Als vormen van aanvaardbaar bewijs fungeren een sluitende kilometeradministratie/rittenadministratie, een schriftelijke afspraak tussen werkgever en werknemer in de vorm van een ‘verbod privégebruik bestelauto’ of een ‘verklaring geen privégebruik’ van de werknemer. Uw werknemer kan vanaf nu volstaan met een vereenvoudigde rittenadministratie. Uiteindelijk bepaalt u als werkgever of de bijtelling moet plaatsvinden in de loonadministratie.
Vereenvoudigde rittenregistratie
De Belastingdienst heeft met diverse (ondernemings)organisaties een akkoord gesloten over de vereenvoudigde rittenregistratie. Uitgangspunt is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar dat de werknemer niet meer alle ritinformatie op het registratieformulier hoeft te vermelden, zolang de informatie (zakelijke adressen) maar uit de administratie van het bedrijf kan worden gehaald.
Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:
- de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
- privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
- de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie vermeldt.
Tip
De werknemer hoeft dus in de vereenvoudigde rittenregistratie niet langer zakelijke ritten afzonderlijk te vermelden. Immers in de (project)administratie van de werkgever zijn de zakelijke adressen die de werknemer heeft bezocht, al aanwezig.
Voorbeeld afspraak tussen werknemer en werkgever
Hier kunt u een voorbeeldafspraak tussen de werkgever en de werknemer over vereenvoudigde rittenregistraties voor bestelauto’s downloaden.
Tip
U kunt ook een eigen (afwijkende) afspraak maken met de werknemer over de vereenvoudigde rittenregistratie. Het ten zeerste aan te raden deze afspraak vooraf ter goedkeuring aan de belastingdienst voor te leggen. U moet daarbij duidelijk aangeven waar de afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak.
