen en ook nog eens in een hogere belastingschaal omdat het bovenop het reguliere salaris komt. De eenmalige uitkering is een zogenaamde bijzondere beloning, die wordt belast tegen het hoogste marginale tarief dat van toepassing is op de werknemer. Het voordeel van iets geven aan het einde van het jaar is dat je precies kan zien wat er nog aan ruimte is binnen de WKR en deze eventueel nog kan benutten. Vrije ruimte die je dit jaar overhoudt, kun je niet meenemen naar het volgende jaar.
Ook voucher is fiscaal gezien loon
Naast een uitkering in geld, kun je als werkgever ook een budget geven in de vorm van een bon of voucher die de werknemers ergens kunnen inzetten. Ze kunnen dan zelf kiezen waaraan ze het tegoed willen besteden. Ook dit wordt fiscaal gezien als loon. Dit loon kan worden aangewezen voor de werkkostenregeling, waardoor het ten laste van de vrije ruimte van de WKR komt.
Behalve een bon of voucher komen ook allerlei andere vormen van in natura voor, zoals een weekendje weg, een strippenkaart voor stoelmassages, theaterbonnen, skiles, een abonnement op een maaltijdbox, enzovoort. Je kan het zo creatief maken als je zelf wilt. Zo waren er vorig jaar werkgevers die hun personeel aan het einde van het jaar een extra bedrag gaven onder de noemer energiecompensatie, als bijdrage in de gestegen energiekosten.
Duurzaamheid is een trend, dat is te zien aan groene arbeidsvoorwaarden, en ook bij eindejaarsuitkeringen. Het is wel raadzaam om daarbij goed te kijken naar de doelgroep. Een bijdrage voor energiebesparende maatregelen voor isolatie en zonnepanelen is leuk voor werknemers met een eigen woning, maar iemand met een huurhuis doe je meer plezier met iets anders, zoals een investering in groene aandelen.
Dit artikel kwam tot stand dankzij de medewerking van Vincent Liemburg en Armand Lahaije, advocaat arbeidsrecht respectievelijk belastingadviseur bij werkgeversvereniging AWVN
