Weet u dat u dit jaar, als u ten minste nog gebruikmaakt van de overgangsregeling, € 454 per medewerker belastingvrij aan een dergelijk feest mag besteden? Voorwaarde is dan wel dat u deze vrijstelling nog niet voor andere personeelsactiviteiten hebt benut.
Let op
Als u de werkkostenregeling (WKR) al toepast, dan valt het feest in de vrije ruimte.
Oude regime verstrekkingen en vergoedingen
Geeft u een Sinterklaas- of kerstfeest dan moet het feest open staan voor 75 procent van uw werknemers (van die afdeling of vestiging). Het maakt dan niet uit of maar 20 procent verschijnt. De kosten van het feest en de cadeaus zijn van de fiscale winst aftrekbaar. Het kan zijn dat een onderdeel een beloning voor de werknemer is, hierover zouden normaliter loonheffingen verschuldigd zijn.
Het maximum dat u mag besteden aan personeelsfeesten- en reizen bedraagt per kalenderjaar € 454. Als de kosten hoger uitvallen moet u het meerdere op reguliere wijze verlonen. Of, als dit fiscaal mogelijk is, kunt u gebruikmaken van de eindheffing.
Let op
Cadeaus vallen niet onder de hier genoemde vrijstelling van € 454, maar kunnen, als u de eindheffingsmogelijkheden nog niet geheel benut hebt hierin ondergebracht worden. Dit is in ieder geval sympathieker, dan de verschuldigde loonheffingen via de loonstrook zichtbaar voor uw medewerker te laten lopen.
Let op
Als de personeelsreis of het -feest een onvoldoende gezamenlijk karakter heeft of openstaat voor minder dan driekwart van de werknemers, moet deze worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer.
Sinterklaascadeau of kerstpakket
U kunt op een fiscaalvriendelijke wijze geschenken in natura aan uw werknemers geven. Voor deze regeling is niet vereist dat u de geschenken geeft ter gelegenheid van een feestdag. Als de waarde van het geschenk of de geschenken (geen geld) maximaal € 70 (inclusief btw) per kalenderjaar bedraagt, mag hierover 20 procent eindheffing worden toegepast. Premies werknemersverzekeringen en ZVW hoeft u binnen deze regeling niet in te houden en af te dragen.
Als de totale waarde meer dan € 70 bedraagt, kunt u ook over het meerdere de loonheffing voor uw rekening nemen door eindheffing volgens het gebruteerde tabeltarief af te dragen. Dit kan zolang de economische waarde van het geschenk (inclusief btw) in natura minder is dan € 136 per verstrekking en in totaal maximaal € 272 per jaar. Verstrekkingen waarvan de waarde hoger is dan € 136 kunt u eventueel tot een bedrag van € 200 per werknemer/per maand als bovenmatige verstrekking in de eindheffing betrekken. Hiervoor geldt eveneens het gebruteerde tabeltarief. Van deze eindheffingsmogelijkheid kunt u ook gebruik maken voor zover het totaal van de verstrekkingen hoger is dan € 272.
Let op
Voor de omzetbelasting geldt géén faciliteit. De btw op de kosten van het feest kan vanwege het BUA (het Besluit Uitsluiting Aftrek) niet als voorbelasting in aftrek worden gebracht, als de kosten van deze en andere personeelsvoorzieningen per werknemer per jaar uitkomen boven de € 227 (exclusief btw).
Personeelsfeest en WKR
Als u de werkkostenregeling al toepast, valt het personeelsfeest (of de personeelsreis) in de algemene vrije ruimte (1,4 procent van de totale loonsom). U moet het feest waarderen op de waarde in het economisch verkeer (staat meestal gelijk aan de factuurwaarde). Vervolgens kan de vastgestelde waarde in de loonadministratie worden verwerkt door deze:
- tot het loon van de werknemer te rekenen, eventueel na brutering; of
- aan te wijzen als werkkosten waardoor de waarde ten laste van de vrije ruimte komt of – bij overschrijding hiervan – tot 80 procent eindheffing leidt.
Let op
Als de vrije ruimte van 1,4 procent al bomvol zit met kostenvergoedingen waar u niet onderuit komt, dan wordt een feest wel heel duur. U kunt dan een Sinterklaascadeau of een kerstpakket overwegen, maar ook dat kan zeer kostbaar zijn. Met de nieuwe eindheffing van 80 procent kost een cadeau/pakket ter waarde van € 40 u in werkelijkheid € 72. En voor een feestavond met het voltallige personeel die € 5.000 kost, moet u rond € 9.000 betalen.
