De snelle veranderingen binnen het medialandschap vragen om een regelmatige evaluatie van de interne communicatie. Effectief intern communiceren wordt steeds meer een uitdaging; hoe zorg je dat collega’s jouw bericht zien tussen al die mails van buitenaf, en hoe ga je om met social media als LinkedIn, Facebook en Twitter? Netpresenter heeft vijf tips opgesteld voor een gezonde interne communicatie.
1. Houd de communicatie up-to-date:
Houd in de gaten welke media uw medewerkers gebruiken
Het mediaprofiel van uw medewerkers kan snel veranderen. Inventariseer dus regelmatig of uw communicatiestrategie nog aansluit bij wat uw medewerkers willen.
Zorg voor een eigentijdse look-en-feel
Evalueer regelmatig de huisstijl en kijk ook of deze nog aansluit bij de media die u inzet.
2. Zorg voor een goede verspreiding:
Stel vaste procedures op
Informeert u medewerkers over alles, of is er ook locatie/ afdelingspecifiek nieuws? Welke media zet u in bij wat voor soort nieuws? En wie is waarvoor (eind)verantwoordelijk en hoe moeten berichten er uit zien? Houd de procedures kort en krachtig.
Integreer verschillende media
Zorg dat medewerkers echt belangrijk nieuws overal zien terugkomen; op het intranet en screensaver, op grote schermen en in de interne nieuwsbrief.
Laat medewerkers aan het woord
Geef aan hoe medewerkers berichten kunnen aanleveren. Dit zorgt niet alleen voor minder werk terwijl u toch de eindregie houdt over de interne communicatie, maar vergroot ook de betrokkenheid van de medewerkers.
3. Zoek naar de juiste middelen
De meest populaire tools bij interne communicatie zijn e-mail en het intranet. E-mails worden echter vaak niet gelezen en bovendien is e-mail een serieuze productiviteitsremmer. Intranet is een goed medium met een zee van ruimte voor veel informatie. Maar kijk goed naar de doelgroep: welke media gebruiken ze? En pas daar uw communicatiemiddel op aan.
4. Voorkom irritatie met uw communicatie
Stoor mensen niet tijdens het werk
Gebruik de momenten dat medewerkers niet aan het werk zijn om hen te informeren. Gebruik storende media, zoals pop up-berichten, SMS, e-mail en MSN alleen bij echt urgente berichten;
Voorkom roddels en geruchten
Wanneer medewerkers niet tijdig worden geïnformeerd over corporate ontwikkelingen kan dit leiden tot het delen van (vaak gekleurde) meningen of zelfs roddels binnen het bedrijf.
Laat mensen zelf kiezen
Zorg dat mensen kunnen kiezen hoe ze informatie willen ontvangen.
5. Integreer interne en externe communicatie
Interne communicatie is geen eilandje. Sommige berichten kunnen immers ook interessant zijn voor klanten en relaties.
