Werkplek delen laat het hele kantoor werken

Ewelina Solecka – werkplekadviseur

Je komt ’s ochtends aan op je werk, stapt het kantoor binnen en loopt naar je kluisje om je persoonlijke spullen weg te leggen. Met je laptop en enkele documenten bij de hand start je jouw werkdag, die zoals altijd begint met een overleg met je manager. Je gaat direct naar de vergaderruimte, die je eerder gereserveerd hebt. Na de vergadering heb je een belafspraak met een klant. Op de ruime sofa loop je eerst nog even je aantekeningen door om je goed voor te bereiden op het gesprek. Vanuit de belstoel neem je de laatste stand van zaken door met de klant. Na afloop van het gesprek wil je een aantal e-mails beantwoorden. Ook moet je een verslag opstellen. Hier heb je geen complete rust voor nodig, dus ga je naar de algemene kantoorruimte. Je neemt plaats aan een vrij bureau, sluit je laptop aan en opent je inbox.

Winst, geen verlies 

Dit is hoe jouw werkdag er deels uit kan zien in een omgeving waarin het delen van een werkplek wordt benut. Een oplossing die je vaak tegenkomt binnen flexibele kantoren. Tegenwoordig – een tijd waarin de trend van het delen van verschillende spullen, zoals auto’s, accommodaties en diensten populair is – is het niet langer een gek idee dat verschillende mensen een bureau delen. Toch roept dit veel angst en twijfel op. Dit komt doordat een werkplek delen vaak ten onrechte geassocieerd wordt met het kwijtraken van de eigen werkplek.

In feite is het delen van de werkplek een bredere visie, die diverse faciliteiten binnen de bedrijfsruimte biedt en de werknemer ten goede komt. Volgens dit concept is het efficiënt en comfortabel verrichten van kantoorwerkzaamheden niet afhankelijk van het hebben van een eigen bureau, maar juist van de mogelijkheid toegang te hebben tot verschillende plekken waar specifieke taken kunnen worden uitgevoerd. Daarom is het bij het doorvoeren van deze oplossing noodzakelijk extra werkzones te ontwikkelen, zoals plekken voor het voeren van telefoongesprekken, ruimtes waar ongestoord gewerkt kan worden, informele vergaderzones, vergaderruimtes en creatieve- of projectzones.

‘Hot bunking’ als een bron van inspiratie 

Waar komt het idee van een werkplek delen vandaan? De inspiratie achter dit concept kent z’n oorsprong in de maritieme wereld, waar ‘hot bunking’ (‘warme kooien’) een algemeen bekend principe is. Deze term wordt vaak aan boord van (marine)schepen en onderzeeërs gebruikt. De ruimte op deze schepen en vaartuigen is kostbaar en schaars en wordt voornamelijk gebruikt voor het opslaan van wapens. Omdat zeelieden in ploegendiensten werken en een deel van de bemanning altijd op wacht staat, zijn er minder slaapplekken (kooien) dan mensen op het schip. De bemanning maakt beurtelings gebruik van hetzelfde bed, wat betekent dat de bedden altijd bezet en warm zijn – vandaar de term ‘hot bunking’.

Een betere invulling van beschikbare ruimte 

Het aantal beschikbare slaapplekken in de kooien hangt af van het ploegendienstsysteem dat wordt toegepast op het schip. In de meeste gevallen is er één stapelbed voor twee of drie bemanningsleden. ‘Hot bunking’ maakt het mogelijk de ruimte die nodig is om te slapen te minimaliseren, terwijl de bespaarde vierkante meters voor andere doeleinden gebruikt kunnen worden. Dit idee van het delen van beschikbare ruimte werd onder de noemer ‘hot desking’ overgenomen door de kantoorwereld en kwam in de jaren ’80 en ’90 in verschillende varianten voor. De uitvoering werd echter gehinderd door de beperkt beschikbare technologieën en een gebrek aan hulpmiddelen die het werknemers mogelijk maakten effectief te werken, terwijl zij niet op hun toegewezen of vaste werkplek zaten.

‘Hot desking’ en werkplek delen: de verschillen 

Tegenwoordig bieden moderne technologieën een grote flexibiliteit en zijn er vele vormen van het delen van ruimtes. Twee van deze vormen, ‘hot desking’ en werkplek delen, zijn het meest populair binnen kantoren. Het is dus de moeite waard om de verschillen tussen deze oplossingen te ontdekken.

‘Hot desking’ 

Eén bureau dat gedeeld wordt door mensen, die op verschillende tijden hun werkzaamheden verrichten. Deze vorm is speciaal ontwikkeld voor ‘mobiele’ medewerkers en medewerkers die in ploegendiensten werken, bijvoorbeeld telefonische adviseurs. Een kantoor heeft vaak een specifieke zone voor ‘hot desking’ toegewezen aan medewerkers van andere afdelingen – een andere naam voor deze vorm van het delen van werkplekken is ‘hoteling’ – of aan collega’s die voor een project samen aan één bureau willen werken en dat niet kunnen doen aan hun vaste bureau, omdat de indeling dit niet toelaat.

Werkplek delen 

Een tijdelijke bezetting van een beschikbare werkplek door een medewerker. Deze vorm van het benutten van werkplekken is bedoeld voor afdelingen waar regelmatig vergaderd wordt, zowel binnen als buiten het kantoor. Dit resulteert vaak in een groot aantal onbezette werkplekken en bureaus. Binnen de visie van het delen van de werkplek hebben medewerkers geen vaste, toegewezen plek, maar benutten zij tijdens hun werkdag het gehele kantoor en de verschillende zones om werkzaamheden te verrichten.

Als een bepaalde medewerker aan een bureau moet of wil werken, dan kan eenvoudig gebruik worden gemaakt van een van de vrije werkplekken. Als het werk erop zit, is het een kwestie van even opruimen en het bureau netjes achterlaten voor een volgende collega. Afhankelijk van de behoeften of projectvereisten kunnen medewerkers ook roteren en gebruikmaken van de werkplekken in de verschillende zones van het kantoor. Het aantal werkplekken voor een bepaalde afdeling of een team hangt af van de grootte van mobiliteit en flexibiliteit. Deze moet gemeten worden.

De opbouw van het concept 

Een bureau is niet de beste plek voor alle taken op het werk. Dat is de belangrijkste achterliggende gedachte van een werkplek delen. Het is niet normaal om acht uur lang aan een bureau te zitten en alle taken even efficiënt uit te voeren. Laten we eens kijken naar hoe we thuis werken. Als we met een belangrijk project bezig zijn, nemen we normaal gesproken plaats aan een tafel. Een boek lezen doen we op de bank of in een fauteuil. Als we nieuwe ideeën willen bedenken, nemen we een comfortabele positie aan. Hedendaagse concepten promoten deze manier van werken ook op kantoor. In het verleden deden we alles aan een bureau. Het houden van telefoongesprekken, schrijven van e-mails, het doornemen van belangrijke documenten en het overwegen van nieuwe ideeën. Tegenwoordig worden plekken en ruimtes ontworpen, die optimale omstandigheden garanderen voor het uitvoeren van al deze specifieke taken. Het bureau speelt dus niet langer de multifunctionele rol, die het jarenlang wel vervulde.

Lege bureaus? Onnodige kosten 

Economische aspecten vormen het tweede uitgangspunt voor werkplek delen. Lege bureaus zijn het kenmerk van hedendaagse bedrijven die flexibele vormen van werken toestaan, maar hun kantoren hier nog niet op hebben aangepast. Volgens onze analyse bedraagt de gemiddelde bezettingsgraad van werkplekken binnen bedrijven 45 procent. Dit betekent dat op werkdagen meer dan 55 procent van de werkplekken onbezet blijft. Elke ongebruikte vierkante meter levert onnodige kosten op voor de werkgever. Het delen van werkplekken, ‘desk sharing’, verkleint dit probleem. Er zijn minder bureaus dan het aantal werknemers, waardoor ruimte wordt bespaard. Ruimte die bijvoorbeeld gebruikt kan worden om verschillende zones in te delen.

‘Desk sharing’ realiseren binnen jouw organisatie 

Het in- en uitvoeren van ‘desk sharing’ is een enorme uitdaging voor een bedrijf. Het gaat om het veranderen van gewoonten, de werkfilosofie, de managementstijl (personeel wordt meer verspreid), de informatiestroom en zelfs communicatiemethoden. Ook vereist het delen van werkplekken om technologische veranderingen en een herindeling van de kantoorruimte.

Gedeelde werkplekken: meten is weten 

De beslissing om gedeelde werkplekken al dan niet door te voeren binnen een bedrijf, moet gebaseerd zijn op een reeks analyses. De manier van werken van individuele eenheden binnen de organisatie en de bezettingsgraad van bureaus binnen bepaalde afdelingen, moeten ongetwijfeld onderzocht worden. Gedetailleerde gegevens zijn ook van belang voor de volgende fase: het ontwerpen van de kantoorruimte. Dit is een cruciaal project, omdat de kantoorindeling zo goed mogelijk moet worden afgestemd op het karakter van het bedrijf. Medewerkers, de doelgroep en de mensen die het kantoor dagelijks gebruiken, moeten toegang hebben tot alle noodzakelijke werkzones in de nieuwe kantoorruimte. Bovendien moet het aantal zones, allen optimaal gelokaliseerd, kloppen.

Bereid medewerkers voor op de ‘nieuwe stijl’ 

Ingewikkelde en moeilijke processen, zoals het uitvoeren van analyses en het ontwerpen van een kantoorruimte, moeten samen met ‘zachte activiteiten’ plaatsvinden. Medewerkers moeten voorbereid zijn op de nieuwe stijl van werken en leren hoe zij de nieuwe ruimtes moeten gebruiken en benutten. Het management moet op haar beurt de kennis en vaardigheden verwerven, die helpt bij het effectief managen van personeel in de nieuwe werkomgeving. Het is raadzaam de activiteiten rond werkplekverandering uit te voeren met behulp van externe adviseurs die gespecialiseerd zijn in dit veld en deze wijzigingen dagelijks doorvoeren.

Regels voor het werken met gedeelde werkplekken

Het werken met gedeelde werkplekken vraagt op voorhand om de introductie van een aantal belangrijke regels op de werkvloer. Binnen een kantoor dat is ingericht op het delen van een werkplek of werkplekken, is het niet mogelijk om vaste telefoons te gebruiken. Er zijn immers geen werkplekken toegewezen aan medewerkers. Als de behoefte er is, bijvoorbeeld op een afdeling waar met veel gedeelde documenten gewerkt wordt, is het noodzakelijk om het kantoor uit te rusten met kasten of een archief. Zo zijn alle documenten voor alle medewerkers die een werkplek delen beschikbaar.