Mobiele telefoniebeleid in 6 vragen (en antwoorden)

Medewerkers anno nu groeiden op met een mobile device in hun hand, en zijn als gevolg hiervan vertrouwd met Het Nieuwe Werken. En hoe: men werkt anyplace, anytime, anywhere. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat dit tevreden en betrokken medewerkers oplevert, die wél een kader nodig hebben om passend met deze nieuw verworven vrijheid om te gaan.

Een helder mobiele telefonie beleid brengt balans tussen enerzijds flexibiliteit en anderzijds veiligheid, kosten en continuïteit. Start dus vandaag nog met de opzet van dit beleid binnen uw organisatie. De 6 meestgestelde vragen uit de dagelijkse praktijk mét antwoorden voor een gegarandeerd succesvolle introductie van uw mobiele telefoniebeleid:

1. Wat staat er in een beleid over mobiele telefonie?

Elk beleid bevat dezelfde basiselementen, zo wordt vastgelegd wat er onder acceptabel gebruik wordt verstaan. Mogen er bijvoorbeeld games gedownload worden? En hoe zit het met de inzet van de mobiele telefoon als navigatiesysteem? Maak ook afspraken rondom beveiliging. Concreet: maak het instellen van een vergrendeling verplicht om misbruik door derden te voorkomen. Beschrijf ook het declaratiebeleid. Wordt bijvoorbeeld bellen in het buitenland vergoed? En zo ja, tot hoeveel dan? En op welke manier kan het personeel declareren? Maar het belangrijkste is duidelijk communiceren over de doelstelling van het beleid: zonder helderheid over het nut van de doelstelling is er geen commitment op naleving.

2. Wie gaat dat beleid ook echt lezen?

Het lezen van beleidsstukken is niet ieders meest favoriete bezigheid. Houd het daarom compact en stel een  document met eenvoudige gedragsregels op in plaats van een moeilijk leesbaar beleidsstuk. Laat verder elke medewerker die beschikt over een mobiele telefoon van de zaak,  deze gedragsregels voor gezien tekenen. Dit kan eenvoudig door het documentje te integreren in het leveringsproces van de telefoon. Zorg er daarnaast voor dat de regels eenvoudig vindbaar zijn op het intranet van uw organisatie.

3. Het opstellen van dat beleid is toch écht een HR-taak?

Het onderwerp heeft inderdaad volop raakvlakken met personeel. Maar ook met ICT en facility. In de praktijk zal ICT of de facilitaire afdeling het voortouw nemen, maar HR zal uiteindelijk de gedragsregels moeten opstellen. En vergeet vooral niet de gebruikers zelf er bij te betrekken: zij zijn prima in staat om aan te geven wat wél of juist niet werkt. Samenwerking pur sang wat ons betreft.

4. Ik werk al met MDM en/of Telecom Expense Management, heb ik dan nog wel een apart telefoniebeleid nodig?

Mobile Device Management is essentieel binnen uw mobiele infrastructuur. En dat geldt ook voor Telecom Expense Management (TEM), waarbij de mobiele gebruikerskosten worden geregistreerd, gerapporteerd en administratief verwerkt. Toch is beleid de basis. Stelt u zich de volgende situatie voor: een medewerker probeert een game te downloaden. Uw bedrijf blokkeert dit preventief binnen MDM. Zonder mobiele telefonie beleid weet de medewerker dit niet, en deze valt daarom onnodig de helpdesk lastig. En wat te denken van die collega die volop 0900-nummers belt, maar aan wie nooit is verteld dat dit niet is toegestaan. Deze medewerker wacht een onaangename verrassing als hij (dankzij de kostensplitsing zakelijk – privé binnen TEM) mogelijk doorbelast wordt voor de extra kosten. Resultaat? Een gefrustreerde medewerker en aangetaste werksfeer. U begrijpt het al: gedragsregels bieden uitkomst.

5. Bij ons geldt BYOD, is een mobiele telefoniebeleid dan niet overbodig?

Bring Your Own Device (BYOD) is een trend die steeds verder doorzet. En natuurlijk, dit principe heeft veel voordelen voor zowel het bedrijf als de medewerker. Juist in het geval van BYOD is het mobiele telefoonbeleid van groot belang. Waarom? Mensen nemen per slot van rekening hun eigen devices mee. Wat doet dat bijvoorbeeld met de veiligheid van vertrouwelijke bedrijfsinformatie? Bent u al op de hoogte van de meldplicht datalekken, die sinds 1 januari dit jaar van kracht is? Elke organisatie die werkt met klantgegevens heeft er mee te maken. Kunt u de volgende vragen beantwoorden voor uw bedrijf? Wie betaalt de reparatie- of vervangingskosten bij stuk gaan onder werktijd? Hoe hoog is de vergoeding voor de medewerkers die hun eigen device inbrengen? Onze conclusie: vooral in het geval van BYOD zijn transparante, uniforme afspraken noodzakelijk voor een soepele bedrijfsvoering.

6. We hebben al een beleid op dit terrein; waarom zouden we dit opnieuw opstellen?

In onze dagelijkse praktijk zien we vaak dat er een beleidsplan ligt. Helaas is het vaak een statisch document dat door tijd- en prioriteitengebrek niet up-to-date gehouden wordt. Heel begrijpelijk, maar tegelijkertijd een signaal dat het beter kan. Een actueel plan wordt gehandhaafd, er zijn notificaties en waarschuwingen geïntegreerd en de eventuele sancties zijn voor iedereen duidelijk.

Auteur Erik Jan Keijzer werkt bij ReleaseTMS een consultancybedrijf op het gebied van telecom, van inkoop advies en RFP begeleiding, ontwikkeling strategie en beleid tot migratie en implementatie-projecten en Telecom Outsourcing.