Hybride werken ja, Hybride vergaderen nee

Door de uitbraak van Corona werden veel organisaties voor het blok gezet. Noodgedwongen werden medewerkers het vertrouwen gegeven terwijl management dacht nog niet klaar te zijn voor veelvuldig thuiswerken. Inmiddels hebben we laten zien dat we thuis kunnen werken. Dat bevalt veel mensen goed maar inmiddels hebben we ook aan de nadelen daarvan mogen proeven. Dit heeft het ‘hybride werken’ in een stroomversnelling gebracht.

Waarom thuis?

Efficiency wordt vaak als eerste genoemd. Volgens eigen opgave krijgen medewerkers thuis veel meer gedaan. Leidinggevenden zien dat ook in de resultaten terug maar schatten de verbetering over het algemeen wel wat lager in.

De thuissituatie moet zich er wel voor lenen. Focusactiviteiten lenen zich in principe goed voor thuiswerk maar vraagt rust en ruimte. De Belastingdienst noemt het daarom “elders werken”. Rijksbreed wordt er gekeken naar werkhubs. Voor werk dat geschikt is voor thuis maar waarbij de thuislocatie niet voldoet, kun je uitwijken naar zo’n hub.

De mogelijkheid tot thuiswerken geeft meer flexibiliteit met als gevolg een betere balans tussen werk en privéleven. Een flexibele start zorgt er voor dat je gemakkelijker met b.v. het wegbrengen van kinderen om kunt gaan. De reistijd die je bespaart kun je besteden aan nuttiger zaken.

Waarom kantoor?

Activiteiten waar het van belang is dat je die samen of tegelijkertijd uitvoert, zijn effectiever als je die op een gedeelde locatie uitvoert. Voor creatief samenwerken is samenkomst noodzakelijk. Bovendien bestaat een organisatie niet uit een verzameling van personen. Bij (vrijwel) volledig thuiswerken loop je het risico op verlies van verbinding. Het teambelang moet voorop blijven staan en daar heb je sociale interactie en samenwerking voor nodig.

Het kantoor moet daarin faciliteren. Bij hybride werken is de aard van de activiteiten leidend. De werkomgeving moet dan ook afgestemd zijn op de behoefte. Ga je naar kantoor voor brainstormen, vergaderen of focuswerk?

Maatwerk

De deelnemers aan het congres vonden gemiddeld een 50%/50% verdeling thuis/kantoor ideaal. Toch moet je uitkijken om die opvatting te projecten op de hele organisatie. Maatwerk en keuzevrijheid zijn belangrijk. Afhankelijk van de functie, werkzaamheden, karakter en thuissituatie moet een voor de medewerker ideale mix tot stand komen. Je zou daarbij moeten denken in personas/doelgroepen waarbij je verder gaat dan een verdeling in leidinggevenden/medewerkers.

Communicatie

Bij de overgang naar een andere manier van werken is het belangrijk dat de communicatie niet beperkt blijft tot alleen een aankondiging. HR en management moet open zijn over de komende veranderingen en daarbij het goede voorbeeld geven. HR en (senior) management moeten een eenduidig verhaal verkondigen en niet eenmalig maar met enige regelmaat, b.v. elk kwartaal. De veranderende werkwijze en de verdere digitalisering die daarbij komt kijken, kunnen tot weerstand leiden. Training en een ‘buddy-systeem’ helpen bij het terugdringen van de weerstand.

Digitale werkomgeving

In eerste instantie wordt er vaak een digitale kopie gemaakt van het kantoor. Met oud gedrag in een nieuw jasje blijven ook de bestaande beperkingen in stand. Documenten zijn niet altijd de beste oplossing voor samenwerking en communicatie.

Als de digitale werkomgeving nog niet goed op orde is, loop je het risico dat stukken via e-mail worden verspreid waardoor versiebeheer en informatieveiligheid in het geding komen. Dit kun je goed tegengaan door informatie centraal vast te leggen en via two factor authentication (2FA) te ontsluiten.

Een stimulerende leeromgeving is onmisbaar en kan de noodzaak voor klassikale training beperken. Informatie in behapbare brokken op verschillende vormen aanbieden is daarbij veel effectiever dan lappen tekst.

Er zijn organisaties die het gebruik van e-mail voor interne communicatie helemaal verbieden. Het nadeel van e-mail is dat iedereen daarvan een eigen archief aanlegt en de gedeelde informatie en besluitvorming niet centraal worden vastgelegd. Er zijn betere systemen om deze kennis te borgen en asynchroon werken te faciliteren.

Maar niet hybride vergaderen

Een grote ergernis blijkt overigens hybride vergaderen. Vergaderingen waarbij een deel ‘online’ deelneemt en ander deel ‘live’ voelen de online deelnemers zich snel op achterstand gezet. Het is dan beter om het overleg in zijn geheel online dan wel live te voeren.