Laat medewerkers hun werktelefoon lekker mee op vakantie nemen

Bijvoorbeeld omdat ze zich anders de gehele vakantie lang blijven afvragen of het goed is gekomen met dat ene project. Of omdat ze weten dat als ze de telefoon weken links laten liggen, er bij terugkomst een uitpuilende inbox op ze wacht. In dat soort gevallen kan het juist helpen te ontspannen als ze hun werktelefoon meenemen.

Ikzelf kan in de weken na terugkomst bijvoorbeeld veel beter het relaxte vakantiegevoel vasthouden met een lege inbox. Het kan dus ook positief zijn als men de werktelefoon meeneemt, zolang je daar maar wel duidelijke afspraken over maakt en een aantal zaken in het achterhoofd houdt:

Vraag je af waarom iemand zijn werktelefoon meeneemt

Laten we eerlijk zijn: uiteraard neemt niet iedereen zijn telefoon mee op vakantie vanwege de rust die dat oplevert. Te vaak nemen medewerkers hun werk mee op vakantie, omdat ze zich daartoe verplicht voelen. Omdat er tijdens hun afwezigheid niemand is om hun werk over te nemen, omdat ze bepaalde werkzaamheden niet afkregen voor hun vakantie of gewoon omdat er veel te veel op hun bord ligt.

In dat soort gevallen is het uiteraard zaak dat je als werkgever wél ingrijpt. Niet alleen om te voorkomen dat medewerkers door het meenemen van hun werktelefoon niet herstellen van het harde werken, maar belangrijker nog: om op zoek te gaan naar een structurele oplossing. Als iemand het zo druk heeft, dat men het gevoel heeft tijdens de vakantie te moeten doorwerken, is dat immers een teken dat er meer aan de hand is.

Maak duidelijk dat niets verplicht is

Als medewerkers hun werktelefoon wel op vakantie meenemen om te kunnen ontspannen, is het natuurlijk wel belangrijk dat ze zich nergens toe verplicht voelen. Het meenemen van de telefoon is een eigen keuze die de gemiddelde professional ook prima zelf kan maken. Reageren op e-mails of telefoontjes is een tweede – ook hier moeten medewerkers hun vrijheid in hebben.

Wat voor een collega misschien voelt als een simpel verzoek, kan voor de vakantievierende een stempel drukken op zijn vakantie als hij er bijvoorbeeld tijdens een excursie de gehele tijd aan denkt dat hij bij terugkomst in het hotel zijn laptop moet openklappen om een bestand door te sturen. Maak dus duidelijk dat u tijdens de vakantie niets van hen verwacht – en doe dat ook niet!

Laat collega’s alleen gesloten vragen stellen

En als medewerkers af en toe een mail beantwoorden tijdens hun vakantie, is het wel zo prettig als ze geen lange lappen tekst hoeven te schrijven. Voor de goede orde: op een telefoon vanaf een vakantieoord ligt de lat voor wat lang is, erg laag. Vragen als: “Wat adviseer jij?”, “Wat kan ik de klant hierop antwoorden?” of “Hoeveel moeten we hiervoor rekenen?” leiden al snel tot een lang antwoord en het is dus beter die te vermijden.

Laat collega’s daarom liever gesloten vragen stellen: “Ben je akkoord?”, “Vind je versie A of B beter?” of “Wil je dat we nu iets doen of kan het wachten?” De collega op vakantie kan dit soort vragen met één woord beantwoorden. In bijna alle gevallen weten mijn teamleden namelijk prima wat te doen, zoeken ze slechts naar bevestiging of mijn keuze, en hoe fijn is het dan dat ze met één woord verder kunnen in plaats van drie weken op uitsluitsel te moeten wachten.

Voorkom dat de werktelefoon toch stress oplevert

Zelfs als de telefoon meegaat om beter van de vakantie te genieten, is het belangrijk om afstand te nemen van het werk. En dat wordt lastig als medewerkers de gehele dag hun telefoon mee hebben en worden afgeleid door inkomende mailtjes en telefoontjes. Ikzelf verwijder op vakantie bewust mijn werkmail van mijn telefoon om te voorkomen dat ik toch ‘even de mail check’ als ik me dreig ‘te vervelen’ op het strand. Een stukje zelfkennis. Terug in mijn vakantiehuisje check ik hooguit een keer per dag mijn mail die ik dan naar een aparte folder verplaats als ik er niets meer mee hoef te doen. Dan start ik bij terugkomst met een vrij lege inbox.

Waarom onnodige stress opleggen?

Zoals gezegd, moet het absoluut geen verplichting zijn om de werktelefoon mee te nemen op vakantie. En zullen er mensen zijn die zeggen dat medewerkers tijdens hun vakantie werk gewoon helemaal moeten loslaten. Er staan over het algemeen geen mensenlevens op het spel, en er is dus altijd wel een oplossing te vinden voor een probleem. Ook als een medewerker niet bereikbaar is.

De realiteit is echter, dat iedereen zijn eigen manieren heeft om te ontspannen. En zeg nou zelf: ‘moeten loslaten’ past ook niet echt bij de autonomie waar veel professionals in hun werk naar zoeken. Dus als iemand beter van zijn vakantie kan genieten mét werktelefoon, waarom zou je hem dan onnodige stress opleggen?