De wetgever staat toe bovenwettelijke vakantiedagen tijdens het dienstverband af te kopen (artikel 7:640 lid 2 BW).
Dit kan voor interessant zijn om bijvoorbeeld een stuwmeer van vakantiedagen en de daaruit voortvloeiende voorziening op de balans af te bouwen. Aan de andere kant betekent uitbetaling voor de werkgever vaak een extra kostenpost. Dit is vooral het geval als het uitbetalen van de extra tijd niet tot een verhoging van de productiviteit leidt.
Afkoop: tijdens dienstverband
Werkgever en werknemer kunnen schriftelijk overeenkomen dat bovenwettelijke vakantiedagen tijdens het dienstverband worden afgekocht (artikel 7:640 lid 2 BW). Dit is niet toegestaan voor de wettelijke minimumvakantie van twintig dagen per jaar voor een fulltimer die vijf dagen per week werkt. Deze regel is er juist om werknemers te beschermen: ze hebben altijd recht op vier weken vakantie in natura zodat ze kunnen bijkomen van gedane arbeid, oftewel recupereren.
Afkoop: einde dienstverband
Het uitbetalen van vakantiedagen aan het einde van de arbeidsovereenkomst is toegestaan voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vrije dagen. Als de werknemer op dat moment nog een aantal vakantiedagen niet heeft opgenomen, mogen deze dagen worden uitbetaald. In overleg met de werknemer kan natuurlijk ook worden afgesproken dat de werknemer de nog openstaande dagen opneemt tijdens de opzegtermijn.
Conflicten
Vooral bij de beëindiging van het dienstverband komt het nog wel eens voor dat de werkgever en de werknemer het niet eens zijn over het aantal niet-opgenomen (dus nog uit te betalen) vakantiedagen. Impliciet twistpunt daarbij is de vraag of de daadwerkelijk genoten vakantiedagen ook als zodanig van het saldo van de werknemer zijn afgeboekt.
In de praktijk blijkt dat werknemers zelf hun saldo’s bijhouden. Dit kan goed gaan, maar kan helaas ook tot grote problemen leiden. Bij een conflict over het saldo vrije tijd is de werkgever verplicht de administratie van de genoten en openstaande vakantiedagen te overleggen en zo nodig te bewijzen wanneer de vakantieopname heeft plaatsgevonden.
De verdeling van de bewijslast hangt in belangrijke mate af van de manier waarop de werkgever de vakantiedagen geadministreerd heeft
De verdeling van de bewijslast hangt in belangrijke mate af van de manier waarop de werkgever de vakantiedagen geadministreerd heeft. Ook speelt mee in hoeverre en op welke gronden het door de werkgever overgelegde materiaal door de werknemer is betwist. De feitelijke omstandigheden spelen dus bij de bewijslastverdeling een grote rol.
De werkgever is wettelijk verplicht een deugdelijke administratie en registratie van het tegoed van de werknemer aan vakantieverlof bij te houden (artikel 7:641 lid 2 BW) (Ktr. Zwolle 25 juni 2024, ECLI:NL:RBOVE:2024:3412). In verband met het bepaalde in art. 7:641 lid 2 BW, zal de werkgever in beginsel zijn betwisting mede moeten motiveren aan de hand van de uit deze administratie blijkende gegevens die dan ook door de werkgever in het geding moeten worden gebracht (HR 12 september 2003, ECLI:NL:HR:2003:AF8560).
Dat de werkgever een deugdelijke uren- en vakantieregistratie moet bijhouden volgt ook uit artikel 4:3 lid 1 Arbeidstijdenwet (Atw). Laat hij dit na, dan loopt hij het risico dat bij een conflict over het tegoed aan vakantieverlof door de rechter wordt uitgegaan van de administratie van de werknemer. Die verplichting tot het bijhouden van een deugdelijke uren- en vakantieregistratie geldt overigens niet voor werknemers die minimaal driemaal het minimumloon verdienen (artikel 2.1:1 lid 1 sub a Arbeidstijdenbesluit).
Actuele jurisprudentie zorgt ervoor dat de interpretatie en toepassing van regels rondom ontslag, ontslagvergoedingen, het inhuren van zzp’ers en zieke medewerkers voortdurend veranderen. Deze live online masterclass brengt je in twee ochtenden weer helemaal up-to-date.
Zorg dus voor een sluitende, gedetailleerde administratie van de vakantietegoeden. Niet alleen om conflicten gemakkelijker op te lossen, maar ook om een adequate financiële reservering op de balans te kunnen zetten. Als de werkgever aan de werknemers inzage in de administratie van vakantierechten verschaft, kan deze er zeker van zijn dat de rechter hieraan bij een geschil grote waarde hecht.
Als de werknemer van mening is geen, te weinig of op de onjuiste manier vakantie te hebben gekregen, kan deze via de rechter schadevergoeding eisen. Tegenwoordig werken veel werkgevers met een geautomatiseerde verlofregistratie, waardoor het makkelijker is bij te houden wat er is opgenomen.
Inhoudingen op uitbetaalde vakantiedagen
Ook als vakantiedagen worden uitbetaald na beëindiging van het dienstverband, moeten hierover de normale inhoudingen plaatsvinden. Dit geldt zowel voor de loonheffingen als voor de premies voor de werknemersverzekeringen. Hierbij is niet van belang of de feitelijke betaling van de niet-opgenomen vakantiedagen plaatsvindt voor of na het einde van de arbeidsovereenkomst.
Loonwaarde vakantiedagen
Wat is nu de loonwaarde van een vakantiedag? De vergoeding voor niet genoten vakantiedagen moet gelijk zijn aan het bedrag van het laatstverdiende loon over de periode overeenkomstig de nog openstaande vakantie (artikel 7:641 BW). Dit betekent feitelijk niets anders dan dat één vakantiedag één dag loon waard is. Echter in de wet is niet expliciet gemaakt wat onder het ‘laatstverdiende loon’ moet worden verstaan. De Hoge Raad is van oordeel dat onder het laatstverdiende loon in de zin van artikel 7:641 BW worden verstaan: het gehele tussen werkgever en werknemer overeengekomen loon, dus inclusief eventuele emolumenten en vergoedingen waar de werknemer recht op heeft.
In de lagere rechtspraak is hier verder invulling aan gegeven. Het Europese Hof geeft aan dat het vakantieloon in beginsel gelijk moet staan aan het gebruikelijke arbeidsloon van een werknemer. Hiertoe behoort elke last die intrinsiek samenhangt met de uitvoering van de taken die de werknemer zijn opgedragen in zijn arbeidsovereenkomst en waarvoor hij een financiële vergoeding ontvangt.
Onregelmatigheidstoeslag
Concreet komt het er op neer dat een werknemer niet alleen recht heeft op het basissalaris vermeerderd met de vakantiebijslag maar dat het basissalaris ook vermeerderd dient te worden met een eventuele autovergoeding en met commissies. Zelfs de onregelmatigheidstoeslag (ktr. Utrecht 22 mei 2019, ECLI:NL:RBMNE:2019:2325) dient tijdens de vakantie te worden doorbetaald ook al is dit afwijkend van wat er in de toepasselijke cao, die bovendien kwalificeert als een standaard-cao, is bepaald.
Ook heeft de werknemer recht op vakantiebijslag over de vakantiedagen en op eventuele overige vaste emolumenten. Zo vallen de volgende componenten onder het loonbegrip voor wat betreft de vakantiedagen: basisloon + provisies + vakantietoeslag + 13e maand + winstdeling + persoonlijke toeslag + (niet-incidentele) bonus + ORT + regulier en significant overwerk.
Voor wat betreft dat laatste heeft de Hoge Raad uitgemaakt dat de overwerkvergoeding meetelt voor het loon dat tijdens de vakantie moet worden doorbetaald als: het overwerk behoort tot de werkzaamheden die de werknemer gewoonlijk verricht ter uitvoering arbeidsovereenkomst; én de overwerkvergoeding een significant deel uitmaakt van het loon (zie HR 27 september 2024, ECLI:NL:HR:2024:1320).
Soms wordt ook wel geoordeeld dat onder loon ook verstaan moet worden het werkgeversaandeel van de pensioenpremie
Soms wordt ook wel geoordeeld dat onder loon ook verstaan moet worden het werkgeversaandeel van de pensioenpremie. Dit met als overweging dat als de werknemer nog in dienst zou zijn geweest en de vakantiedagen had opgenomen, de werkgever tijdens deze periode het werkgeversdeel pensioenpremie zou hebben doorbetaald. Zie onder andere Ktr. Amsterdam 29 juni 2012, ECLI:NL:RBAMS:2012:BX1486, RAR 2012/137 en Gerechtshof Den Haag 28 januari 2014, ECLI:NL:GHDHA:2014:72.
Het gerechtshof Den Haag overwoog dat vaststaat dat de werkgever over het loon voor tijdens het dienstverband opgenomen vakantiedagen het werkgeversdeel van de pensioenpremie moet afdragen aan de pensioenuitvoerder. Dit betekent dat hij deze bijdrage ook verschuldigd is, voor niet-genoten vakantiedagen. Dat de pensioenpremie over de uit te betalen vakantiedagen wegens het geëindigd zijn van de dienstbetrekking niet meer kan worden afgedragen aan de pensioenuitvoerder, betekent niet dat de werkneemster in een financieel gunstiger positie wordt gebracht indien de premie aan haar wordt uitbetaald. De werkgever wordt hierdoor ook niet benadeeld. Voorts valt niet in te zien waarvoor deze hiervan zou moeten profiteren.
Verruim je kennis en inzicht in arbeidsovereenkomsten met deze geheel nieuwe online cursus. Onder leiding van arbeidsrechtexpert Petra Kroon krijg je alle tools in handen om efficiënt en doeltreffend arbeidsovereenkomsten op te stellen, te interpreteren en te wijzigen.
Toch lijkt er sprake te zijn van een kentering zo blijkt uit wat recentere jurisprudentie. Zo oordeelde het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden (Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 7 augustus 2018, ECLI:NL:GHARL:2018:7137 en gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 26 april 2016, ECLI:NL:GHARL:2016:3412) dat het werkgeversaandeel in de pensioenpremie niet tot het loon hoort.
Het werkgeversdeel van de pensioenpremie die voldaan wordt aan een bedrijfspensioenfonds, is een betaling aan een derde en is geen vergoeding die de werkgever aan de werknemers is verschuldigd. De werknemer heeft er wel recht op dat deze bijdrage wordt voldaan, maar heeft niet zelf recht op dit bedrag en kan het dan ook niet zelf voor andere doeleinden aanwenden.
In lijn met deze gedachtegang viel het werkgeversdeel destijds niet onder het in aanmerking te nemen loon bij de berekening van de ontslagvergoedingen op basis van de kantonrechtersformule en thans evenmin onder de definitie van loon in het besluit loonbegrip vergoeding aanzegtermijn en transitievergoeding. Dit aldus het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.
Verklaring uitbetaalde vakantiedagen
De werkgever is verplicht de werknemer een verklaring van uitbetaalde vakantiedagen mee te geven als er bij het einde van het dienstverband vakantiedagen zijn uitbetaald (artikel 7:641 lid 2 BW). De werknemer kan op basis van deze verklaring tegenover zijn volgende werkgever onbetaald verlof claimen. Hij heeft de dagen immers al door zijn vorige werkgever uitbetaald gekregen (artikel 7:641 lid 3 BW).
Van dit recht mag de werknemer ten opzichte van zijn nieuwe werkgever schriftelijk afzien, maar alleen voor zover er dagen zijn uitbetaald boven het wettelijke minimumaantal vakantiedagen. Een werknemer moet op jaarbasis ten minste vier maal het aantal dagen dat hij per week werkt, feitelijk aan vakantie kunnen genieten.
Voor een fulltimer die op vijf dagen per week werkzaam is, betekent dit twintig vakantiedagen per jaar. Daarom is het belangrijk in de verklaring te vermelden hoeveel vakantiedagen de werknemer in het lopende jaar al heeft opgenomen.
‘De werknemer kan op basis van deze verklaring tegenover de volgende werkgever onbetaald verlof claimen. Afwijken is mogelijk maar wel beperkt’
Afwijken is mogelijk
Bij schriftelijke overeenkomst mogen een werknemer en een werkgever afspreken dat er geen recht bestaat onbetaald verlof op te nemen voor de in het vorige dienstverband uitbetaalde dagen. Deze mogelijkheid is echter weer beperkt door de regel dat de (fulltime) werknemer per jaar ten minste twintig dagen feitelijke vakantie moet behouden (artikel 7:641 lid 4 BW). Als hij dus in het lopende jaar tijdens het voorgaande dienstverband slechts tien dagen vrij heeft gehad, houdt hij altijd het recht om tien dagen onbetaald verlof bij zijn nieuwe werkgever op te nemen.
Voorbeeld recht onbetaald verlof nieuwe werkgever
Jan, een fulltimer, heeft volgens zijn arbeidsovereenkomst recht op 26 vakantiedagen per jaar. Jan is per 1 juli 2025 uit dienst gegaan en had op dat moment pas vijf van de dertien dagen die hij inmiddels heeft opgebouwd, opgenomen. Hij krijgt de resterende acht dagen uitbetaald. Aansluitend treedt hij in dienst bij werkgever Pietersen. Jan heeft nu tegenover Pietersen recht op acht dagen onbetaald verlof.
Jan en Pietersen kunnen schriftelijk afspreken dat Jan die dagen niet zal opnemen, maar een dergelijke afspraak is alleen mogelijk voor de dagen boven het wettelijk minimum. Jan heeft wettelijk minimaal recht op tien vakantiedagen in het eerste halfjaar van 2025. Hij heeft er pas vijf opgenomen, dus hij houdt altijd recht op vijf dagen onbetaald verlof. De afspraak tussen Jan en Pietersen dat hij geen onbetaald verlof zal opnemen, kan dus alleen de resterende drie uitbetaalde dagen betreffen.
