Werkgever in 2021: andere kijk op arbeidsvoorwaarden en vergoedingen

Dit blijkt uit een analyse van HR- en salarisdienstverlener ADP, die jaarlijks de belangrijkste wijzigingen voor werkgevers op een rij zet.

Gevolgen coronacrisis voor kostenvergoedingen

De coronacrisis heeft de manier van werken en reizen ingrijpend veranderd. Dit heeft in 2021 gevolgen voor een aantal vergoedingen, zoals de reiskostenvergoeding. In 2020 mochten werkgevers een vaste reiskostenvergoeding nog gewoon onbelast uitbetalen ondanks de oproep om zoveel mogelijk thuis te werken. Deze regeling zou per 1 januari 2021 vervallen, maar is op het laatste moment alsnog verlengd tot 1 februari 2021. Vanaf het moment dat de tijdelijke regeling echt vervalt, krijgen werkgevers weer te maken met de normale fiscale regels rondom reiskostenvergoedingen. Deze bepalen dat je altijd 214 dagen mag vergoeden aan werknemers die tenminste 128 dagen per jaar naar dezelfde werkplek reizen. Omstandigheden als een lockdown maken het in de huidige situatie extra lastig om in te schatten of die 128 dagen ook haalbaar zijn. Vroegtijdig beslissen hoeveel dagen medewerkers komend jaar gemiddeld naar kantoor reizen, is vanwege de huidige onzekerheid waarschijnlijk moeilijk te bepalen. Werkgevers kunnen er beter voor kiezen om uit te gaan van de werkelijke reisdagen naar het werk. Deze dagen kunnen zonder meer vergoed worden tegen 0,19 euro per kilometer. Als blijkt dat de werkelijke reisdagen boven de 128 dagen uitkomen, kan alsnog worden uitgegaan van de toegestane 214 dagen. Veel werkgevers zullen hun reiskostenregeling moeten aanpassen.

Thuiswerkvergoeding

Werkgevers moeten ook nagaan waarop hun overige periodieke kostenvergoedingen zijn gebaseerd. Volgens de wetgeving kunnen vergoedingen alleen onbelast blijven als een representatief onderzoek is uitgevoerd naar de werkelijke kosten. Steeds meer werknemers vragen om een thuiswerkvergoeding vanwege de extra kosten van koffie, thee, verwarming en elektriciteit. Betaalt een werkgever een thuiswerkvergoeding, dan moet de werkgever deze of belasten bij de werknemer of aanmerken als eindheffingsloon. In het laatste geval komt de vergoeding dan ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Omdat de werkgever arbo-technisch verantwoordelijk is voor een goede thuiswerkplek en werknemers hiervoor wettelijk geen kosten mogen maken, is het van belang dat werknemers altijd een factuur overleggen voor eventueel gemaakte arbo-kosten. In het kader van kostenspreiding is het voor werkgevers mogelijk om aanschafkosten van bijvoorbeeld een bureau of stoel over meerdere jaren te spreiden.

Vervroegde pensionering wordt aantrekkelijker

Als gevolg van het pensioenakkoord, is de regeling vervroegd uittreden (RVU) vanaf 1 januari 2021 aangepast. Daarmee wordt het voor werkgevers goedkoper om een medewerker vervroegd met pensioen te laten gaan. In het kort wat er verandert voor werkgevers:

• De mogelijkheid voor werknemers om vanaf 1-1-2022 bij ingang van het pensioen een bedrag ineens op te nemen tot 10% van de waarde van het pensioen.
• De RVU-heffing van 52% ten laste van werkgevers over een regeling voor vervroegde pensionering van een werknemer wordt tijdelijk versoepeld. De maatregel is bedoeld voor werknemers die door de stijgende AOW-leeftijd langer door moeten werken. Werkgevers krijgen in de jaren 2021 tot en met 2025 de mogelijkheid om werknemers een bedrag mee te geven ter overbrugging van de periode tot aan de AOW-leeftijd zonder dat de heffing van 52% hierover betaald moet worden. De uitkering mag niet eerder ingaan dan 36 maanden voor de AOW-leeftijd van de werknemer. De vrijstelling is in 2021 1.847 euro per maand. In totaal bedraagt de maximale vrijstelling in 2021 dus 66.492 euro. De werkgever mag een bedrag ineens of een periodieke uitkering geven. De werknemer betaalt zelf over de uitkering wel belasting.
• 2021 biedt ook een verruiming van de mogelijkheid tot verlofsparen. Met de voorgestelde wijziging van de bepaling vindt een uitbreiding plaats van vijftig naar honderd weken.