Zo regel je een nieuwe pensioenregeling voor je werknemers

Overstappen doe je niet elke dag. En als het over pensioenen gaat ook niet ieder jaar. In de meeste gevallen sluiten werkgevers een pensioencontract voor een periode van vijf jaar, al zijn er ook bedrijven die dat elke drie jaar doen. Hanneke Geluk is senior pensioenconsultant bij BeFrank en weet als geen ander wat er op je afkomt wanneer je voor een andere pensioenregeling of -uitvoerder kiest. Ze heeft de antwoorden op vijf prangende vragen over dit thema.

Een andere pensioenuitvoerder, waarom eigenlijk?

“Mogelijk ben je niet tevreden over je huidige aanbieder. Dat gaat dan bijvoorbeeld over het contact of over de kosten. Een andere reden is dat werkgevers teveel gedoe ervaren. Mutaties zijn niet goed verwerkt of de portal laat te wensen over. Dan komt het einde van het pensioencontract in zicht en is het niet gek om jezelf af te vragen of een andere aanbieder het misschien beter voor elkaar heeft.”

“Daarnaast wordt de pensioenmarkt steeds competitiever. Hierdoor zijn er ook werkgevers die zich afvragen of ze ergens anders misschien een betere deal kunnen krijgen. Pensioen is een heel belangrijke arbeidsvoorwaarde en daarbij mag prijs eigenlijk niet de doorslaggevende factor zijn, vind ik zelf. Toch kan het wel een rol spelen in de overweging van iemand om over te stappen.”

“Overigens is verlengen nooit een automatisme. Er kijkt altijd een onafhankelijke pensioenadviseur mee om te zien of de pensioenregeling nog wel aansluit bij de doelstellingen en financiële situatie van je bedrijf.”

Verlengen of overstappen, wanneer moet ik daarover gaan nadenken?

“Laat ik vertellen hoe wij dat bij BeFrank doen. Aan het begin van het jaar kijken we welke contracten aflopen. We benaderen dan allereerst de pensioenadviseur en daarna de HR-directeur of CFO van het bedrijf. Waar liggen de wensen en op welke punten zijn wijzigingen in de regeling nodig? Via de pensioenadviseur volgt een concreet verzoek tot een voorstel, in de ideale situatie is die vóór de zomer klaar. Na de vakantieperiode volgen dan de onderhandelingen en ligt er in het najaar een nieuw pensioencontract op tafel waar beide partijen hun handtekening onder kunnen zetten.”

Is het makkelijk om te verlengen?

“Past de huidige pensioenregeling nog steeds bij ons bedrijf en onze werknemers? Die vraag moeten werkgevers zichzelf in eerste instantie natuurlijk stellen. Is het antwoord ja, dan kun je – wat wordt genoemd – een ongewijzigde verlenging in. Wel kijken we dan opnieuw naar de voorwaarden. Welk tarief bijvoorbeeld bij de onderneming past, iets dat onder meer afhankelijk is van de branche en het personeelsbestand. We doen dan een voorstel dat opnieuw wordt beoordeeld door de werkgever. Die wordt daarbij zoals gezegd bijgestaan door een onafhankelijke pensioenadviseur.”

“Ben je een kleine werkgever, dan hoef je feitelijk niet zoveel te regelen. De adviseur staat je bij en doet het meeste werk. Is het bedrijf groter, dan heeft ook de Ondernemingsraad een stem in de keuzes die gemaakt worden. En als er vakbonden bij betrokken zijn, dan moet je het proces ook met hen afstemmen.”

Wat als ik een andere pensioenregeling wil of naar een andere aanbieder wil verhuizen?

“Je besluit om over te stappen van een middelloonregeling naar een beschikbare premieregeling*. Daar zijn voldoende redenen voor. Als werkgever bepaal je zelf de hoogte van de premie. Bovendien hebben werknemers soms de keuze wat er met de beschikbare premies gebeurt.”

“Begin hier op tijd mee, ongeveer een jaar van tevoren. Pensioen is nu eenmaal een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Net als salaris kun je niet zomaar de voorwaarden veranderen zonder de mensen om wie het gaat daarin mee te nemen. Je hebt hierin als werkgever een informatieplicht.”

“Switchen van regeling of aanbieder doe je niet elke dag. Het is de taak van de pensioenadviseur om bedrijven hierin goed mee te nemen. Zo kun je erop vertrouwen dat alles goed geregeld wordt en jij er als werkgever geen dagtaak aan hebt. En besluit je als werkgever om over te stappen naar BeFrank, dan is het onze missie om je zoveel mogelijk te ontzorgen. We maken dit proces in ieder geval zo gemakkelijk mogelijk. Het gemak van een goede pensioenregeling geldt dus niet alleen voor werknemers, maar zeker ook voor de werkgever.”

Waar kun je als werkgever tegenaan lopen?

“We zien toch wel met enige regelmaat dat de administratie bij een oude pensioenuitvoerder beter had gekund. Dat levert bij het switchen dan behoorlijk wat extra gedoe op. Zorg er dus voor dat je die administratie goed controleert. Kloppen de gegevens, aanspraken, premies en beleggingen? Wijzigingen die niet goed verwerkt blijken te zijn, kunnen onder meer voor de werknemer gevolgen hebben. Dat iemand niet krijgt waar hij of zij recht op heeft bijvoorbeeld. Dat soort situaties wil je als goede werkgever liever voorkomen.”

En dan nog dit…

“Bij BeFrank ligt het verlengingspercentage op meer dan 95 procent, dat is uitzonderlijk hoog. Wat mij betreft is dat het beste bewijs dat werkgevers erg blij zijn met onze diensten. We doen erg veel aan het activeren van deelnemers. En dat werkt. We spreken vaak af dat minimaal 70 procent van de werknemers inlogt op het portaal. Dat wordt eigenlijk altijd gehaald. En daar is de werkgever ook blij mee.”

*Middelloonregeling De premie en de hoogte van het pensioeninkomen worden bepaald door het loon, de periode die iemand in dienst is en het jaarlijkse opbouwpercentage.
Beschikbare premieregeling De premie geldt als basis voor het pensioenkapitaal. Hoeveel pensioen er uiteindelijk wordt opgebouwd, staat van tevoren niet vast.