‘Het kantoor noemen wij ons clubhuis en dat zal het ook echt zijn’

Robbert, leuk je te ontmoeten! Hoe gaat het, hoe heb jij het afgelopen jaar ervaren?

Het gaat goed! Het was natuurlijk een uitdagend jaar, voor iedereen en dus ook voor ons. Wel prijzen wij ons enorm gelukkig met hoe het jaar is verlopen. Vooral gekeken naar het werkgeluk van onze collega’s dat we toch heel goed hebben kunnen doorzetten, en het vertrouwen dat bleef vanuit onze klanten. Hierdoor hebben we zelfs nog een schitterende groei laten zien.

Het is 16 maart en iedereen werkt opeens thuis. Was dit een grote verandering voor AFAS of werd er al regelmatig thuisgewerkt?

Het was enorm schakelen, herinner het mij nog goed. 13 maart besloten wij het pand op slot te doen. En dat betekent nogal wat, want naast het maken van software hebben we enorm veel cursisten en evenementen. Dus hebben we ’s avonds met ons mediateam alle lokalen direct omgebouwd zodat we cursus op afstand konden geven Er stonden immers 70+ cursisten ingeschreven voor de dag erna. Dan ben ik extra trots op alle medewerkers: schouders eronder, creatief en zo de klant echt centraal stellen.

Het was zeker een grote verandering. We probeerden al jaren om bijv. consultants minder kilometers te laten maken wat niet echt lekker lukte. Nu moest alles en iedereen ineens thuiswerken, tot op de dag van vandaag. Wij zeggen intern vaak dat je een goed IQ moet hebben een beter EQ en een fantastisch AQ; je kunnen aanpassen en dat hebben we wel bewezen.

Hoe ging deze overgang naar thuiswerken en wat vonden de medewerkers ervan?

Met vallen en opstaan. We hadden wel een idee hoe we het wilden vormgeven. En onze cultuur is hierin enorm belangrijk gebleken. Wij werken vanuit vertrouwen en hebben dus geen regels. Enige regel is: werk met gezond verstand in het belang van AFAS. Een soort ‘eed’ die je aflegt als je in dienst komt. Na een tijdje kwamen we er wel achter dat niet elke medewerker fijn kon thuiswerken. We hebben veel jonge collega’s, die klein behuisd zijn of een jong gezin hebben. Al is het zo dat iedereen zijn/haar uitdagingen had. We maakten toen een video van ‘500 thuiswerkkantoren’. En hoe tof de video ook was, het gaf ons ook een inkijkje in ieders thuiswerkplek. En die was niet overal optimaal en snel bleek dat corona er nog wel even zou zijn. Toen hebben we besloten elke medewerker €1000,- netto te geven zodat iedereen een goede werkplek voor thuis kon inrichten.

Wat was de grootste uitdaging in de beginperiode van thuiswerken?

Structuur en klanten. Voor medewerkers vooral om structuur in je dag te krijgen en je niet schuldig voelen als je even een uur gaat wandelen. In het begin zat ook ik 10 uur per dag alleen maar in MS Teams. Dat breekt je op en je bent echt leeg in de avond, wat ook niet echt gezellig is voor je partner. Voor leidinggevenden is het uitdagend om met iedereen in verbinding te blijven, dus dit stimuleren wij enorm.

Hoe stimuleren jullie die verbinding?

Wij stimuleren gekkigheid en een-op-een contact. Zo heb ikzelf als doelstelling om elke dag minimaal 1 echt persoonlijk gesprek te voeren met een collega. Niet zozeer over het werk, maar hoe het met de persoon zelf gaat. Zo blijf je in verbinding. Ook maak ik veel gebruik van voice-memo’s en video’s via whatsapp. Persoonlijker dan mail of een berichtje; en je kan het inspreken (en luisteren) wanneer het je het beste uitkomt. Daarnaast sturen wij onze medewerkers met regelmaat een leuk cadeau of activiteit, waarmee wij onze cultuur versterken. Zo gingen wij in februari met 542 collega’s aan het bakken met ‘heel AFAS bakt’ waarin de mooiste taart een diner voor twee kon winnen in ons kersverse kantoorpand. Gekkigheid en creativiteit stimuleren we hier in. Vanaf de tweede coronaweek in 2020 hadden wij een ‘Corona-update’ die we nu omgedoopt hebben naar ‘Breek in de Week’ waarin wij medewerkers aan het woord laten; klantnieuws, lief & leed delen en natuurlijk de nodige grappen en grollen. Plus wij hadden altijd al 1 x per maand een ‘kantoordag’. Een dag waarin we dit uitgebreider deden in ons eigen theater. Dit doen we nu nog steeds alleen dan digitaal.

Daarnaast gebeurt er natuurlijk ook razend veel leuks binnen teams, zoals pubquizes. Grootste compliment dat ik onlangs mocht krijgen was van een nieuwe collega, 5 weken in dienst, die zich enorm welkom en warm onthaald voelde. Daar doe je het uiteindelijk voor!

Je had het net ook over de uitdaging structuur. Je werkte 10 uur in MS Teams op een dag. Hoe hou je nu die balans tussen werken en privé? Welke tip zou jij hier aan de werkende Nederlander willen geven?

Structuur! Zorg dat je opstaat, je netjes aankleedt (hoodie valt hier niet onder – en klanten zien dat ook als minder professioneel), werk met discipline en gefocust. Las daartussen ‘speelruimtes’ in. Of je nu letterlijk even een kwartier gaat gamen of gewoon even iets anders doet maakt dan weinig uit. Ga lekker naar buiten, lopen fietsen of wat je leuk vindt om te doen. Door echt te werken met die structuur ‘ga je naar je werk’ en sluit je ook het werk af. Dit geeft je (bewezen) rust in je hoofd. Uiteindelijk gaat het in veel banen namelijk niet om sec uren maken maar om ‘het werk doen’. En rust en lucht in je hoofd zorgt dat er ruimte ontstaat voor creativiteit en reflectie. En als we iets hebben geleerd van corona is dat creativiteit vaak de oplossing is voor veel uitdagingen.

Wat is door deze periode structureel veranderd binnen AFAS?

Dat thuiswerken niet meer weg te denken is. En er zijn veel uitdagingen, de fun moet je zelf meer maken dan voorheen. Wij hebben altijd reuring gehad in ons pand met heel veel klanten, cursisten en evenementen. Hierdoor stond je maximaal met elkaar in verbinding, dat is toch anders als je overdag amper iemand ziet. Wat we wel hebben geleerd is dat we ontzettend veerkrachtige medewerkers hebben, en dat is het succes naar onze klanten.

Ook hebben we besloten dat als straks de wereld weer helemaal opengaat, wij 2 dagen per week vast thuis gaan werken of waar de medewerker dat wil. Dat betekent 3 dagen per week bij de klant. Nu denk je misschien; maar is iedereen er niet een beetje klaar mee? Nou nu misschien soms wel.. alleen laten we ook niet vergeten dat we nu gedwongen thuiswerken. En dat thuiswerken an sich heel erg plezierig is omdat je jouw leven nog beter zelf vorm kan geven.

Welke voordelen heeft het ‘nieuwe werken’ gebracht?

Dat we ineens 105 consultants aan het thuiswerken hebben gekregen en dat klanten het geweldig vinden. Natuurlijk zijn er werkzaamheden of gesprekken die fijner gedaan kunnen worden als je elkaar echt even ziet. Maar in 2020 mochten wij 554 organisaties ‘live brengen’ met onze software, waarvan ruim 360 zonder dat er ooit een collega fysiek bij die klant geweest is. Dat konden we ons voor corona niet voorstellen. Althans ik niet, want ook ik reed wel eens ander half uur heen en terug voor een overleg van een uur. Dat gaan we niet meer doen verwacht ik.

Weten jullie al wat jullie beleid wordt na de pandemie? Wat wordt de rol van het kantoor?

We hebben net een nieuw pand gebouwd de afgelopen drie jaar en kijken er enorm naar uit om daar met onze collega’s en klanten in te mogen werken en elkaar te inspireren. We doen niet heel veel aan beleid; we hebben dezelfde stip aan de horizon en onze eerdergenoemde ‘AFAS eed’. Wel hebben we besloten dat alle buitendienstfuncties 3 dagen per week naar klanten gaan en 2 dagen per week thuiswerken of bijv. bij ons op kantoor als zij dat fijn(er) vinden. Het kantoor noemen wij ook ons ‘clubhuis’ en dat zal het ook echt zijn. Een plek natuurlijk om te werken, maar slechts 20% van het pand is voorzien van werkplekken. Het gaat om elkaar te spreken, verbinden met collega’s en klanten, samen sporten, film kijken, koffie drinken en natuurlijk vooral heel veel klanten ontmoeten. Want we geven elke dag aan 100+ cursisten les in het werken met ons product en allerlei wettelijke zaken en hebben heel veel evenementen per jaar. 

Wat heeft het thuiswerken jou zelf het meeste laten inzien/geleerd?

Interessante vraag! Persoonlijk heeft het mij ook heel veel gebracht. Met twee kleine zoontjes (2 en 1 jaar oud) is het heel fijn om alles van hen mee te maken. Elke dag samen ontbijten, lunchen en diner is iets wat ik voorheen niet kende. Plus dat je nu de dag beter kan indelen dan voorheen. Omdat wij onze cultuur heel belangrijk vinden word je ook geleefd gedurende de dag en komt iedereen bij je binnenlopen. Erg belangrijk en gezellig; alleen zorgde het er ook wel voor dat je echt tijd moest maken voor je andere werk. Dat is nu beter te doen, met als keerzijde dat ik in alle eerlijkheid uitkijk naar de hybride variant (3 om 2) zodat we het beste van twee werelden hebben. Want ik mis ook de reuring en de gezelligheid om me heen van collega’s en klanten. Fysiek contact is toch fijner dan via een scherm, hoe goed de techniek ook is.

Wat het mij het meeste geleerd heeft is dat cultuur binnen je bedrijf alleen maar belangrijker wordt. Een angst/controlecultuur is killing, dat wisten we al alleen nu hebben ook heel veel organisaties het ervaren. Als je productiviteit ineens in elkaar klapt; dan had je een controlecultuur. Geef mensen de vrijheid en alle tools om hun werk goed te doen. Organiseer verbinding en maak het onderdeel van je wekelijkse routine. Vervolgens zal alle liefde die je in je medewerkers stopt doorgegeven worden aan je klanten!

De eerste versoepelingen zijn er en er begint een vooruitzicht te komen naar het ‘normaal’. Maar wat is het nieuwe normaal? Thuiswerken gemixt met kantoor zal de norm worden, hybride werken is niet meer weg te denken voor werkgevers en werknemers. Er zijn tal van onderzoeken hoeveel dagen er thuisgewerkt gaat worden door werknemers, maar de allergrootste vraag is nog niet beantwoord. Wat is het verschil in de opvatting over het thuiswerken tussen werkgever en werknemer? Met dit onderzoek wil Workwize de verschillen tussen werkgevers en werknemers in kaart brengen, om zo bedrijven de kennis te geven hoe zij de aan wensen van iedere groep werknemers kunnen voldoen.