Flexibel werken, de voor- en nadelen

Mede door de Wet Flexibel werken, werkt inmiddels een derde van de Nederlanders minstens één keer per week thuis. Dit is financieel zeer gunstig voor werkgevers, want door één dag flexwerken per week kan de werkgever per werknemer 2.300 euro per jaar aan reiskosten en vierkante meters besparen! Echter is de vraag of dit financiele voordeel opweegt tegen de nadelen, want deze nieuwe manier van werken vraagt om meer dan alleen het aanpassen van werkplekken, telecommunicatie en ICT. 

Nadelen flexibel werken

Als een bedrijf overstapt op ‘HNW’ bieden zij de mogelijkheid aan werknemers om werktijden aan te passen of ze thuis te laten werken. De grootste winst zit hier in het werken vanuit huis, omdat hiermee het meest op kosten kan worden bespaard. Als bijkomend voordeel is er ook tijdswinst voor de werknemers, zij hebben geen reisinspanning en kunnen makkelijk buiten de spits reizen. Of de productiviteit verhoogt zijn de meningen over verdeeld, maar het vertrouwen ¬kan zeker zorgen voor een sterkere waardering voor de werkgever. De betrokkenheid van de werknemers stijgt mede door de vrijheid die geboden wordt, want feit is dat thuiswerkers zich minder vaak ziek melden. Maar zijn het alleen maar positieve punten?

Werknemers die regelmatig thuis werken zijn minder zichtbaar voor hun collega’s en leidinggevenden en missen hierdoor fysiek contact, maar ook sneller promoties en extra’s. Daarnaast vraagt flexibel werken veel zelfstandigheid van de werknemers en niet iedereen kan hiermee omgaan.. Er dreigt gevaar dat er ondertussen teveel aandacht wordt besteed aan privé zaken. Daarentegen is er het risico dat men juist te veel werkt, want door de gevolgen van de technologische vooruitgang zijn mensen altijd en overal bereikbaar. Het is dus van belang dat er een goede scheiding tussen werksfeer en privésfeer komt, dit wordt ook wel ‘boundary management’ genoemd. Ondertussen dient dus goed geëvalueerd te worden of de werknemer hoe deze het thuiswerken ervaart en er ook enigzins controle in output plaats te vinden.

Flexibele werkplekken

De stijgende vraag naar flexwerkplekken is goed te merken bij projectinrichter en kantoormeubelleverancier Shiraz Office Furniture. Veel ondernemers zien een te lage bezettingsgraad van de werkplekken of willen besparen op vierkante meters. “We zien dat bij 80% van onze klanten flexwerkplekken worden toegepast in de werkomgeving. Soms stappen ze over naar volledig flexibel werken, maar meestal wordt er op ons advies slechts een deel van de werkplekken vervangen voor flexibele bureaus,” zegt Noesjin Blazer, projectbegeleider bij Shiraz. “Deze flexwerkplekken worden gecreëerd door eenvoudig in te stellen bureaus, lockers voor persoonlijke spullen en bureaustoelen met een auto-fit systeem.”

Flexwerkplekken zie je in zijn extreemste vorm meestal bij grote (corporate) bedrijven, waarbij niemand een vaste werkplek heeft en er zones zijn voor werken, overleg, bellen, concentreren etc. Omdat je meer in contact komt met meerdere collega’s bevordert dat de communicatie en kennisuitwisseling tussen verschillende afdelingen, maar er zijn ook heel veel struikelblokken.

Doordat men geen vaste werkplekken heeft, is het moeilijker collega’s te vinden en wordt de werkomgeving erg onpersoonlijk. Slechte akoestiek, collega’s die ‘populaire’ plekken claimen en gebrek aan privacy zijn de meest voorkomende ergernissen. De grootste uitdaging bij deze manier van flexwerken is om de hele organisatie te veranderen, want binnen een hiërarchische cultuur en/of conservatieve organisatie kan er veel irritatie ontstaan als sommigen wel een vaste werkplek hebben en andere niet. 

Do or don’t?

Het Nieuwe Werken, waarbij werknemers de vrijheid hebben te bepalen waar en wanneer men werkt, heeft duidelijk voor en nadelen. Om die reden is het raadzaam per organisatie en per werknemer te kijken hoe dit toegepast kan worden. Dit wordt bereikt door het personeel mee te nemen bij de transitie, goed te ( blijven) communiceren met het personeel en vooraf goed na te denken over indeling en mogelijke knelpunten.

“Ondanks dat het nieuwe werken economisch aantrekkelijk is geloof ik er persoonlijk minder in”, antwoordt Blazer als we haar vragen of HNW in de praktijk goed werkt. “Het is absoluut raadzaam om een aantal flexwerkplekken in je kantoorinrichting toe te passen voor parttimers en werknemers die ook veel buiten de deur werken, maar met een reductie van 30% van de werkplekken is de bezettingsgraad al perfect, zonder dat het personeel verplicht wordt om thuis te werken.”

“Ik ben van mening dat je fysiek bij elkaar moet zijn om 1 bedrijf te zijn en dat geldt ook voor verschillende afdelingen en teams. Een of twee dagen thuiswerken is goed voor tijdsbesparing, afwisseling en concentratie, maar stimuleer mensen ook om naar kantoor te komen. De lijnen zijn korter, het is veel persoonlijker en comfortabeler”, aldus Blazer.