Integratie HR en FM: ‘Je ziet dat beide aandachtsgebieden totaal zijn samengesmolten’

“We hebben echt nog een wereld te winnen als het om die integratie gaat” zegt Patricia Gielis,  interim HR-directeur bij FME: “Heel weinig bedrijven zijn echt goed bezig met het samengaan van FM en HR. Het staat niet op het netvlies.”
Mark Mobach, professor Facility Management aan de Hanze UAS Groningen, herkent dat beeld: “Zowel bij FM als bij HR is het urgentiegevoel om meer samen te werken nog te laag. Er heerst nog te veel een gewoontecultuur, en dan geldt de bekende uitspraak  ‘Culture has strategy for lunch’. Mensen moeten veel meer leren om vanuit een holistische benadering te denken. De voornaamste enabler daarbij is de focus op de eindgebruiker.”
“Er is nog veel weerstand tegen dat samengaan van FM en HR”, zegt ook Richard Helmus, manager Facility & Real Estate bij VGZ: “Ik vind dat onbegrijpelijk. Als mensen mij vragen hoe ze over die weerstand heen kunnen komen raad ik ze aan om een dag of een dagdeel een pressure cook-sessie met een delegatie van FM en HR te organiseren en samen de employee journey eens te gaan maken. Als je dat een keer met beide afdelingen hebt gedaan is er geen ontkomen meer aan. Kom dan nog maar eens met argumenten om niet in die integratie te investeren, dat gaat je eenvoudigweg niet lukken. Je doet het uiteindelijk toch voor de gehele organisatie?”

Duidelijk statement

VGZ heeft al een geïntegreerde HR-FM afdeling en die integratie bleef in de organisatie voor niemand ongemerkt. Helmus: “In 2018 hebben we een huwelijksceremonie voltrokken. Ik ben toen getrouwd met de directeur van HR. We hebben zelfs een huwelijksakte opgesteld en ondertekend. En we hebben een huwelijksfeest gehouden met een barbecue. Dat was een duidelijk statement: We gaan naar Human Facility Management en we willen dat uitdragen. Het is belangrijk dat je zulke ontwikkelingen goed vermarkt in je organisatie.”
De integratie tussen HR en FM begon bij een beslissing van Facility Management om een regieorganisatie te implementeren, vertelt Helmus. Uitgangspunt werd een integraal sourcingsbeleid waarbij niet alleen operationeel maar ook deels tactisch werd uitbesteed. Door die vergaande vorm van uitbesteden werd de afdeling enorm gereduceerd en hebben we nu met een klein team FM experts volledige focus om effectief een impactvolle bijdrage te leveren aan de strategie van VGZ.”
Helmus ging op zoek naar afdelingen om meer samen mee op te trekken en kwam uit bij HR. “We waren bezig om de customer journey goed in beeld te brengen om te kijken waar we in de organisatie echt waarde kunnen toevoegen. En ik zag in die tijd, rond 2017, een kans ontstaan van de customer journey naar de employee journey. We hebben met HR en FM samen de hele employee journey in kaart gebracht en zo touchpoints gemaakt. Zo ontstond een heel integraal samenspel tussen HR en FM. Er zijn zoveel afhankelijkheden in de keten dat het totaal onlogisch is om niet op die integratie in te zetten.”

Hybride werken

Patricia Gielis deelt de mening van Helmus: “Bij al die nieuwe werkvormen, zoals agile en hybride heb je HR én Facility Management nodig. Bij hybride werken komen veel gedrag- en cultuurelementen kijken. Denk maar aan de vraag of mensen zich vrij voelen om zelf te besluiten wanneer ze naar kantoor komen. Ook de vraag hoe goed je van huis uit kunt deelnemen aan een vergadering is een vraagstuk waar HR, FM en IT een grote afhankelijkheid van elkaar hebben. Het gaat dan niet alleen over de functionaliteit van een laptop maar ook om de inrichting van thuiswerkplekken en de doorontwikkeling van het kantoor.”
Dat urgentiegevoel wordt vanuit de academische hoek ondersteund door Mark Mobach en Klaske Veth, beiden werkzaam aan de Hanze University of Applied Sciences in Groningen. In hun onderzoekswerk zoeken ze al vaak de samenwerking. Klaske Veth, Professor Sustainable HRM, zegt: “Mijn lectoraat heet Duurzaam HR. Wij vertalen dat als: Voorkom de interne navelstaarderij waar HR heel goed in is en zorg dat je expliciet de buitenwereld betrekt bij je werk.”
Mobach: “We hebben een innovatiewerkplaats waar we allerlei tests uitvoeren op basis van concrete vraagstukken die onze opdrachtgevers formuleren. Die vraag kan voortkomen uit de corona-situatie of verbouwingsgerelateerd zijn. Wij pakken die vragen altijd multidisciplinair aan. Naast HR en FM betrekken we er bijvoorbeeld ook interieurarchitecten en arbeidsorganisatiepsychologen bij.”

‘Ik ben getrouwd met de directeur van HR. We hebben zelfs een huwelijksakte opgesteld en ondertekend.’

Gezamenlijk doel

Ook aan de Universiteit Utrecht wordt actief ingezet op domeinoverstijgend werken, vertellen directeur Vastgoed & Campus Fiona van ’t Hullenaar en directeur Facilitair Service Centrum Eddie Verzendaal. Evenals Mobach benadrukken zij het belang van de focus op de klant. Verzendaal: “Je wilt toch niet dat een faculteit zich moet verdiepen in de vraag waar hij precies moet zijn met een specifiek probleem? Je pakt dat integraal op vanuit één gezamenlijk doel. Daarbij heeft iedereen natuurlijk zijn eigen verantwoordelijkheid, maar je zorgt samen voor een optimale dienstverlening. Ik vind de metafoor van Muriel Schikkema van het terrasje altijd wel mooi: Er staat iemand in de keuken, iemand tapt het biertje en iemand werkt in de bediening. Als er dan een verkeerde bestelling op een tafeltje komt en één van die medewerkers wordt aangesproken, moet die niet zeggen: ‘Sorry, maar daarvoor moet je bij Eddie zijn’. Je zorgt samen voor een goede gebruikerservaring.”
Fiona van ’t Hullenaar: “Vanuit mijn verantwoordelijkheid voor het vastgoed zie ik ook een duidelijke verschuiving. In het verleden werden investeringen meer gebaseerd op de esthetiek en nu veel meer op functionaliteit, gebruikerscomfort en wellbeing. Zo kunnen wij onze HR-collega’s helpen bij het boeien en binden van de mensen. Zowel tactisch als strategisch is er veel integratie tussen de vastgoedkant en HR.”
De ontwikkelingen rondom smart buildings zijn een extra stimulans om die samenwerking te intensiveren, ziet Van ’t Hullenaar: “Tech is superbelangrijk voor onze gebruikers. Ik noem het maar de verdergaande smartificering van onze gebouwen, die iedereen ook gaat helpen met het steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk werken. Daardoor bewegen we allemaal steeds meer naar elkaar toe. Het gaat dan niet alleen om vastgoed, FM en HR, maar ook IT speelt hierin natuurlijk een belangrijke rol.”

Hoe pak je het aan?

Alle geïnterviewden vinden elkaar dus in het idee van onvermijdelijkheid van die integratie. De constatering dat het in veel organisaties vooralsnog heel langzaam gaat roept de ‘Hoe’-vraag op. Op welke manier kun je ervoor zorgen dat je die integratie in beweging krijgt?
Eddie Verzendaal zegt: “Als leidinggevenden moeten wij het goede voorbeeld geven aan de rest van de organisatie. Het begint wat dat betreft aan de top. Verder hebben we het ook zo geregeld dat onze medewerkers gemengd gehuisvest zijn, dus medewerkers van Fiona zitten bij Facility Management en medewerkers van ons werken op haar afdeling.”
“Stap niet in de valkuil dat je denkt dat je alles met elkaar moet doen”, is een concrete tip van Richard Helmus: “Je moet selectief zijn op basis van de vraag waar je impact met elkaar kunt maken door samen op te trekken. Je moet alleen maar gaan samenwerken op die terreinen waar je samen het grote verschil kunt maken en niet voor elk dingetje met collega’s van HR gaan samenwerken.”
Patricia Gielis heeft in de tijd dat ze HR Director Center of Expertise was bij Rabobank gewerkt aan die integratie en waarschuwt dat je niet moet denken dat het een proces is dat min of meer vanzelf gaat plaatsvinden: “Je moet het actief organiseren. We zijn bij Rabobank begonnen met brainstorm-sessies vanuit de vraag: Als we kantoortuinen af willen schaffen, waar willen we dan naartoe en wie/wat hebben we nodig? Tijdens deze brainstorms hebben we ook stilgestaan bij de collega-specialisten die nodig zijn om te komen tot goede inzichten en plannen. FM was hierin een duidelijke speler. Net als de Arbodienst, finance en marketing-communicatie betrokken. Op deze manier hebben we een keten gebouwd waarin onderlinge samenhang helder was. Vanuit een gezamenlijk beeld en inzet van benodigde specialismen kom je dan tot nieuwe ontwerpen en inrichtingskeuzes.”

‘Er zijn zoveel afhankelijkheden in de keten dat het totaal onlogisch is om niet op die integratie in te zetten’

Eindgebruiker centraal

Mark Mobach: “Kijk door de ogen van de eindgebruiker. Dat is de enige methode om die integratie te bereiken. Je ziet vaak dat die gebruiker de pas wordt afgesneden. Waarom bouwen we nog steeds kantoren waar mensen zich niet thuisvoelen? Door de gebruiker centraal te stellen ga je vanzelf zien dat je zulke vragen multidisciplinair moet aanpakken.
Wij proberen dat nieuwe generaties bij te brengen. We hebben een minor en een innovatiewerkplaats rondom de Healthy Workplace en we bereiden een nieuwe master Building Change voor, waar we met de studenten kijken naar zaken als ruimte, organisatie en meervoudige waardecreatie.” Klaske Veth vult aan: “Het gaat om bouwen aan besef, zodat onze studenten snappen dat samenwerken synergie oplevert. We zijn allemaal gebakken op een bepaalde manier: Als HR-professional of als facility manager. Dat moeten we doorbreken. Daarom hebben we bijvoorbeeld ook masters zoals MSc Interdisciplinary Business Professional waarin studenten de rol van Change Agent leren oppakken, waar we meer op verandering focussen.” “Die rol van change agent is cruciaal”, zegt Mobach, “studenten moeten leren dat ze na het afstuderen in een wereld stappen die veranderd kan en vaak ook moet worden, en dat het omgaan met weerstand een belangrijk onderdeel van hun werk is.”

Duw in de rug

Het is goed mogelijk dat de ervaringen met de corona-pandemie de integratiedrang van HR en FM een stevige duw in de rug geeft, verwachten de geïnterviewden. “Corona heeft duidelijk gemaakt dat FM en HR niet zonder elkaar kunnen”, zegt Richard Helmus: “Het afgelopen jaar hebben we een heel nieuw thuiswerkbeleid uitgerold en geïmplementeerd inclusief een one stop shop. Op dit moment werken we intensief aan een visie van terug naar kantoor oftewel het hybride werken. We doen dat allemaal samen met onze HR-collega’s, want je ziet dat beide aandachtsgebieden totaal zijn samengesmolten.”
“Corona heeft bewezen dat onze integrale aanpak toegevoegde waarde heeft gehad”, zegt ook Eddie Verzendaal: “Juist hierdoor waren we als organisatie heel wendbaar en hebben we snel stappen kunnen zetten op het gebied van online en hybride onderwijs.” Door de ervaringen met corona zal de nadruk veel meer gaan liggen op hybride werken en leren, verwacht Verzendaal. Volgens Fiona van ’t Hullenaar komt vooral het belang van het juiste evenwicht tussen online en fysiek als leerpunt uit de corona-tijd: “Ik heb heel sterk gemerkt hoe groot de waarde van lichaamstaal en fysiek contact is.  Ik denk dat eenzaamheid zichtbaarder geworden is en dat HR meer haar best moet doen om een ‘sense of belonging’ te genereren. We waren aan het afdrijven naar een individualistische maatschappij en dat is door corona blijvend anders geworden. Er is verdieping ontstaan.”
“Afgelopen jaar is duidelijk geworden dat we met elkaar staan voor een gezonde werkomgeving in al haar facetten”, vindt ook Patricia Gielis: “Samen met facility hadden we voor corona al geconstateerd dat kantoortuinen ongezond kunnen zijn. Als we ons willen voorbereiden op een gedeeltelijke terugkeer naar kantoor krijg je heel interessante vraagstukken. Waar kantoortuinen al een belasting waren voor de vitaliteit en productiviteit van medewerkers zitten we nu in een situatie dat we anderhalf jaar al die prikkels niet meer hebben gehad. Als mensen nu weer naar die kantoortuin teruggaan zijn ze na een uur uitgeput. Die conditie met betrekking tot het opvangen en filteren van prikkels moet weer – op een gezonde manier – opgebouwd worden in combinatie met de vraag hoe en wanneer mensen hun collega’s willen ontmoeten.
Ik denk dat het bewustzijn rondom zulke vragen zeker gegroeid is. Veel organisaties zijn bezig met die nieuwe invulling van het kantoor voor sociale ontmoetingen en creatieve sessies. HR en FM zitten samen aan tafel om te kijken hoe die werkomgeving eruit moet gaan zien, en de ervaringen met corona kunnen daar zeker als versneller werken.”