Hoe maak je de organisatie wendbaar als Barbapapa?

Economische dynamiek en globalisering zorgen ervoor dat behoeften in de markt razendsnel veranderen. Ook de impact van technologie is groot, aldus Lens-FitzGerald. “We hebben steeds minder vaste functies en afdelingen en gaan steeds meer naar tijdelijke projecten en wisselende rollen. Verandering is de enige constante, dat is de essentie van de toekomst van werk.” Dat is op zich niet nieuw, maar verandering gaat steeds sneller en hoe ga je hiermee om? Lens-FitzGerald: “Het is de kunst om als een surfer de golven van verandering te kunnen lezen, om zo lekker mee te kunnen blijven bewegen.”

Wat betekent dit voor grote corporates en overheidsinstellingen die vaak erg hiërarchisch en gelaagd (lees: bureaucratisch) georganiseerd zijn? Kunnen die wel mee in deze dynamiek? Lens-FitzGerald:  “Hoe maak je van een oude motor een Barbapapa-bedrijf? Daar ‘struggelen’ veel grote ondernemingen mee. Onlangs was ik bijvoorbeeld bij Philips en zij zoeken naar mogelijkheden om bestaande silo’s in het bedrijf te doorbreken. Zo kijken ze bijvoorbeeld naar moderne organisatiemodellen voor de nieuwe inrichting van hun eigen organisatie. Een van de gevleugelde woorden die ik daar hoorde was ‘data over hierarchy’. Dit betekent dat je met relevante data invloed hebt binnen het bedrijf en niet zozeer op basis van je hiërarchische positie.”

Werkproces bepaalt inrichting

Grote vraag: hoe creëer je een werkomgeving die het werken in multidisciplinaire tijdelijke teams maximaal ondersteunt? “Voor bijvoorbeeld de financiële afdeling van een organisatie kun je nog prima toe met een traditionele kantooromgeving. Maar voor het snel ontwikkelen van nieuwe producten of het beantwoorden van nieuwe marktvragen heb je juist een heel vrije creatieve omgeving nodig. Bijvoorbeeld een plek met heel veel ontmoetingspunten. Zodra je dan weer in de uitwerkingsfase zit, heb je weer een werkomgeving met veel rust nodig.”

Zijn deze heel verschillende werkfasen wel te verenigen in één werkomgeving? “Kijk eens naar het  nieuwe kantoor van Google in Mountainville in de VS. Dat is één grote open ruimte, waar ze naar gelang de behoefte de inrichting kunnen creëren die ze op dat moment nodig denken te hebben. Als organisatie moet je met je ondersteunende faciliteiten kunnen mee veranderen in de gewenste context. Idealiter krijgt iedere fase in het werkproces van je organisatie zijn eigen bijpassende fysieke inrichting.”

Flexibel in en uit rollen stappen

Een out-of-the-box aanpak kan hierbij van pas komen. Lens-FitzGerald neemt als voorbeeld een verhuizing die hij zelf heeft begeleid zonder enige ervaring of voorkennis. “Het eerste wat ik heb hiervoor heb gedaan is een database aanleggen. Wie doet wat en wat heeft hij/zij daarvoor nodig? Ik heb iedereen gefotografeerd om vast te leggen waar ze zaten en wat ze deden om een compleet beeld te krijgen. Ik ben dus eigenlijk gewoon maar begonnen, zonder een groot masterplan. Gaandeweg kwam ik er vanzelf achter wat het juiste ritme was om de verhuizing uit te voeren. Een mooi neveneffect van de hele operatie was dat het de mensen onderling met elkaar verbond. Ze hadden allemaal iets vergelijkbaars ondergaan en als gevolg daarvan keerden ze terug als een echte community. Vraag dit jezelf als HR- of facility professional af: wat is het gedeelde verhaal van de mensen in deze organisatie?”

De sleutel tot de oplossing voor toekomstige ontwikkelingen rondom werk zit hem volgens Lens-FitzGerald in het snel kunnen vervullen van verschillende rollen. “Naast ondernemer, speel ik ook de rol van vader, van spreker et cetera. Je moet je realiseren dat je al die rollen speelt als individu. Naast elkaar. Hierdoor ben je in staat flexibel in en uit verschillende rollen te stappen zodra je ergens mee aan de slag gaat.”

Teamrollen in projecten

Hoe kun je hier maximaal wendbaar in worden als professional? “De clue is dat je van jezelf leert waar je voorkeur ligt in werkprocessen. Zit je aan de idee-kant van een product, aan de ontwikkelkant, de conversie-kant of de verzorgende en behoudende kant? Bij iedere rolwisseling moet je ook een stapje terugdoen en nadenktijd in acht nemen.”

Wat betekenen deze verschillende rollen die mensen spelen voor teamsamenstellingen in organisaties? Lens-FitzGerald: “Als we het over rollen hebben gaat het niet over het team, maar over het project. Waarom zijn wij bij elkaar in dit team? Het doel bepaalt voor dat moment de rolverdeling. Je moet ook in en uit projecten kunnen stappen, waarbij je tijdelijke bijdrage van hoge toegevoegde waarde is.”