Monitoring van werknemers door hun werkgevers neemt sterk toe zo signaleerde vakcentrale CNV onlangs. Gezien de hoeveelheid mensen die door hun werkgever worden gecontroleerd, lijken werkgevers massaal de wet te overtreden aldus CNV-voorzitter Piet Fortuin. Monitoring van werknemers is echter niet per definitie verboden, zo nuanceert werkgeversvereniging AWVN.
Bij een op de drie werknemers hangen camera’s op het werk. En veertig procent denkt dat de werkgever meer over hen weet dan vijf jaar geleden aldus CNV. Fortuin concludeerde hieruit dat de privacy ‘steeds meer bij het grofvuil staat’. “Juridisch gezien mag monitoring alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als er een ernstig vermoeden van misbruik is,” aldus de voorzitter.
Volgens de AWVN kunnen er wel meer goede redenen zijn voor monitoring van werkzaamheden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming biedt daar ruimte en grond voor.
De wettelijke do’s en don’ts voor het monitoren van werknemers:
Camera-opnamen
- In principe mag een werkgever geen gebruik maken van een verborgen camera, omdat dit een inbreuk vormt op de privacy van de medewerker. Maar bij een gerechtvaardigd belang mag het wel. Dit is het geval wanneer alle andere manieren om diefstal op te helderen zijn mislukt.
- Daarnaast moet het cameratoezicht noodzakelijk zijn. Als de werkgever het doel op een andere manier kan bereiken, dan gaat hier de voorkeur naar uit. Het cameratoezicht mag alleen voor korte periodes worden ingezet, moet gericht plaatsvinden en beperkt blijven tot incidentele gevallen.
- Het is van belang om een regeling op te stellen over het gebruik van (verborgen) camera’s. De ondernemingsraad heeft hierover instemmingsrecht. Daarnaast moeten het personeel en de ondernemingsraad hierover worden geïnformeerd.
- Om te voorkomen dat het effect van de verborgen camera verdwijnt als werknemers erover worden geïnformeerd, kunnen werkgevers een clausule opnemen in de arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld over steekproefsgewijze controles die plaatsvinden en dat de werkgever zich het recht voorbehoudt om hierbij gebruik te maken van een verborgen camera.
- De beelden mogen niet langer dan vier weken worden bewaard. Maar als zich in die periode een incident voordoet (bijvoorbeeld winkeldiefstal), mag de werkgever de beelden bewaren totdat het incident is afgewikkeld.
- Als een werkgever zich niet houdt aan de voorwaarden voor cameragebruik op het werk, kan een rechter in een procedure de beelden kwalificeren als onrechtmatig verkregen bewijs. Deze mogen dan niet gebruikt worden tegen de medewerker.
- Als de ondernemingsraad geen instemming heeft verleend, kan zij de nietigheid van het besluit inroepen binnen één maand nadat het besluit is genomen, of nadat de ondernemingsraad van het besluit wist of had kunnen weten. Nietigheid betekent in dit geval dat de camera’s verwijderd moeten worden en de opgenomen beelden gewist moeten worden.
Opnamen van telefoongesprekken
- In het geheim opnemen van een telefoongesprek is alleen toelaatbaar bij bedreigingen, bommeldingen en bij verdenking van strafbaar gedrag, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. De werkgever mag dit alleen doen als een andere, minder ingrijpende actie niet meer mogelijk is.
- De werkgever moet voorafgaand aan het opnemen een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat de belangen van de medewerker in kwestie afgewogen moeten worden tegen het belang van de werkgever bij het opnemen van telefoongesprekken. Medewerker(s) moeten van tevoren worden geïnformeerd over het opnemen.
- Bij geheime opnames moet de werkgever voldoende waarborgen treffen, zoals de verhindering van onrechtmatige toegang tot de opnames.
- Als strafbaar gedrag niet wordt aangetoond, moeten de opnamen zo snel mogelijk vernietigd worden.
- In het algemeen geldt dat opnames van telefoongesprekken niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk, bij voorkeur niet langer dan zes maanden.
Personeelsvolgsystemen
- Voor invoering of wijziging van het volgen van personeel via een geautomatiseerd systeem (prikklok, badges, GPS, chipkaarten etc.) is instemming nodig van de ondernemingsraad.
- De werkgever moet nagaan of deze verwerking van persoonsgegevens een legitiem doel dient. Ook moet de werkgever nagaan of er andere manieren zijn die minder verstrekkend zijn, gelet op de privacy van de werknemer.
- Voor een personeelsvolgsysteem is meer nodig dan alleen instemming door de ondernemingsraad. Werknemers zelf moeten ook instemmen. Regel instemming van werknemers met een personeelsvolgsysteem bij de indiensttreding van de medewerker. Zorg dat de werknemer tekent voor instemming met de regeling. Een alternatief is om de regeling voor het personeelsvolgsysteem in de arbeidsovereenkomst te vermelden, met de vermelding dat deze regeling deel uitmaakt van de arbeidsverhouding.
- De gegevens die verkregen worden uit het personeelsvolgsysteem moeten zorgvuldig worden bewaard. Ze mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk en vernietigen worden als ze niet meer nodig zijn.
- Gebruik de persoonsgegevens die verkregen worden door een personeelsvolgsysteem uitsluitend voor het doel waarvoor ze worden vergaard. Ze mogen onder geen beding gebruikt worden als controlemiddel voor het functioneren van de medewerker.
