Extra gastvrij door slimme techniek: 6 tips

Tip 1: Zorg voor het juiste licht met een licht-app.

De juiste kleur en hoeveelheid licht laat bezoekers meer op hun gemak voelen. Carolien Voorhuis van Dydell geeft aan dat het om die reden belangrijk is dat het licht in een bedrijf goed is afgestemd: ‘Door middel van een kleurtherapiemodule, samengesteld door een kleurentherapeut, kan je via een slimme app met één druk op de knop de juiste lichtsfeer kiezen. Bijvoorbeeld groen of roze licht om een drukke geest in een wachtkamer tot rust te brengen en oranjegeel licht om werknemers op de werkvloer energie te geven.’

Wilt u zelf uw gastvrijheid testen? Ontdek uw ideale bezoekprofiel op welkombijwelkom.nl/bezoekprofiel.

Tip 2: Vergemakkelijk de pakketdienst met een bezorgbox.

Steeds meer medewerkers bestellen producten online en laten die op het werk bezorgen. Om de receptionist hier niet mee te belasten en ervoor te zorgen dat medewerkers te allen tijde hun pakketten kunnen beheren biedt Bringme een oplossing. ‘Het is een fysieke box die bij de receptie staat, waarmee medewerkers zelf hun pakketten kunnen bezorgen, uitwisselen en versturen, aldus Thomas Merks, Business Development Manager van Bringme. ‘Zo heeft de receptionist meer tijd om bezoekers persoonlijk te assisteren.’

Tip 3: Voorzie elke ruimte van de juiste geur.

‘Geur heeft grote invloed op de eerste indruk van bezoekers. Een warme noot-houtige geur geeft de bezoeker letterlijk een warm welkom’, aldus Martijn Hendrikx, marketing manager bij Scentair Benelux. ‘Let wel, zo’n specifiek gevoel wil je creëren in de ontvangsthal en niet in een vergaderruimte. Daar kies je eerder een frisse geur voor een hoog energielevel. Er zijn geursystemen waarmee je op de minuut af kan stellen waar en welke geur verspreid wordt. Een goed geursysteem kan er op deze manier aan bijdragen dat zowel medewerkers als bezoekers een positief beeld hebben van je bedrijf.’

Tip 4: Zorg voor de juiste akoestiek in de ontvangsthal.

‘Wanneer bezoekers bij de receptie arriveren moeten ze zich meteen welkom voelen’, zegt Yvette Tietema, Sound Environment Specialist bij Saint-Goban Ecophon. ‘Met een goed geluidsabsorberend systeem kan je hinderlijke echo’s voorkomen, spraakverstaanbaarheid verbeteren en zorgen dat gesprekken bij de balie juist niet voor iedereen verstaanbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuisbalie waarbij een bezoeker persoonlijke informatie deelt. Geluidsklachten zijn per bedrijf verschillend. Door naar de activiteiten, mensen en de ruimte van een bedrijf te kijken kan je een op maat gemaakt akoestiek systeem integreren, waarmee je een bezoeker van een prettig verblijf voorziet.’

Tip 5: Verlicht zwaar werk met een slimme robot.

Volgens Heico Sandee, manager director bij uitzendbureau voor robots Smart-Robotics, is een slimme robot in staat saai en lichamelijk belastend werk van medewerkers over te nemen: ‘Een van onze robots, Paultje, ontlast zijn medewerkers van rugpijn. Hij is in staat veel fysiek werk over te nemen. Dit bevordert de gezondheid van de medewerkers waardoor ze beter in staat zijn hun klanten van dienst te zijn. Een actieve houding en goede energie bij de medewerkers is essentieel voor een positieve klantbeleving.’

Tip 6: Automatiseer de bezoekersregistratie.

Volgens Timon Jacobs, directeur van bezoekersregistratie-app DigiReceptie kan er veel tijd en ruimte gewonnen worden door de registratie van gasten te automatiseren met een app: ‘Digireceptie verstuurt direct een mail en/of sms naar de betreffende medewerker zodra de bezoeker zich heeft geregistreerd. De applicatie geeft goed inzicht wie je bedrijf bezoekt en je hebt altijd een actueel overzicht in geval van calamiteiten. Door de bezoekersregistratie te automatiseren kun je als bedrijf zowel kosten als tijd besparen en heeft de receptie meer ruimte voor persoonlijk contact.’

Kies een passende technische innovatie

Welkom! spoort bedrijven aan na te denken hoe technische innovatie kan bijdragen aan bezoekbeleving. Kies je bijvoorbeeld voor volledige digitalisering, een persoonlijke benadering of een combinatie van beide? Begroet de receptioniste de bezoeker bij aankomst door de intercom of rijdt de bezoeker direct door? Er is geen goed of fout. Het is vooral belangrijk om te bepalen hoe technische innovatie van invloed kan zijn op het imago van het bedrijf.