‘Medewerkers vragen vooral om het faciliteren van spontane ontmoetingen’

Veel gemeenten worstelen met de vraag hoe de organisatie wendbaarder kan worden, beter kan inspelen op de wensen van haar inwoners en zich kan positioneren als aantrekkelijke werkgever. Bas Drijfhout ondersteunt de gemeente Utrechtse Heuvelrug bij zo’n verandertraject naar een nieuwe manier van werken. “De gemeente wil steeds dichter bij de burger staan”, vertelt Drijfhout: “Dat is een complexe opgave waarbij het gaat om de bricks en de bytes én om behaviour. De organisatie moet dus op allerlei terreinen veranderen. Opgaven worden complexer, daar waar simpele taken worden geautomatiseerd. Medewerkers gaan meer teamoverschrijdend werken en werkzaamheden worden meer kortcyclisch of meer projectmatig.”

Samen met  Walter Poppeliers, HR business partner van de gemeente geeft Drijfhout, zelf Workplace Consultant bij TwynstraGudde  sturing aan dit veranderproces. Hij vervolgt: “Voor de bricks hebben we gekeken hoe de werkomgeving er in een nieuwe setting uit gaat zien. De vaste werkplek die we met z’n allen hadden is voor veel medewerkers niet nodig. De activiteiten op een dag zijn afwisselend: van de wekelijkse overleggen in een grote of kleine setting, afstemmen met collega’s tot geconcentreerd aan een complex project werken. Veel werk kunnen en willen mensen thuis doen, maar er zijn ook zeker activiteiten die we straks weer op kantoor gaan doen. De nadruk komt dan meer op vergaderen, samenwerken, brainstormen en zeker ook spontane ontmoetingen.”

Persona’s

Dat die spontane ontmoeting extra wordt gewaardeerd bleek ook uit de enquêtes en interviews die met medewerkers zijn gehouden. “Dat doen we aan de hand van de employee experience methodiek”, zegt Drijfhout: “We brengen de waarden, drijfveren en behoeften van de medewerkers in kaart en maken op basis daarvan persona’s. Zo kunnen we zien wat een specifieke doelgroep nodig heeft en hoe we die medewerkers kunnen ondersteunen om gezond, gelukkig en productief te zijn. Die behoefte verschilt erg per persona, dat is maatwerk.”
Aan die afstemming met medewerkers is veel tijd en aandacht besteed en het feit dat het project samenvalt met de coronacrisis was duidelijk merkbaar aan de feedback, vertelt Drijfhout: “Het thema wat enorm naar boven komt in de enquêtes is verbinding. Dat komt zeker door corona, maar is ook met het oog op de toekomstige werkruimte belangrijk. Uit de gesprekken die we met medewerkers hebben gehad hebben we vooral meegekregen dat er in de nieuwe werkomgeving veel aandacht moet komen voor het faciliteren van spontane ontmoetingen.

Uitnodigende sfeer

De input uit de gesprekken en enquêtes is samen met architect InterArc uitgewerkt tot een nieuwe indeling. Dat betekent dat centrale punten, zoals een centrale hal en het restaurant, uitnodigen dat mensen elkaar ook daar gaan ontmoeten. Er mag een meer uitnodigende sfeer komen, zowel voor medewerkers als voor inwoners  van de gemeente. Zo kijken we naar meer multifunctioneel gebruik van het restaurant, zodat het ook buiten lunchtijden wordt gebruikt, bijvoorbeeld door halfopen ruimtes te creëren waar mensen even bij kunnen praten of kunnen aanlanden met hun laptop.  Een ander voorbeeld is het creëren van een goede zit bij elke koffiecorner. Wanneer medewerkers elkaar bij het koffiezetapparaat tegenkomen kunnen ze gelijk rustig bijpraten.
Wat we ook uit de enquêtes en interviews ophalen is dat mensen in de huidige situatie variatie in verschillende typen werkplekken missen. We zoeken dus naar een afwisseling tussen meer open en meer gesloten werkplekken en kijken ook naar zaken als de akoestiek. En we besteden aandacht aan Zoom-ruimtes: Hoe faciliteer je het als je met een team van zes man vergadert, waarvan er twee op kantoor zitten en vier thuis. Er moeten dus niet alleen concentratieruimtes komen, maar ook ruimtes om even hybride te kunnen overleggen.
Het doel is om een efficiënte en effectieve inrichting te creëren waarbij de beschikbare middelen goed worden besteed. Al met al gaat het vooral om chirurgische ingrepen. Dus niet het hele gebouw omgooien maar gerichte aanpassingen doen om post-corona alles goed in te richten.”
Het feit dat het project zich tijdens een pandemie voltrekt heeft uiteraard op diverse gebieden impact, vertelt Bas Drijfhout: “We moeten er sowieso voor waken dat we realistisch blijven en vooral de post-corona situatie goed als uitgangspunt blijven houden. We blijven niet voor altijd maximaal thuiswerken. De afgelopen periode bood ons natuurlijk wel de gelegenheid om te kijken hoe het gaat met thuiswerken: wat gaat goed, wat gaan we koesteren, maar ook: wat gaan we straks juist niet meer doen.

Minder vierkante meters

In de Raad is ook besloten dat een pand wordt afgestoten. Een van de panden gaat verhuurd worden en we gaan met minder vierkante meters werken. Het terugbrengen van vierkante meters was geen doel op zich, maar als we kijken wat thuis kan en wat mensen op kantoor gaan doen zien we dat we één gebouw kunnen afstoten, zeker als we de ruimte die blijft efficiënter gaan inrichten. Gemiddeld genomen geven de mensen aan dat ze prima twee dagen per week thuis kunnen werken.”
Zoals gezegd is het project zeer breed. Het projectteam moet zorgen dat alle afdelingen, zoals ICT, financiën en communicatie, goed meegenomen worden. Ook zijn de ondernemingsraad en een klankbordgroep van medewerkers betrokken. Is het werken in zo’n overheidsomgeving nu heel anders dan werken in het bedrijfsleven? “Er zijn wel verschillen”, zegt Bas Drijfhout: “Soms gaan projecten in de corporate wereld wat sneller en moet je als projectleider af en toe op de rem trappen, terwijl in gemeentes alles goed wordt overwogen en er vaak breed gedragen consensus moet zijn. Anderzijds vind ik wel dat we in deze gemeente heel snel en voortvarend hebben gewerkt. Je ziet momenteel dat veel organisaties nadenken om vierkante meters te gaan afstoten. De gemeente Utrechtse Heuvelrug zit wat dit betreft voorop de golf en die kunnen ze in hun zak steken. Dat ze zo’n stap zetten is zeker knap en ook moedig.
Ik ben best trots over wat we in korte tijd hebben neergezet. We hebben in de periode van mei tot augustus vorig jaar een Plan van Aanpak gemaakt en ik vind het leuk om te zien dat steeds meer mensen enthousiast worden over wat er straks allemaal is gerealiseerd. De architect is net begonnen en binnenkort komen er ook echte beelden van het ontwerp. Dan krijgen de mensen er nog meer gevoel bij.”

HR business partner van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug, Walter Poppeliers, en Bas Drijfhout, Adviseur Huisvesting, vastgoed en facility management bij TwynstraGudde vertellen tijdens het online congres Hybride werken van HR Academy hoe de gemeente de bricks en de bytes – de werkomgeving en de digitale hulpmiddelen – opnieuw vorm aan het geven zijn, om vervolgens intensief aan de slag te gaan met de zachte kant van het veranderingsproces: het gedrag op de werkvloer en een HR-beleid dat aansluit op anders werken. Hoe inspireren we elkaar? Welke waarden en drijfveren leven er bij de medewerkers? Welke gedrag is gewenst en hoe kunnen we mensen op een positieve manier daaraan laten wennen? De sleutel voor succes lijkt te liggen in een integrale aanpak waarbij hard en zacht in balans zijn.