Innovatieve kantooromgeving en werkplekstrategie: ‘We spreken liever van een workflow dan van een werkplek’

De ontvangst op het hoofdkantoor van Planon in Nijmegen is er één om niet snel te vergeten. De bezoeker komt niet terecht in een kleurloze kantooromgeving, maar in een grote ‘tropische kas’, een lichte ruimte die wordt gedomineerd door enorme planten. Een levensgrote neushoorn – hij heet Henk, wordt me later verteld – in het midden van de kas lijkt het te benadrukken: Hier is alles net een beetje anders dan elders.

Waar het idee voor die kas vandaan komt? “Onze CEO Pierre Guelen was in 2018 op vakantie geweest naar Costa Rica. Hij kwam terug en zei ‘Ik wil een tropische kas’”, vertelt VP of Human Resources Wanda Stoop: “Als we bij Planon dingen neerzetten, dan zetten we net een stap verder dan het gemiddelde bedrijf en onze CEO is daarbij altijd een enthousiast voortrekker. We zijn een innovatief bedrijf en veel mensen zijn continu bezig met creatie en innovatie. Er zijn dus altijd te veel ideeën en we vinden het leuk om soms een beetje ‘over the top’ te gaan. Het idee om een glijbaan in de kas te plaatsen is uiteindelijk wel gesneuveld. Iedereen is enorm betrokken bij de vraag hoe we ons werk ook leuk kunnen maken, vanuit het work hard, play hard-principe. We werken heel hard en hebben hoge ambities, maar naast hard werken willen we ook echt genieten.”

De ‘biofiele’ tropische kas – opgetrokken uit glas en staal – is met een bar en uiteenlopende zitplekken een echte ontmoetingsruimte en vormt tegelijkertijd de verbinding tussen het reeds bestaande kantoor en een nieuwe Innovation Campus die deze zomer officieel werd geopend. Met de Innovation Campus wilde Planon een showcase creëren van een slim en duurzaam kantoorgebouw. Planons core business is de digitalisering van gebouwbeheeractiviteiten en het bedrijf wil de inzichten, kennis en visie uit de eigen organisatie in de Innovation Campus in de praktijk brengen.

In 2018 diende zich de vraag aan hoe de organisatie de behoefte aan meer kantoorruimte zou gaan invullen, vertelt Facility Manager Inge van de Laar: “We hadden een discussie over nieuwbouw of huren en tijdens die discussie hoorden we dat het pand van onze buren van Liander vrij kwam. Het kostte onze CEO twee seconden om de beslissing te nemen dat pand te kopen en vervolgens ontstond al snel het idee om er een soort clubhuis van te maken. We hebben alle medewerkers betrokken bij de inrichting. Een intern projectteam heeft verschillende concepten uitgewerkt en vervolgens hebben de medewerkers gestemd. 82 Procent bleek de voorkeur te hebben voor een concept met veel groen en natuurlijke materialen.”

Bijzondere uitdagingen

Het omvormen van een bestaand pand tot een duurzame en innovatieve werkomgeving brengt bijzondere uitdagingen met zich mee, vertelt Inge van de Laar: “Ook voor onze aannemer en voor de partijen met wie we werken was het de eerste keer. Maar het is gelukt. We hebben nu een campus neergezet waar alle huisvestingsdoelen die we hebben geformuleerd zijn gerealiseerd. We wilden een gebouw dat de gezondheid van onze medewerkers stimuleert, we wilden een duurzaam gebouw dat voldoet aan huidige en toekomstige wet- en regelgeving en een gebouw dat inspireert en zorgt voor verbinding tussen alle mensen die er werken. Ons doel was een open platform te creëren waar studenten, startups en onze medewerkers optimaal kunnen samenwerken.”

Qua duurzaamheid werd de lat hoog gelegd. Planon streeft ernaar de WELL Platinum status te behalen. Het dak van de tropische kas ligt vol zonnepanelen en het pand is voorzien van nieuwe warmtepompen. Met een nog geplande WKO-installatie kan het gebouw bijna energieneutraal worden.

Facility manager Inge van de Laar: ‘Voor de lekkerste koffie moeten mensen in de kas zijn, waardoor ze naar beneden lopen om een kopje koffie te halen.’

Het streven naar een gezonde werkomgeving is onder meer vertaald in een splinternieuwe fitnessruimte en een moestuin, waarvan de producten weer door het bedrijfsrestaurant worden gebruikt.
“Met betrekking tot de inrichting kijken we heel goed hoe we mensen in beweging kunnen krijgen. We spreken daarom liever van een workflow dan van een werkplek. Je begint je werkdag thuis, daarna ga je voor een meeting naar de kas en vervolgens ga je werken in de projectruimte. We creëren die workflow dus vooral door de ruimte te koppelen aan het type activiteit dat de mensen verrichten. En voor de lekkerste koffie moeten mensen in de kas zijn, waardoor ze naar beneden lopen om een kopje koffie te halen. Met zulke kleine elementen bevorder je dat mensen bewegen en dat ze elkaar ontmoeten.”

Frikandellenmeter

“Een beetje humor werkt ook altijd. Zo hebben we de frikandellenmeter bedacht: We hebben in ons gebouw boven de trap en boven de lift sensoren en met die sensoren meten we hoeveel mensen de trap nemen en hoeveel de lift. We hebben een default van 60-40 gezet en als we die halen dan hebben we op vrijdagmiddag bij de borrel gratis frikandellen uit de oven. En als mensen één keer per week fitnessen in onze fitnesszaal mogen ze de volgende dag gratis salade gaan halen. Zo proberen we op een leuke manier en met behulp van de eigen technologie de gezondheid van onze mensen te stimuleren.”

De technologie is overal aanwezig, want de Innovation Campus moet een echt smart building worden. Via een app krijgen mensen office access en kunnen ze werkruimtes reserveren, maar ze kunnen ook een plek in de fitnessruimte reserveren of een storing doorgeven. Sensoren meten continu data op het gebied van een gezonde werkomgeving, zoals temperatuur en CO2-niveau. Inge van de Laar: “We willen de technologie optimaal benutten om mensen te bieden waar ze behoefte aan hebben. Als facility management-afdeling gebruiken we Planons eigen software om het welbevinden van onze mensen te verbeteren. We willen de app nog verder doorontwikkelen, zodat mensen bijvoorbeeld kunnen zien dat het op de ene plek 24 graden is en op de andere 21 graden. Ze kunnen vervolgens de plek kiezen die het beste bij ze past. Op dit moment kun je met de app ook al het bureau scannen waaraan je gezeten hebt, en dat werkt weer efficiënt schoonmaken in de hand, omdat de schoonmaker alleen maar die bureaus hoeft schoon te maken die daadwerkelijk gebruikt zijn.”

Wanda Stoop vult aan: “Het mooie is dat de Innovation Campus zowel een showcase naar klanten is als een manier om zelf onze eigen software te ervaren. De app had aanvankelijk wat kinderziektes, maar omdat hij door onze eigen mensen is ontwikkeld werd alles wat niet soepel verliep gelijk intern doorgegeven. De feedback werd meteen verwerkt en iedere week was er wel een verbetering. We kunnen heel snel fouten uit onze oplossingen halen en kijken wat goed werkt. We zoeken continu mogelijkheden om het gebruikersgemak net weer wat beter te maken en onze klanten profiteren gelijk van de updates. Innoveren en experimenteren is uiteindelijk de basis geweest voor de Innovation Campus. We werken veel samen met studenten van universiteiten en hogescholen en zij kunnen samen en met onze ontwikkelaars allerlei experimenten doen.”

HR, FM en IT werken continu samen

Bij het ontwikkelen van een innovatieve kantooromgeving en werkplekstrategie wordt de relatie tussen HR en FM vanzelf veel intensiever, hebben Stoop en Van de Laar ervaren. Wanda Stoop: “Het gaat dan niet alleen om de relatie tussen HR en FM, maar om een drieluik met IT. Als je niet de juiste tooling eronder hebt, gaat het niet lukken. Uiteindelijk wil je de medewerker het best faciliteren en dat kan alleen met de volledige support van HR, FM én IT. Je hebt elkaar continu nodig en we trekken in alle projecten samen op.”

Inge van de Laar: “De kracht van facility is daarbij om alle ideeën om te zetten naar de werkomgeving. Wij kunnen een rol spelen door die stromen inzichtelijk te maken en vervolgens te faciliteren: Wat zijn de effecten, welke combinaties gaan mensen gebruiken. De data die we genereren gaan zoveel nieuwe inzichten opleveren en daardoor kunnen we nog meer faciliteren en servicen. En daarbij gaat het natuurlijk lang niet alleen meer om het kantoor. De werkplek kan overal zijn, je thuiswerkplek, een tafeltje in McDonalds of een treincoupé en om dat te faciliteren speelt technologie natuurlijk een belangrijke rol.”

Wanda Stoop: “Vanuit HR vinden we het belangrijk een cultuur neer te zetten waarin mensen continu kunnen experimenteren en mogen falen. Daarin is de ontwikkeling naar zelfeigenaarschap van onze medewerkers enorm belangrijk, waarbij ze leren om zelf de juiste keuzes te maken op basis van hun ervaringen. Het gaat dan om echte transparantie en eerlijkheid naar je mensen. Geef ze de kans om fouten te maken. Veel bedrijven roepen dat, maar creëren vervolgens niet een cultuur waar mensen zelf die stappen kunnen zetten. Wij geloven er heilig in dat dit het verschil maakt om onze leidende positie in de markt te kunnen behouden.

Het zit ook in samenwerken: Alleen als team kun je ervoor zorgen dat één plus één drie is. Alleen lukt je dat nooit. Daarom vinden we ook dat idee van het kantoor als clubhuis en ontmoetingsplek cruciaal en doen we van alles om dat te stimuleren. Neem de moestuin; die dient enerzijds als leverancier voor het restaurant, maar is ook een plek waar mensen samen informeel bezig zijn, ze kunnen daar letterlijk een beetje klooien, en dan heb je hele andere gesprekken met elkaar.

VP HR Wanda Stoop: ‘De moestuin dient enerzijds als leverancier voor het restaurant, maar is ook een plek waar mensen samen informeel bezig zijn’

Delen is essentieel

Bij het streven naar zelfeigenaarschap is het begrip delen voor ons essentieel. Het gaat daarbij ook om delen van informatie: heel open en transparant zijn. We zijn heel zorgvuldig in onze communicatie. Alles wat we doen, bijvoorbeeld het plaatsen van sensoren, wordt door ons van tevoren uitgebreid gedeeld. We geloven sterk dat onze mensen succesvol zijn als ze zelf besluiten kunnen nemen. En dat moet je communiceren: We gebruiken data niet om mensen te controleren, integendeel, we stellen mensen zelf in de gelegenheid om met onze tools de juiste acties te nemen.

Als ik denk aan volgende stappen, dan hoop ik dat we nog verder kunnen gaan in de richting van aangepaste werkplekken. Bijvoorbeeld dat je bureau zich door middel van de Planon-app automatisch aanpast naar jouw bevindingen en dat je ook een werkplek krijgt in het juiste klimaat. Dan spreek je echt over een smart building en het ontzorgen van je medewerkers, en op dat gebied proberen wij een voortrekker te zijn. Kantoren zullen nooit overbodig worden, maar ze krijgen een totaal andere functie. Daarbij gaat het om ontmoeting, gezamenlijk creëren, gezondheid, duurzaamheid en technologie.”