Winning Workplace Award: de werkplekken van de finalisten

Foto: Enexis Zwolle werkruimtes

Op 16 november vindt in de Jaarbeurs in Utrecht het event Tomorrow@work 2017 plaats. Tijdens dit event wordt ook de JLL Winning Workplace Award 2017 uitgereikt. Dit jaar is het thema ‘Human Experience’. Finalisten zijn Enexis, VGZ en Plantronics.

Enexis – aansluiten bij ‘persona’s’

René Laheij, manager Facility Management bij Enexis, vindt het fantastisch dat  de aanpak van Enexis nu genomineerd is. “Een aanpak die we al jarenlang toepassen en waarvan we ons steeds meer realiseerden hoe bijzonder die was, toen we medio 2016 in Den Bosch in een oud industrieel gebouw het innovatieve LAB.073 openden. We maken in dat gebouw de verbinding tussen ‘oude’ energie – transformatoren en hoogspanningslijnen – en ‘nieuwe’ energie – de transitie van fossiele- naar duurzame energie. Het gebouw is samen met de gebruikers ontwikkeld met als resultaat een functionele- en inspirerende werkomgeving. Toen we ons vervolgens verdiepten in de thema’s van de JLL WWA 2017 – engagement, enpowerment en fulfilment – kwamen we tot de ontdekking dat we deze thema’s al vele jaren hanteren bij de bouw en (her-)inrichting van onze gebouwen.” Enexis heeft daarom ook niet een specifiek gebouw ingezonden, maar een manier van werken voor alle gebouwen. Laheij: “Uitgangspunt is ‘gebouwen die werken voor medewerkers van Enexis mogelijk maken’. En dat kan per gebouw verschillen. Bij LAB.073 staan innovatie en creativiteit centraal, bij de X-hub in Arnhem vergaderen en ontmoeten en zo zijn er meerdere voorbeelden. Overal gaat het om het aansluiten van de gebouwen bij de zogenaamde ‘persona’s’ die er werken: profielen van type medewerkers en hun specifieke behoeften. Pas als we dat in beeld hebben, kijken we welke dienstverlening en welk type huisvesting daar bij past. Kortom, we stellen in onze aanpak de medewerker centraal.”

Enexis: X-hub Arnhem

Om medewerkers in staat te stellen hun werk goed te doen, kijkt Enexis niet alleen naar de huisvesting en de dienstverlening, maar ook naar het type leiders dat daarbij past. “We hebben een paar jaar geleden een leiderschapsbelofte opgesteld met vier elementen: leren, inspireren, verbinden en realiseren. Al die elementen zijn vertaald in resultaatafspraken met medewerkers. Vervolgens hebben we als FM samen met HR, de leidinggevende en de medewerker, gekeken welke instrumenten en middelen nodig zijn om medewerkers te laten groeien, leren en duurzaam in te zetten. Die instrumenten en de wensen en behoeften van onze medewerkers vertalen we vervolgens concreet in onze gebouwen. Zodat we gebouwen krijgen die voor hen aanvoelen als een warme deken.”
Hij noemt een voorbeeld. “In het LAB.073 zitten creatieve mensen die nadenken over innovaties in de energietransitie. Met hen kijken we hoe we met huisvesting hun inspiratie kunnen versterken. Vroeger hadden ze in een standaard kantoor gezeten, nu zitten ze in een lab-omgeving die zo is ingericht dat het hen ondersteunt en inspireert.” Dezelfde aanpak geldt ook voor administratieve medewerkers in het algemeen: “Daar is de uitdaging om de huisvesting zo in te richten, dat verbinding ontstaat met de rest van het bedrijf.”
Bij Enexis is FM inmiddels een onderdeel geworden van HR. Een bewuste en logische keuze, aldus Laheij. “HR heeft ook als uitgangspunt: wij maken werk mogelijk en stellen de mens centraal. Daarom herkenden zowel HR als FM zich ook in het thema van JLL Winning Workplace Award 2017. Voorheen draaide de prijs meer om de werkomgeving sec, dit jaar is het echt verbreed met personele thema’s.” Laheij wil daarom graag de prijs aangrijpen om een onderdeel van de leiderschapsbelofte, inspireren, ook extern te uiten. “We vertellen graag over welke voordelen het kan hebben om zaken bij elkaar te trekken.”
En dat verdient een beloning. “We zouden de prijs moeten winnen omdat onze aanpak verder gaat dan een incidenteel voorbeeld. Wij brengen het al jaren in de praktijk en kunnen daarvoor meerdere voorbeelden aandragen. Daarmee zijn we onderscheidend. Een ander punt waarin we verschillen is de HR-component, de nadrukkelijke rol die we medewerkers en leidinggevenden geven in dit proces. Die vullen wij het breedste in.”

Enexis: LAB.073 creatieve sessie

Plantronics – slimmer werken

Voordat Plantronics haar intrek nam in de nieuwe huisvesting op Park 20|20, was het audiocommunicatiebedrijf jarenlang gevestigd in een pand elders in Hoofddorp. Daar liepen ze echter tegen een aantal fysieke beperkingen qua grootte en infrastructuur aan, aldus Frank Timmermans, regional director Benelux & Nordics. Tegelijkertijd was het bedrijf al een tijdje bezig met ‘slimmer werken’, waarbij het erom gaat een hogere productiviteit te realiseren, maar ook gelukkigere medewerkers met een lager ziekteverzuim en een betere werksfeer. Om dit voor elkaar te krijgen, zijn een andere management- en bedrijfscultuur, ondersteunende moderne technologieën en goede werkomgevingen nodig. Dat gaat verder dan enkel een nieuw, modern kantoor.
Daarom besloot Plantronics het vanuit verschillende invalshoeken grondig aan te pakken. “Qua menselijke factor keken we naar mogelijkheden om een betere communicatie te realiseren. Door ze zowel werkgerelateerde als persoonlijke ontwikkelingstrainingen aan te bieden, zoals ‘Speech Impact’, Mindfulness- en HR-fitheidscursussen. En door ze qua infrastructuur optimaal te faciliteren, ook bij het thuiswerken. We hadden, zoals de meeste bedrijven, bewust gekozen voor een open kantoortuin, zodat mensen goed konden communiceren en samenwerken. Dat leidde echter tot teveel lawaai en afleiding. We hebben dat geprobeerd op te lossen met een forse make-over met onder meer noise masking in de plafonds, sound paddings op de muren en tapijt op de vloeren. Dat loste het probleem echter niet structureel op.”

Plantronics: sound paddings

Dat werd anders toen zich de kans voordeed om op het nabijgelegen Park 20|20 nieuwe huisvesting te realiseren. “Daar konden we onze droom realiseren. Bovendien sloot de visie van het park met Cradle to Cradle en sustainability perfect aan bij de visie van Plantronics, die we wereldwijd uitdragen. We hebben een steering committee gevormd met vertegenwoordigers van alle disciplines,  dat aan de projectontwikkelaar en architect aangaf aan welke eisen het pand moest voldoen. Daarbij was het uitgangspunt dat het pand meer productiviteit naar boven moest brengen dan dat het kostte. Hetzelfde gold voor de bouwstijl: er moest meer energie uit het pand komen dan erin ging.”
Het pand is opgebouwd uit vier zones: concentratieplekken, collaboratiezones, communicatiezones en contemplatiezones. “Met name bij de laatste hebben we goed geluisterd naar de medewerkers. Wat voor soort ontspanningsruimte wilden zij? Dat heeft uiteindelijk geleid tot onder meer een muziekruimte, fitness faciliteiten en een mediteerruimte.” Om de medewerkerstevredenheid op een breed terrein te polsen en het effect van de werkplek te meten, schakelde Plantronics Leesman in, een bedrijf dat dit mondiaal benchmarkt aan de hand van de Leesman Index. “Dat deden we  jaren geleden, vervolgens bij de forse make-over en nu weer bij de verhuizing.”

Plantronics: sound masking tapijt

De Leesman Index, evenals internationale onderzoeken bevestigden de forse impact van geluidsoverlast op de productiviteit. “Geluidsoverlast kan leiden tot 35 procent minder productiviteit en 80-90 procent van de bedrijven ervaart dat probleem.” Daar kwam bij dat Plantronics in Santa Cruz (VS) al een kantoor had staan waar enkele jaren geleden technologische maatregelen om dit tegen te gaan, waren getest doorgevoerd. Daar waar geluidsoverlast als probleem wordt ervaren, gaven mensen tegelijkertijd ook aan dat de juiste geluiden en muziek juist zou kunnen leiden tot een hoger welzijn en dientengevolge een hogere productiviteit. Het leidde in het pand op Park 20|20 tot veel aandacht voor natuurlijk rustgevend geluid, visueel ondersteund met watervallen.
Timmermans vindt dat Plantronics de Winning Workplace Award verdiend: “Ten eerste omdat het pand op Park 20|20 uniek is in Nederland. Daarnaast is het vanaf het begin ontworpen met input van de medewerkers zelf. Met aandacht voor zowel de mentale als fysieke fitheid, productiviteit en welzijn. En dat zowel op kantoor als thuis. En daarin gaan we als Plantronics heel ver. Al gaan we natuurlijk niet overal thuis watervallen installeren.”

Plantronics: natuurlijk rustgevend geluid, visueel ondersteund met watervallen

VGZ – agile werken

De voorgeschiedenis van de inzending van VGZ voor de World Workplace Award begint in 2009, vertelt Richard Helmus, afdelingsmanager Facility Management bij VGZ. “In dat jaar opende UVIT – ontstaan uit een fusie tussen Univé, VGZ, IZA en Trias – het hoofdkantoor in het hart van Arnhem, geïntegreerd in het NS-station. Een deel daarvan kon echter nog niet worden afgebouwd wegens vertraging van de bouw NS-station. Pas in 2015 zijn we gestart met het afbouwen van dat bouwdeel, dat we uiteindelijk in juni 2016 hebben kunnen opleveren aan de VGZ-organisatie.”
Het deel dat in 2009 gereed was, was ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken. “We realiseerden daar 100 procent tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan de hand van de typologie van Conway en Davenport met taakgerichte werkplekken.” Op het moment dat het resterende deel werd aangepakt, besloot VGZ echter het inrichtingsconcept te gaan herijken en dit af te stemmen met de organisatie. Dat deed VGZ door een uitgebreide werkplekanalyse (WPA) te maken, een digitale tool waarbij alle medewerkers werd uitgevraagd wat voor werkzaamheden ze deden, met wat voor percentages en met wie ze veel samen werkten. Op basis van die vertaalslag vanuit de WPA werd, gecombineerd met de strategie van onze organisatie en het strategisch huisvestingsplan, vervolgens een nieuw inrichtingsconcept gemaakt. “Een evaluatie van Het Nieuwe Werken leerde ons dat onze medewerkers beperkingen ondervonden met de inrichting om intensief samen te werken tussen afdelingen.”

Volgens Helmus is de dynamiek van de werkplekomgeving zo intens dat je continue met de klant daarover in gesprek moet gaan. “Door vraaggestuurd accountmanagement kun je de vraag van medewerkers voor zijn en op tijd anticiperen zodat de interne organisatie volledig wordt gefaciliteerd in de gewenste werkvormen.” Drie jaar geleden introduceerde VGZ de VGZ Werkwijze met dagstarts, weekstarts en scrummen. Dat betekende dat er in het gebouw veel meer short time to market activiteiten gingen plaatsvinden. VGZ transformeerde naar één dynamische organisatie, die agile ging werken. “Dat agile werken hebben we vervolgens vertaald in superieure klantbelevingsteams. En daarop hebben we onze kantoorinrichting afgestemd, waarbij structureel de PDCA-cyclus gehanteerd wordt.” Helmus ziet zijn regieteam daarbij als een volwaardig gesprekspartner voor de business acteren.
Om dat zo efficiënt mogelijk te laten verlopen besloot VGZ van HR en FM één bedrijfsonderdeel (HRFM) te maken met één strategie, die direct gerelateerd is aan de organisatiedoelstellingen. Binnen HRFM werken een Klantmanager en Klantadviseurs (demandmanagement). “Daardoor houden we continue contact en voeding met de ontwikkelingen binnen de organisatie. En die op de juiste tijd en op de juiste manier ondersteunen met huisvesting. We zien ons ook echt als human facilitators. Daarom hebben we in 2016 ook als bedrijfsonderdeel de employee journey in beeld gebracht. Die begint met de reputatie van het bedrijf voor potentiële arbeidskrachten en deze journey eindigt ermee dat als de medewerker de organisatie verlaat hij dit als ambassadeur van VGZ doet. Bij HRFM staat alles in het teken van de employee journey, wat doorvertaald gaat worden in een optimale VGZ employee experience. Daarop voeren we met touchpoints de regie. Als iets niet binnen de employee journey past, doen we het niet. Hiermee creëren we focus en daadkracht.”
Bij het afstemmen van de kantoorinrichting op de wensen van medewerkers is gebruik gemaakt van de piramide van Maslow: “Wij hebben eerst gekeken naar functionele behoeften zoals het klimaat, licht, vitaliteit en gezonde voeding. Vervolgens naar sociale behoeften zoals transparantie, kennisdeling en samenwerking. En tot slot naar emotionele behoeften zoals ontspanning, betekenisgeving en zelfontplooiing.”
En daarmee grijpt alles in elkaar. “Onze aanpak bestaat uit vier elementen. De medewerkers zijn de ambassadeurs van VGZ. Gelukkige medewerkers voegen maximale waarde toe aan onze verzekerden en stakeholders. HRFM levert met gedegen accountmanagement support hiervoor. En tenslotte gaat het om zelforganisatie en vertrouwen. Die combinatie maakt ons uniek. En daarmee werken we met hart voor zinnige zorg in Nederland.”

De ‘Winning Workplaces’ van de drie finalisten worden in de aanloop naar Tomorrow@work 2017 bezocht door een speciaal samengestelde jury. De jury spreekt tijdens deze bezoeken met het ‘winning workplace team’ van de organisatie over de aanpak en de kritische succesfactoren. Ook wordt er gesproken met medewerkers van de organisatie om inzicht te krijgen in de praktijkervaringen met het concept. Tijdens Tomorrow@work gaat Jim Stolze tijdens een fireside chat in gesprek met de drie finalisten. Hoe hebben zij een aantrekkelijk werkomgeving gecreëerd die tegemoet komt aan de wensen van de medewerkers en bijdraagt aan de employer branding van de organisatie?