Zo laat je iedereen z’n eigen device kiezen – overzichtelijk en zonder al te veel kosten: een stappenplan voor een CYOD-strategie

Steven (rechts op foto): “Ongeveer drie jaar geleden hebben we voor het eerst ons concept gelanceerd. We merkten aan onze medewerkers dat ze niet allemaal even tevreden waren over de MacBook Pro waarmee ze werkten. Op dat moment kreeg iedereen dezelfde laptop, met dezelfde hoeveelheid opslag en werkgeheugen én allemaal in dezelfde kleur. Sommige collega’s hadden bijvoorbeeld continu last van een volle harde schijf en voor anderen was de laptop niet snel genoeg voor de veeleisende programma’s die ze gebruiken. Ook kregen we steeds vaker aanvragen voor speciale accessoires. Want ja, ook daarvan kreeg iedereen precies hetzelfde. Als laatste vertelden we aan onze klanten dat een Choose Your Own Device-strategie een goede strategie is om te hanteren, terwijl we het zelf niet faciliteerden. Dat is natuurlijk gek.”

‘Er bleken best veel verschillende, ver uit elkaar liggende wensen en eisen te zijn. Daarom hebben we per afdeling en functie een budget vastgesteld’

Inventariseren van de wensen

“Om een keuzestrategie op te kunnen zetten, moet je eerst weten wat de wensen van medewerkers nu eigenlijk zijn. Met een pilotgroep hebben we dat geïnventariseerd en hieruit bleek dat er best veel verschillende wensen en eisen zijn, die ook nog eens erg ver uit elkaar liggen. Daarom hebben we per afdeling en functie een budget vastgesteld. Sommige afdelingen of medewerkers hebben uiteindelijk toch een veel sterker device nodig dan anderen en daarom zit hier dus verschil in. Op deze manier hebben collega’s de ruimste keuze, terwijl we wel binnen budget blijven. Medewerkers kunnen hardware en accessoires bestellen tot het budget dat voor hen geldt. Zo kan iedereen precies de devices kiezen die ze willen”, aldus Hans (foto).

Regels

Uiteraard zijn er ook een aantal regels. Zo moet men drie jaar met de laptop doen en twee jaar met de gekozen telefoon. Ook moet het device waarop je wil werken draagbaar zijn om thuiswerken te faciliteren. “Als laatste kun je bij ons alleen kiezen voor Apple devices en accessoires die wij zelf in het assortiment hebben. We zijn immers volledig gefocust op Apple”, vult Steven aan.

Naast devices ook kleding

“Na verloop van tijd is het keuzeprogramma uitgegroeid met onze eigen lijn van werkkleding, op aanvraag van een aantal collega’s. Als onze mensen bij een klant op locatie werken, dan willen ze graag goed herkenbaar zijn. We zijn hiervoor op zoek gegaan naar een kwalitatieve kledingleverancier en hebben een ruime voorselectie gemaakt. Omdat de kleding bedrukt wordt, is het lastig om het volledige assortiment aan te bieden als keuze. Collega’s kunnen dan weer, net zoals bij de hardware, voor een bepaald budget kleding bestellen in Pro Warehouse-stijl. Dit kan op twee momenten. Vlak voor de zomer en voor de winter”, vertelt Hans. “Dit is erg goed ontvangen en we krijgen regelmatig vragen voor nieuwe kleding of andere items. Ook hierin liggen de wensen van de verschillende medewerkers soms ver uit elkaar.”

‘Medewerkers kunnen een bureaustoel uitzoeken, monitors, keyboard en andere hardware. En we geven een bijdrage voor een (sta-zit)bureau voor thuis’

Faciliteiten voor thuis

Steven: “Sinds een paar jaar is het ook bij ons mogelijk om thuis te werken. Na de verplichte lockdowns hebben we deze mogelijkheid gewoon doorgezet. We merkten namelijk dat collega’s hierdoor meer vrijheid ervaarden en werkzaamheden beter konden indelen, zonder in te leveren op kwaliteit. Bij thuiswerken is het natuurlijk belangrijk dat je de juiste devices hebt, maar bijvoorbeeld ook dat je een goede ergonomische houding hebt, net als op kantoor. Om dit goed te faciliteren, bieden we een aantal opties aan. Zo kunnen medewerkers een goede bureaustoel uitzoeken, leveren we monitors, keyboards en andere hardware én we geven een bijdrage voor een (sta-zit) bureau voor thuis.” 

Veel positieve reacties

“We hebben veel positieve reacties ontvangen van collega’s over het keuzeprogramma”, zegt Hans. “Ze zijn zeer te spreken over de mogelijkheid om precies die devices te kunnen kiezen die hun werk makkelijker maakt. We zien bijvoorbeeld ook dat veel mensen ervoor kiezen om een MacBook Pro te combineren met een iPad Pro. Dat is natuurlijk ideaal als je veel onderweg bent of veel stukken door moet lezen.”

“De implementatie was in ons geval eenvoudig”, vult Steven aan. “Voor het beheer van de devices hoefden we bijvoorbeeld niks aan te passen, omdat iedereen hetzelfde besturingssysteem bleef gebruiken. Maar eigenlijk maakt dat niet veel uit, ook binnen andere omgevingen zijn Apple devices eenvoudig te integreren.”