Vergoeding woon-werkverkeer blijft onbelast

De maximale belastingvrije vergoeding voor zakelijke kilometers en voor woon-werkverkeer bedraagt € 0,19 per kilometer. Hoe de werknemer ook naar zijn werk gaat, de werkgever mag hem onbelast € 0,19 per kilometer vergoeden. Het gaat daarbij om de kilometers die afgelegd worden volgens de meest gebruikelijk route van de woonplaats naar het werk. Eventuele omrijkilometers die om privéredenen worden gereden, mogen niet onbelast verstrekt worden. Dit zijn bijvoorbeeld kilometers om een kind naar kinderopvang te brengen.

In de reiskostenregeling wordt geen onderscheid gemaakt tussen woon-werkverkeer en zakelijke reizen.

€ 0,19: forfaitair bedrag

De € 0,19 vergoeding per kilometer is een forfaitair bedrag. Werkgever en werknemer hoeven niet de werkelijke kosten van het vervoer aan te tonen. Het bedrag wordt geacht alle vaste en variabele kosten met betrekking tot het vervoer te omvatten. Het is dus niet mogelijk naast de vergoeding van € 0,19 per kilometer bepaalde kosten in verband met het gebruik van de auto of de fiets nog afzonderlijk belastingvrij te vergoeden. Vergoedingen voor reiskosten die de werkgever naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn loon.

In dit forfaitaire bedrag zitten dus ook de kosten voor parkeer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de eigen auto, voor extra benzineverbruik wegens het gebruik van een aanhangwagen of voor schade aan de auto.

Vergoedt de werkgever echter afzonderlijk parkeer-, veer- en tolgelden, dan is de belasting over deze vergoeding voor rekening van de werkgever (eindheffing). De vergoeding is voor de werknemer dan geen loon. De hierover door de werkgever betaalde loonheffing kan daarom niet worden verrekend met de aanslag inkomstenbelasting van de werknemer.

Vergoedt de werkgever voor zakelijke reizen (inclusief woon-werkverkeer) meer dan € 0,19 per kilometer, dan is het gedeelte van de vergoeding boven € 0,19 per kilometer belast.

Vaste reiskostenvergoeding

U mag werknemers met een vaste arbeidsplaats een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
• De werkgever gaat uit van 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met reisonderbrekingen voor bijvoorbeeld incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
• De werknemer reist op minstens (60 procent van 214 =) 128 dagen naar de vaste arbeidsplaats.

Praktische berekening vaste reiskostenvergoeding

De werkgever kan een werknemer die op minimaal 128 dagen (oftewel 60 procent) in een kalenderjaar naar zijn vaste werkplaats reist, een vaste reiskostenvergoeding op basis van ten hoogste 214 werkdagen (100 procent) uitbetalen.

De regeling betekent dat werknemers tot twee dagen per week thuis kunnen werken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Doordat werknemers op thuiswerkdagen geen reiskosten maken, moet dit een financiële stimulans zijn vaker thuis te werken, zodat daarmee een stukje van het fileprobleem wordt opgelost.

De regeling geldt bij een fulltime dienstverband en moet bij deeltijdwerken tijdsevenredig worden toegepast. Dit betekent dus dat in de volgende situaties het aantal dagen van ten hoogste 214 en 128 naar evenredigheid moet worden toegepast:

• De werknemer werkt op minder dan vijf dagen per week.
• Het dienstverband begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
• De reisafstand wijzigt door bijvoorbeeld een overplaatsing of een verhuizing.
• De werkgever zet de vaste reiskostenvergoeding stop.

Vraag en antwoord

Gelden voor een vaste reiskostenvergoeding dezelfde voorwaarden als voor andere vaste vergoedingen?

Ja. Dit betekent dus dat u de vergoeding moet specificeren naar aard en omvang van de kosten. Ook moet u rekening houden met vragen van de inspecteur om een steekproefsgewijs onderzoek onder uw werknemers te houden. Deze procedure geldt ook voor vergoedingen die op basis van een cao worden vastgesteld.