Strijd tegen ongewenste uitstroom: week van de onboarding als kickstart

De zorgsector kampt al jaren met hoog personeelsverloop. Gekwalificeerd personeel is tegelijkertijd moeilijk te vinden. Ook Amarant worstelt met deze problematiek. Amarant is nog steeds goed in staat om veel nieuwe medewerkers aan te trekken (meer dan 700 in 2018), maar er stromen er ook weer veel uit. Om te zorgen dat de uitstroom daalt, organiseerde de afdeling HR begin dit jaar een boostcamp ‘Week van de onboarding’ voor een afvaardiging van alle intern betrokkenen. “Naast HR en recruitment, hebben we het dan over onze opleiders, managers, (senior) begeleiders, OR- en directieleden,” licht HR-adviseur Dorothé Verheijden toe. De aftrap op maandag werd in samenwerking met HR Academy ontwikkeld en vormde het theoretisch kader voor de rest van de week. Docenten Wenda Bolink en Camille van de Loo behandelden de verschillende fasen in de employee journey en het vormgeven van de Employee Value Proposition (EVP) van Amarant. Verheijden: “Dat heeft ons enorm vooruitgeholpen. De opgedane kennis hebben we meteen gebruikt in de andere dagen van die week. Met de deelnemende collega’s hebben we gewerkt aan het opstellen van een 100 dagen plan voor het ontwikkelen van ons nieuwe onboardingproces. Op onze eigen opleidingslocatie, de Amarant Academie, hebben we de hele week een lokaal vrijgehouden voor dit project.”

Vliegende start

Van Olphen vervolgt: “De dag na de kick-off hebben we onze Raad van Toezicht, de Centrale Cliëntenraad en de OR onze employee journey zelf laten ervaren. De feedback die dat heeft opgeleverd hebben we meegenomen in het plan.” Een belangrijke wens vanuit de organisatie was het invoeren van een buddy-systeem van speciaal daarvoor aangewezen persoonlijke begeleiders voor nieuwkomers. Van Olphen: “Al op de donderdag van de Week van de onboarding kregen we hiervoor akkoord vanuit de directie en RvB, naar aanleiding van een presentatie tijdens het directie-overleg!”

Met dit steuntje in de rug kon HR een vliegende start maken met de uitwerking van de plannen. Een belangrijke vernieuwing is dat de instroom voortaan op twee vaste momenten in de maand gaat plaatsvinden. “Hiermee kunnen we voor alle nieuwkomers een soepele onboarding garanderen,” legt Verheijden uit. “Bij de algemene introductie is altijd iemand van de Raad van Bestuur aanwezig om hen welkom te heten en in te wijden in de waarden van Amarant.”

HR-adviseur Dorothé Verheijden en Corporate Recruiter Lily van Olphen

Ogenschijnlijk simpele dingen

Ook de invoering van het buddy-systeem heeft vergaande én financiële consequenties. “Bij de planning calculeren we daarvoor standaard boventalligheid in, verdeeld over het programma,” legt Van Olphen uit. “De nieuwkomer én de buddy kunnen beiden niet productief meedraaien in de introductieperiode. Daar staat tegenover dat nieuwe medewerkers veel beter en sneller zijn ingewerkt, dus dat betaalt zich na de beginperiode snel terug.”
Soms zit het venijn juist in kleine en ogenschijnlijk simpele dingen. Van Olphen: “Neem nou het geautomatiseerd versturen van een welkomstkaart aan nieuwe medewerkers een week voordat ze beginnen. Een onderdeel van de pre-boarding. Maar om dit praktisch in een werkbare flow onder te brengen… Dat valt nog niet mee.”

Draagvlak vasthouden

Van Olphen en Verheijden vinden het ook belangrijk dat de betrokkenheid van alle collega’s bij het onboardingproces groot blijft. “De Week van de onboarding is heel positief ontvangen,” vertelt Verheijden. “Maar je moet wel voor opvolging zorgen om het draagvlak voor de nieuwe aanpak vast te houden. Hiervoor is een speciale klankbordgroep – bestaande uit deelnemers van de Week van onboarding – in het leven geroepen. Hierin praten we iedereen bij over alle genomen besluiten en getroffen maatregelen. Die groep gaat het nieuwe onboardingproces monitoren en – waar nodig – bijsturen. En met ingang van 1 november starten we voor het eerst met de algemene introductie van nieuwe medewerkers, die dus voortaan twee keer per maand op vaste data zal plaatsvinden.”
Van Olphen vult aan: “Naast die algemene introductie krijgt iedere medewerker natuurlijk ook een apart scholingsprogramma. We hebben hiervoor een eigen Amarant Academie, waarin we veel gebruik maken van e-learning. Dit moet dus ook allemaal meegenomen worden in de planning van die eerste 100 dagen van de onboarding.”

Verloopcijfers

Het komt er dus in de praktijk op neer dat het 100 dagen onboarding plan een eigen variant krijgt per zorgdivisie. “Naast een eigen opleidingsprogramma hebben we het hier ook over het ter beschikking stellen van bedrijfsmiddelen en de toegang tot uiteenlopende systemen,” aldus Van Olphen. Over de verdere invulling van de onboarding worden momenteel nog diverse zaken uitgewerkt, zoals een terugkomdag speciaal voor nieuwe instromers. “Ook experimenteren we nog met een welkomst-app bij twee divisies. Na de pilot evalueren we of we die verder gaan uitrollen.”

Het uiteindelijke doel van Amarant is om de ongewenste uitstroom met zo’n 10 procent terug te dringen. Van Olphen en Verheijden zijn er heilig van overtuigd dat investeren in goede onboarding gaat bijdragen aan de retentie van personeel. “Een warm welkom gecombineerd met een opleidingsprogramma op maat, zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller en beter een bijdrage kunnen leveren vanuit hun nieuwe rol. Wat weer bijdraagt aan hun werkplezier,” aldus van Olphen. Verheijden: “En dat voorkomt verzuim en voortijdig vertrek van nieuwe instromers. We zien natuurlijk pas in de loop van volgend jaar of de verloopcijfers omlaag gaan door onze nieuwe aanpak, maar we hebben er alle vertrouwen in!”

Amarant

Zorginstelling Amarant helpt vanuit 400 locaties door heel Noord-Brabant mensen met een verstandelijke beperking, autisme of hersenletsel. Ze doen dit met ruim 5100 medewerkers door het aanbieden van uiteenlopende diensten, van zorg, behandeling en dagbesteding tot (begeleid) wonen aan ruim 6000 cliënten. Amarant beschikt over een eigen leercentrum: de Amarant Academie. Hier kunnen (nieuwe) medewerkers een training op maat volgen.
In de huidige arbeidsmarkt (zeker in de zorg) is het een uitdaging om nieuwe medewerkers langer dan 1 tot 3 jaar binnen boord te houden. Doel van de nieuwe onboarding-aanpak bij Amarant is om de ongewenste uitstroom met 10 procent terug te dringen. De ‘Week van de onboarding’ die HR organiseerde begin dit jaar was het startsein voor een uniforme employee journey, van pre-boarding en onboarding tot ontwikkeling en het uitdragen van de kernwaarden van Amarant.