Het invoeren van thuiswerken leidt in veel organisaties tot misverstanden. Nadat de eerste medewerkers hun thuiswerkplek in gebruik nemen, stellen collega’s de voor de hand liggende vraag: waarom hij/zij wél en ik niet? 6 tips om er een succes van te maken.
- Zorg voor transparantie rond thuiswerken in uw organisatie
Maak helder onder welke omstandigheden thuiswerken toegestaan is en laat weten dat thuiswerken niet voor iedereen een optie is en dat van geval tot geval gekeken moet worden naar de mogelijkheden. Stel dus criteria op waaraan een medewerker dient te voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking te komen. Let op: Indien er meer dan twee dagen per week thuis gewerkt wordt, komt de cohesie van het team in gevaar.
- Maak heldere regels voor álle medewerkers
Regelgeving rond thuiswerken is noodzakelijk, enerzijds voor degenen die er gebruik van maken, anderzijds voor alle medewerkers. De thuiswerkers dienen op de hoogte te zijn van de gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hun aanwezigheid/bereikbaarheid op de thuiswerkplek bekendmaken. Daarnaast moeten zij op de hoogte zijn van de wijze waarop ze met hun collega’s communiceren, maar ook hoe thuiswerkers met hun collega’s op de werkvloer en thuis kunnen communiceren.
- Draag zorg voor transparantie over de inrichting, de techniek en de kosten
Wie thuiswerkt heeft bureauvoorzieningen en de juiste IT-middelen nodig. De werkgever is hiervoor verantwoordelijk. Maak heldere richtlijnen voor de ruimte en techniek voor de thuiswerkplek. Ga na of voldaan wordt aan de Arbowet. Zorg ervoor dat zowel de inrichting van de thuiswerkplek als de aanwezigheid van thuiswerkers voor de overige medewerkers geregeld is. Maak helder hoe de kostendoorrekening voor privégebruik van de faciliteiten plaatsvindt.
- Accepteer dat er buiten ‘normale’ werktijden gewerkt kan worden
Wie thuiswerkt heeft daar in principe een geldige reden voor die vaak met thuisomstandigheden of extreem lange reistijden te maken heeft. In het geval van thuisomstandigheden moet u de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 loslaten. Jonge ouders kunnen effectiever werken als hun kinderen in bed liggen en slapen, zowel tussen de middag als in de avonduren. Indien de traditionele werktijden gevolgd moeten worden, kan dit contraproductief werken.
- Vertrouw op eerlijkheid en laat de controle los
Veel werkgevers hebben er moeite mee dat ze hun medewerkers niet meer persoonlijk kunnen ‘controleren’. Onder leidinggevenden van diverse niveaus komt de conservatieve gedachte ‘dat thuiswerkers minder productief zijn’ nog steeds voor. Onderzoeken tonen echter het tegenovergestelde aan. Moderne werkgevers werken zelfs met resultaatverplichting in plaats van inspanningsverplichting en brengen hun beloning hiermee in lijn.
- Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast
Werken zonder direct toezicht van een leidinggevende kan alleen als er duidelijke afspraken over het takenpakket en aandachtsgebieden gemaakt zijn. Op regelmatige basis moet dit met de leidinggevende besproken worden, waarna de voortgang (of het ontbreken daaraan) wordt vastgelegd. Alleen zo kunt u voldoen aan de punten genoemd in tip 5.
