Misvattingen over de rol van de vertrouwenspersoon

Een werkgever moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor zijn werknemers. Doet hij dat niet en valt een werknemer ziek uit, dan is hij verantwoordelijk voor de loonbetaling tijdens ziekte en de re-integratie.

Dat de vertrouwenspersoon zelf eventuele klachten behandelt, is misschien wel de grootste misvatting

Bovendien loopt de werkgever het risico dat de werknemer hem aansprakelijk stelt voor schade die hij leidt doordat de arbeidsomstandigheden niet op orde zijn. Bij een werkomgeving die veilig en gezond is, kun je natuurlijk denken aan veiligheidsinstructies, toolboxmeetings, richtlijnen en dergelijke.

Psychosociale arbeidsbelasting

Dat is de meer harde kant van het onderwerp veiligheid en gezondheid. Maar vergeet ook niet de mentale kant ervan. Als de werkomstandigheden druk geven, kan er werkstress ontstaan. Dit noemt men ook wel psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Die druk kan ontstaan door werkdruk en ook door de manier waarop werknemers in de organisatie met elkaar omgaan, de cultuur.

Als thema’s spelen als agressie en geweld, discriminatie, pesten, seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag, kan dat veel druk geven bij degene die dit ervaart en ook bij degenen die dit gedrag waarnemen en niet goed weten hoe erop te reageren. Door de MeToo voorvallen die de media halen, is dit onderwerp meer in de schijnwerpers komen te staan. Goed om nog eens even in te zoomen op de rol van de vertrouwenspersoon in organisaties.

Aanzienlijke risico’s

De risico’s van PSA zijn aanzienlijk voor de betrokken personen én voor werkgevers. Denk aan gezondheidsproblemen, verminderde concentratie en – productiviteit, uitval door ziekte en in ernstige gevallen zelfs langdurige arbeidsongeschiktheid. Een als onveilig ervaren situatie bemoeilijkt bovendien terugkeer.

Het is lastige materie en een werkgever doet er verstandig aan om in het kader van zijn arbeidsomstandighedenbeleid, ook beleid te maken op het onderdeel PSA én een vertrouwenspersoon (of meerdere) in te schakelen.

In de praktijk zijn er misverstanden ten aanzien van de taken van de vertrouwenspersoon. Zowel werkgevers als werknemers hebben hier een wisselend beeld van. Vooral als het gaat om het indienen van een klacht. Hieronder zet ik daarom de hoofdtaken van de vertrouwenspersoon uiteen en licht ik deze toe. Daarna ga ik in op enkele randvoorwaarden.

Het is belangrijk dat de werknemers in de organisatie weten dat er een vertrouwenspersoon is én waarvoor en hoe ze die kunnen benaderen

Voorlichting geven en preventie

Het is belangrijk dat de werknemers in de organisatie weten dat er een vertrouwenspersoon is én waarvoor en hoe ze die kunnen benaderen. De vertrouwenspersoon heeft tot taak voorlichting te geven aan zowel de werkgever als aan de werknemers.

De vertrouwenspersoon kan ook de medezeggenschap voorlichting geven. Denk aan het verstrekken van informatie van PSA, het herkennen ervan en aan manieren waarop je ongewenst gedrag kunt proberen te voorkomen en kunt aanpakken.

Signaleren en adviseren

De vertrouwenspersoon is er om problemen te signaleren en iets met die signalen te doen. Hij of zij dient de directie en het management te informeren over de signalen en eventuele patronen in beeld te brengen. Hierbij is het waarborgen van de vertrouwelijkheid van degene die hem of haar benaderde, essentieel.

Door het maken van een jaarverslag kan de vertrouwenspersoon inzicht geven in zijn activiteiten van het afgelopen jaar. Aan de hand daarvan kunnen de werkgever en de OR in gesprek over het beleid en dit zo nodig bijstellen en actie ondernemen.

Opvang en ondersteuning

Als een werknemer PSA ervaart, is het de taak van de vertrouwenspersoon de werknemer op te vangen en ondersteuning te bieden. Een luisterend oor is belangrijk. Een plek waar iemand vertrouwelijk het verhaal kan doen. De vertrouwenspersoon ondersteunt de werknemer bij het zoeken naar oplossingen en kan tips en advies geven.

Hij kan verkennen of een informele oplossing, zoals een gesprek tussen de betrokkenen mogelijk is. Hij kan verwijzen naar hulpverlenende instanties, naar bemiddeling of helpen bij het indienen van een klacht. De vertrouwenspersoon behandelt zelf dus niet een eventuele klacht. Dit laatste is misschien wel de grootste misvatting die ik tegenkom.

De randvoorwaarden

Geheimhouding, onafhankelijkheid, gespreksruimte en zorgvuldig omgaan met gegevens zijn essentiële randvoorwaarden in verband met de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon. Zonder geheimhouding voelen werknemers zich niet vrij een ervaren, ongewenste situatie aan te kaarten.

Dit zal het gevoel van onveiligheid vergroten. Als de vertrouwenspersoon in zijn functie overigens kennis krijgt van een (mogelijk) strafbaar feit, kan dit leiden tot een uitzondering. Je kunt als werkgever voor een interne en/of externe vertrouwenspersoon kiezen.

Voor goede uitvoering van de taken is het van belang dat de vertrouwenspersoon zijn of haar werk onafhankelijk kan doen

Vaak verdient het de voorkeur als het er twee zijn, bijvoorbeeld een interne en een externe, een man en een vrouw. Voor goede uitvoering van de taken is het van belang dat de vertrouwenspersoon zijn of haar werk onafhankelijk kan doen.

Dat is voor een externe vertrouwenspersoon vaak eenvoudiger dan voor een interne vertrouwenspersoon. In dat laatste geval is er immers een gezagsrelatie. Ook in dat geval kan de vertrouwelijkheid goed geregeld worden.

Een vertrouwenspersoon moet een rustige plek tot zijn beschikking hebben waar hij gesprekken kan voeren. De gegevens die hij noteert of anderszins verwerkt, moet hij zorgvuldig bewaren. Anderen dan de vertrouwenspersoon mogen daar geen toegang tot hebben.

Neem actie!

Heeft u nog geen PSA-beleid of geen vertrouwenspersoon, ga hier dan mee aan de slag! Zorg ervoor dat je als werkgever een goed opgeleide vertrouwenspersoon aanstelt. De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen accrediteert opleidingen op dit vlak en certificeert vertrouwenspersonen.