Sluit de arbeidsovereenkomst aan bij de employee experience?

In mijn arbeidsrechtpraktijk zie ik dagelijks arbeidsovereenkomsten voorbijkomen. In veel gevallen trekt de werkgever een gedateerd standaardcontract uit de spreekwoordelijke lade. En geloof me, dit gebeurt zelfs terwijl er al wel eens een update is gedaan! Oude modellen blijven rondzwerven.

Beetje schamen

Alleen…. je wilt als werkgever natuurlijk geen fouten in je contract hebben staan. Wet- en regelgeving wijzigt vaak en de modelovereenkomsten veranderen niet altijd direct mee. Ik hoor regelmatig HR-managers zeggen dat ze zich eigenlijk een beetje schamen om het contract te overhandigen. Dat is zonde.

De meeste arbeidsovereenkomsten zijn te lang. Ze zitten vol complexe, juridische, zinnen, lastige woorden en vaktaal. Ze zijn niet fijn om te lezen en zijn weinig aansprekend. Dit roept de vraag op of ze überhaupt wel worden gelezen én begrepen door de werknemer. En ook roept het de vraag op: wat straal je eigenlijk uit met een stoffig contract?

Past dat wel bij hoe je je als modern bedrijf profileert? Past het bij wat je vertelt in je wervende vacatureteksten of tijdens het selectietraject? Sluit het aan bij je overige documenten, je website? In veel gevallen is dat helaas niet (meer) het geval. En dat doet de employee experience geen goed.

Wel duidelijk en prettig leesbaar

Bij AWVN hebben we veel ervaring met de modernisering van grote juridische contracten, zoals cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen. Soms plaatsen we de nieuwe teksten zelfs in een handige (cao-)app. Werkgevers zijn blij met dit soort opfrisbeurten. Hun werknemers ook. Zo kunnen zij snel terugvinden wat hun rechten en plichten zijn.

De teksten zijn helder, begrijpelijk en maar voor één uitleg vatbaar. Dat is wat je wilt als werkgever, maar ook als werknemer. Het ontlast HR en leidinggevenden. Zij krijgen minder vragen. Toch pasten we zo’n moderniseringsslag nog niet automatisch toe op een op zichzelf vrij simpel basisdocument als de arbeidsovereenkomst. Dat moest anders vond ik.

Met een aantal collega’s ben ik gaan kijken hoe het anders kan en wat werkgevers willen. We merkten dat het idee werkgevers aansprak. Veel HR-afdelingen hebben al langer het idee dat ze iets willen met hun standaarddocumenten. Door drukte of andere prioriteiten komt het er niet altijd van hier een start mee te maken. Dan komen wij in beeld.

Missie en visie

We hebben een aantal basisvarianten ontwikkeld vanuit het idee dat elk bedrijf anders is qua cultuur, waarden en normen, huisstijl enzovoort. Ook aspecten als missie en visie zijn relevant, en of een bedrijf opereert in een internationale context. Wat wil je je mensen hierover meegeven vanaf de start? Is veiligheid belangrijk of diversiteit?

Of wil je de nadruk leggen op eigenaarschap en ontwikkeling? Wat wil je als bedrijf vooropstellen? Wat doe je als onderneming en hoe doe je dat? Wat biedt je mensen in dat verband, maar ook: wat mag je van hen verwachten qua inzet en gedrag? Het is mooi én nuttig dit soort zaken en de wederkerigheid terug te laten komen in je startdocument.

Een arbeidsovereenkomst is immers de start van een relatie met verplichtingen en verwachtingen over en weer. Je kunt er altijd weer naar verwijzen: wat was ook alweer de insteek toen we met elkaar begonnen?

Het mag ook fijn zijn om je nieuwe overeenkomst in ontvangst te nemen. Vergeet niet, de ondertekening van een overeenkomst is een formeel én feestelijk moment. Niet zelden gaat de nieuwe werknemer ’s avonds de ondertekening thuis vieren. Yes, het contract is binnen. Ik heb die baan!

Vier hoofdvarianten

Zo veel mensen, zoveel smaken. Het is maatwerk. Belangrijk is dat het contract past bij het bedrijf. Bedrijfsspecifieke kenmerken wil je terugzien. We onderscheiden bij AWVN vier hoofdvarianten. In een schets zien die er zo uit. Is er al een variant bij die je direct aanspreekt?

In het kort komt het hierop neer:

• Variant 1 is traditioneel voor wat betreft de opbouw, maar op taal is opgefrist. Kortere zinnen, actieve formuleringen. Geen onnodig ingewikkelde woorden of vaktaal.
• Variant 2 is korter. Alles wat niet per se nodig is, is geschrapt. Denk bijvoorbeeld aan wetteksten die nu vaak onnodig worden herhaald in een arbeidsovereenkomst en de contracten onderhoudsgevoeliger maken. De nadruk ligt op dat wat het belangrijkst wordt gevonden én de samenwerking tussen partijen. Alle overige bepalingen zijn naar achteren verplaatst. Denk aan een bepaling over ontslag. Het komt tenslotte wat gek over als je zegt: welkom nieuwe collega, als we van je af willen, dan doen we dat zo.
• Variant 3 is er een waarin we werken met visuele elementen zoals foto’s, kleuren, symbolen. Er is nog meer aandacht voor de medewerkersbeleving en cultuur. We merken dat dit veel bedrijven én hun medewerkers aanspreekt.
• Variant 4 gaat veel verder en ziet er voor wat betreft de vorm totaal anders uit dat de standaard overeenkomsten zoals we die nog steeds veel voorbij zien komen. Hippe teksten, sterk visueel ingestoken. Hoewel veel werkgevers dit leuk vinden, is het niet passend voor elke onderneming.

People & culture-afdeling

Ten aanzien van taal, stijl en inhoud zijn er veel keuzes te maken. Geen one size fits all dus. De keuze is aan de werkgever. Als er een people & culture-afdeling is binnen de organisatie, dan is dat de afdeling bij uitstek om mee te laten denken. En denk ook eens aan het vragen van feedback aan een aantal verschillende medewerkers. Wat vinden ze? Worden ze er blij van? Wat willen ze toevoegen of missen ze misschien iets?

Klare taal is niet hetzelfde als kinderachtig. Door te schrijven in heldere bewoordingen, lezen teksten fijner en kun je snel tot je nemen wat er staat. Dit geldt zowel voor personen die minder sterk zijn in taal als voor hoogopgeleide personen.

Heldere teksten lezen bijvoorbeeld ook prettiger op een mobiele telefoon of op een andere manier online. Het is niet voor niets dat de overheid kiest voor teksten op B1 niveau. En in wereld die steeds digitaler is, ook waar het HR betreft, is dat handig.

Hoe pak je dit aan?

• Pak de bestaande modelovereenkomsten erbij: wat vinden jullie daarvan?
• Bestudeer de schetsen van de vier basisvarianten: hoe ver zou je willen gaan?
• Bespreek met het HR- of people & culture-team wat de wensen zijn en wat voor de organisatie echt belangrijk is;
• Sluit aan bij de huisregels voor vormgeving, taal- en kleurgebruik en dergelijke en zet indien aanwezig de huisvormgever in;
• Herschrijf de documenten en laat ze juridisch toetsen of geef het uit handen aan een deskundige voor een pasklare en juridisch correcte maatwerkoplossing;
• Laat het concept door een aantal stakeholders lezen;
• Verwerk de eventuele feedback en lanceer het document!

Zijn er dan nog aandachtspunten? Jazeker!

Uiteraard is een arbeidsovereenkomst een juridisch contract. Dat moet kloppen. Bovendien rust er op de werkgever een informatieplicht. De wet geeft aan welke informatie je minimaal moet verstrekken aan de werknemer. Hoewel een arbeidsovereenkomst ook mondeling kan worden gesloten, moet je sommige zaken schriftelijk vastleggen richting de werknemer. Hij of zij moet die informatie ook kunnen begrijpen. Dit betekent dat je soms een vertaling moet bijvoegen. In elk geval is heldere taal belangrijk.

Uiteraard mogen de bepalingen niet in strijd zijn met dwingende wetsbepalingen. Verder zijn er bedingen die je schriftelijk moet overeenkomen als je wilt dat ze geldig zijn en je er een beroep wilt kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan een proeftijdbeding of een concurrentie- of relatiebeding met een boeteclausule en de motivering die daarbij hoort.

Wat te doen met zittend personeel?

Als personeel al in dienst is, hoef je ze geen nieuwe overeenkomst te geven. Dat zou onnodig werk opleveren. Als je dat wilt, kun je die werknemers natuurlijk wel vragen of ze het leuk zouden vinden een gemoderniseerde versie te ontvangen. Overweeg om ze een keuze te geven. Over medewerkersbeleving gesproken!

Let er dan wel op dat er in hun individuele arbeidsovereenkomst mogelijk bijzondere afspraken staan die misschien ook moeten terug keren in de nieuwe overeenkomst. Pas ook op met beperkende bedingen zoals het hierboven genoemde concurrentiebeding- of relatiebeding. Als een dergelijk beding in het nieuwe standaardmodel niet staat, maar wel in de oude overeenkomst van de werknemer, zul je die moeten toevoegen in de nieuwe versie om de werknemer te binden. Doe je dan niet en de werknemer tekent het nieuwe contract, dan kan je aan het oude beding in principe geen rechten meer ontlenen. Vergeet ook niet het boetebeding weer op te nemen!

Soms is het dus beter om voor zittend personeel de oude overeenkomsten te handhaven en alleen nieuw personeel een moderne arbeidsovereenkomst te geven. Als je de tijdelijke arbeidsovereenkomst van een werknemer verlengt, is overstappen naar een moderne arbeidsovereenkomst vaak wel een optie. Overleg met een deskundige wat in jullie geval handig is.

Er zijn dus vele mogelijkheden, maar alle varianten op de moderne arbeidsovereenkomst zijn geënt op dezelfde uitgangspunten:

• kort en bondig – klare, actieve taal en dus begrijpelijk
• juridisch waterdicht, in lijn met de laatste wet- en regelgeving
• aantrekkelijk vormgegeven, eventueel met visuele ondersteuning
• sluit aan bij de bedrijfscultuur en HR-beleid
• duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen
• doet recht aan de huidige kijk op onboarding en beleving van nieuwe medewerkers.