Facilitaire diensten uitbesteden of juist niet? De voor- en nadelen

Facility management in eigen beheer is goedkoper en efficiënter. Althans, dat is het algemene beeld. Het kostenaspect is de belangrijkste reden dat veel organisaties de facilitaire diensten (nog steeds) zelf beheren. Maar is eigen beheer wel daadwerkelijk goedkoper?

Nee, eigenlijk niet. Outsourcing resulteert juist in kostenbesparing door hogere efficiency en lagere overhead kosten. Je kiest namelijk voor specialisten die het organiseren en optimaliseren van facilitaire dienstverlening tot kunst hebben verheven. Het is hun core business en de gehele organisatie én het totale proces is hierop ingericht.

Efficiënt of inefficiënt?

Is het in eigen beheer hebben van de facilitaire diensten dan efficiënter? Eigen mensen hebben immers diepgaande kennis van de organisatie en het primaire proces en kunnen hier beter op anticiperen.

Dat klopt, maar het gevolg is wel dat je enorm veel tijd kwijt bent met het managen van alle facilitaire diensten en voornamelijk brandjes blust. Wanneer het wc-papier (te) vaak op is, ben jij de eerste die het hoort. Wanneer de lift het niet doet, mag jij het oplossen. Je wilt geen gedoe, maar dat is er vaak wel. Hierdoor heb je weinig tot geen ruimte om op tactisch en/of strategisch niveau te opereren en écht waarde toe te voegen voor de organisatie.

In de kern klopt het dat je sommige facilitaire diensten best door je eigen personeel kunt laten uitvoeren, maar hier spelen twee factoren een rol: kan/mag ik dat wel van mijn mensen vragen? En is het niet efficiënter als ik dit door specialisten laat doen?
Ja, daar zijn extra kosten aan verbonden. Maar je weet ook zeker dat het goed gebeurt.

Voordelen uitbesteden facilitaire diensten

Je hebt namelijk een garantie op de continuïteit van de bedrijfsvoering. Veranderingen zijn direct op te vangen. Is er iemand ziek of afwezig in verband met vakantie? De leverancier zorgt voor een vervanger.

Bovendien helpt het je de kwaliteit en professionaliteit van de facilitaire organisatie te verhogen. Een leverancier monitort alles en verzamelt data om processen te optimaliseren en te sturen op kosten. Tevens is een goede leverancier op de hoogte van de laatste trends, ontwikkelingen en innovaties waarmee je verbeteringen kunt doorvoeren. Je hoeft zelf niet elke keer opnieuw het wiel uit te vinden.

Uitbesteden van facilitaire diensten kent ook nadelen

Uitbesteden heeft echt niet louter positieve kanten. Je hebt namelijk inderdaad een grotere afhankelijkheid van leveranciers, waardoor je minder controle hebt. Maar outsourcing heeft de grootste impact op gedrag. Gedragsverandering is namelijk nodig om uitbesteden goed aan te pakken. Het brengt verschuivingen met zich mee in jouw positie en functioneren; je competenties en gezag komen in een ander licht te staan. In de meeste gevallen lever je in als het gaat om zelfstandigheid en beslissingsmacht.

Maar vormt dit een direct gevaar voor het bestaan van je functie? En is het altijd nadelig? Nee, want een leverancier heeft altijd een contactpersoon binnen de organisatie nodig — je rol verschuift van operationele aansturing naar een meer strategische en tactische functie. Een leverancier biedt ontzorging op operationeel vlak, waardoor je het overzicht en de controle terug krijgt.

Omdat je je niet meer hoeft te bemoeien met zaken als ‘wanneer moeten de planten water?’ en ‘op welke dagen worden de toiletten schoon gemaakt?’ heb je veel meer tijd om na te denken over manieren om de dienstverlening te optimaliseren. Om op strategisch niveau af te stemmen hoe facility management kan bijdragen aan de groei van de organisatie. En om te onderzoeken waar medewerkers, klanten en leveranciers behoefte aan hebben.