Locatie-onafhankelijk samenwerken – 4 inzichten

De manier waarop organisaties hun toptalent werven is in hoog tempo veranderd. Door globalisering, mobiliteit van talent, outsourcing maar ook door ontwikkelingen als werken op afstand en zonder dienstverband, ziet onze werkomgeving er inmiddels heel anders uit.

Effectieve samenwerking

Teams werken nu vanaf verschillende continenten en tijdzones en moeten – ondanks taalbarrières – manieren vinden om contact te onderhouden, relaties op te bouwen en op hoog niveau productief samen te werken.
Effectieve samenwerking tussen de verschillende locaties is op dit moment dan ook één van de grootste culturele en technologische uitdagingen voor de HR Businesspartner. Omdat grote organisaties het beste talent wereldwijd werven, is het creëren van een samenhangend personeelsbestand een topprioriteit geworden.
Volgens het rapport Evolution of Work van het ADP Research Institute, zullen multinationale organisaties als eerste gebruik gaan maken van de nieuwe technologieën en trends die je daarvoor nodig hebt. De Aberdeen Group heeft geconstateerd dat organisaties die iedere fase van de HR-cyclus (werven, behouden & ontwikkelen) met de juiste technologie ondersteunen, het meeste succes boeken.

Inzicht uitdagingen locatie-onafhankelijk samenwerken

HR-managers worden geconfronteerd met een aantal uitdagingen rond samenwerking vanaf meerdere locaties. Wie de uitdagingen in kaart brengt en begrijpt hoe technologie kan helpen, is echter ook in staat om de juiste prioriteiten voor de technologische investeringen te stellen.

1. Productiviteit en projectzichtbaarheid – Individuele medewerkers en teams werken zelden solitair. In plaats daarvan zijn ze gericht op het vinden van manieren om samen te werken voor een maximaal resultaat. Productiviteit en de zichtbaarheid van een project hangen sterk samen. Collaboration software suites – software oplossingen die samenwerken makkelijker moeten maken – moeten specifieke to-do’s, de impact van individuele taken en de voortgang van het project monitoren. Het gaat dan zowel om projectmanagementsoftware als om de mogelijkheid om creatieve activa naadloos te delen. Hierdoor worden de logistieke belemmeringen voor samenwerking weggenomen en kunnen teams meer werk verzetten in een goede onderlinge verstandhouding.
2. Verbetering van de communicatie – Communicatie-instrumenten voor samenwerking vanaf meerdere locaties worden steeds geavanceerder. Communicatieplatforms zorgen ervoor dat teams met elkaar contact houden via instant messaging, voicechat, videochat of, e-mail maar ook samen real-time aan documenten werken. Wanneer teams gemakkelijk met elkaar communiceren, is de kans groter dan ze positieve werkpatronen ontwikkelen en misverstanden weten te vermijden. De flexibiliteit om de communicatievorm te kiezen die het meest geschikt is voor een specifiek scenario, houdt het contact natuurlijk en effectiever. Zelfs wanneer de teamleden duizenden mijlen van elkaar verwijderd zijn.
3. Mobiele middelen – Een wereldwijd personeelsbestand heeft behoefte aan middelen – mobiele apparaten, cloud-gebaseerde software en dataopslag – die locatieonafhankelijk werken mogelijk maken. Of het nu vanaf de thuiswerkplek is of op bezoek bij een klant, met de juiste ondersteuning kunnen teams vanaf elke locatie succesvol hun bijdrage aan het bedrijfsresultaat leveren.
4. Scholingsmogelijkheden – Het delen van kennis en het creëren van leermogelijkheden is een van de grootste uitdagingen voor wie teams wil laten samenwerken vanaf meerdere locaties. Als collega’s niet even bij elkaar kunnen binnenlopen voor een vraag of moeilijk bij elkaar kunnen zitten om kennis over te dragen, moet de technologie helpen om deze hiaten te overbruggen.

Volgens de studie Hoe werk verandert, omarmt 82 procent van de ondervraagden technologie die hun helpt om (nieuwe) vaardigheden te leren vanaf een zelfgekozen locatie. On-demand leermodellen helpen teams om up-to-date te blijven functioneren in de huidige, snel veranderende werkomgeving. Met kennismanagement en de juiste middelen is locatie geen kwestie meer.

Betrouwbare Human Capital Management Software

Het managen – liefst op een eenduidige manier – van medewerkers wereldwijd vraagt om de ondersteuning van een geïntegreerd HR-systeem. Het zal dan ook geen verrassing zijn dat er nu een toenemende focus op zeer functionele human capital management software. Uit een ADP-studie over het benutten van Big Data, blijkt dat wereldwijd actieve bedrijven met gemiddeld 33 payroll en 31 HR-systemen te maken hebben.
Dat zorgt niet alleen voor een onnodige hoeveelheid administratief werk, maar het maakt het onmogelijk voor organisaties om volledig te profiteren van de mogelijkheden voor big data. Terwijl dit juist een uitgelezen kan is om inzicht te krijgen in de menselijke component van de bedrijfsvoering. Bovendien draagt een consistente werknemer ervaring bij aan de samenhang van het medewerkersbestand.

Juiste prioriteiten

Technologie helpt HR-managers succesvol te navigeren door het veranderende talentlandschap. Wie weet welke elementen bijdragen bij tot een effectieve samenwerking tussen locaties, kan de juiste prioriteiten stellen als het gaat om investeringen in technologie.