De impact van de fysieke werkomgeving

Om een antwoord op deze en andere vragen te krijgen organiseerden D/DOCK, Veldhoen + Company en Ecophon een WORK[SPACE]SHOP op een bijzondere locatie, de geWoonboot in Amsterdam. Bij het evenement was een selecte groep aanwezig afkomstig van bedrijven als ING, Schiphol, Unilever, Vesteda, Orange, de gemeente Breda en de Belgische omroep VRT. De leiding was daarbij in handen van Anicee Bauer, die zich als omgevingspsycholoog en design researcher bij D/DOCK bezighoudt met de effecten van nieuwe interieurs op geluk en gezondheid, Yvette Tietema, die als concept developer office bij Ecophon kijkt naar de fysische en psychologische invloed van geluid op mensen die in kantooromgevingen werken en Luc Kamperman van Veldhoen + Company, een organisatieadviesbureau dat zich bezighoudt met nieuwe manieren van werken in Nederland en in het buitenland.

Veranderen

De aanwezigen gaven bij de start aan graag een aantal zaken te willen veranderen. Zo wilde Samantha te Nijenhuis-Grondel, facilitair coördinator bij de Nederlandse commerciële woningbelegger Vesteda, graag de cultuur en het gedrag in de organisatie veranderen en zou Cyril Heijsters, FM-adviseur bij Schiphol Group, graag zien dat bij zijn organisatie meer activiteitgerelateerd gewerkt kan worden. Ewoud Endlich, strategisch portfoliomanager bij ING FM, wenste meer empowerment van de medewerkers. Katia Aerts, projectmanager bij de VRT, wilde vooral ervoor zorgen dat medewerkers weer met meer plezier naar hun werk gaan. Een hartenkreet kwam van Lesther van Vliet, global real estate portfolio planner bij Unilever: “Ik zou graag willen dat in de discussie over de werkplek en de gebouwde omgeving niet alleen wordt gekeken naar de kosten, maar dat andere aspecten even zwaar wegen. Nu faciliteren we hoogopgeleide medewerkers, maar reduceren we de discussie daarover tot vierkante meters en kosten. Terwijl we ook moeten kijken naar opbrengsten en aspecten zoals duurzaamheid.” Andere aspecten die verder nog genoemd werden, waren het inrichten van de gebouwde omgeving op de 24/7-economie en dat teams meer interactie met elkaar opzoeken.

Holistisch

De opsomming liet volgens Kamperman duidelijk zien dat er in het vakgebied wel consensus is dat een goede werkplekstrategie holistisch en in samenhang benaderd moet worden, met aandacht voor fysieke elementen, gedrags- en cultuurelementen en virtuele elementen. In de praktijk zijn het echter nog vaak gescheiden werelden. Met als gevolg dat er vooraf al kaders – bijvoorbeeld financieel – worden gesteld zonder goed te inventariseren wat daadwerkelijk nodig is. Anicee Bauer ging in op biophilic design waarbij je in je design de gezondheidsvoordelen van de band tussen mens en natuur benut. Daaruit komen twee omgevingsfactoren naar voren die mensen in een open kantooromgeving als prettig ervaren: aan de ene kant een overview zodat je alles in de gaten kunt houden (prospect) en aan de andere kant een mogelijkheid om je te verschuilen en je terug te trekken (refuge).

Ook noemde ze nog een aantal andere factoren op basis waarvan mensen een (werk)omgeving prefereren. Deze factoren – coherence, complexity, legibility en mystery – hangen samen en ­geven aan in hoeverre een omgeving begrijpelijk is en in hoeverre die omgeving uitnodigt om op onderzoek uit te gaan. Ze liet de deelnemers ook een aantal voorbeelden zien om in de praktijk te testen hoe deze ervaren werden. Daarbij kwam duidelijk naar voren dat hierover geen eenduidigheid bestaat en dat deelnemers dezelfde omgeving soms geheel anders kunnen ervaren.

Verschillende perceptie

Bauer legde uit dat de verschillende perceptie van een werkomgeving komt door twee factoren: individuele verschillen en de karakteristieken van de omgeving. Bij individuele verschillen gaat het bijvoorbeeld om zaken als lichaamskenmerken, gezondheid, persoonlijkheid, cultuur, stemming, de situatie (alleen/samen en gehaast/ontspannen) en ervaringen uit het verleden. Ook ging ze in op stress, die zowel kan ontstaan wanneer je door je omgeving te weinig wordt gestimuleerd als wanneer je te veel wordt gestimuleerd. “Het gaat er daarom om, om steeds het optimale stressniveau te zoeken.” Vaak wordt in een open kantoor zo’n niveau niet bereikt en nemen werknemers veel zaken voor lief. Met als gevolg minder concentratie, meer fouten en een slechter humeur. Ze had daarom een duidelijke oproep aan de facility managers en HR-managers: probeer de onnodige stressfactoren te elimineren en zorg dat je alleen de nuttige stress overhoudt. En let daarom niet alleen op de functionaliteit van de werkomgeving, maar ook en vooral op de match tussen omgeving en de perceptie ervan door de gebruiker.

Yvette Tietema wees er in haar bijdrage op dat kenniswerk uit 21 verschillende activiteiten bestaat, waarvan individueel geconcentreerd werk, geplande vergaderingen en telefonische conversaties de belangrijkste zijn en in frequentie het meeste voorkomen. Deze activiteiten vinden vaak plaats in één open omgeving. Medewerkers worden voortdurend afgeleid door rinkelende telefoons en pratende collega’s. “Medewerkers zijn dan aan het multitasken. Hoewel we denken dat we dit kunnen, blijkt uit onderzoek dat we hier heel slecht in zijn. Onze hersenen zijn langzaam en niet ingericht op multitasken. Uit onderzoek blijkt dat de switch die we moeten maken bij multitasken ten koste gaat van 30 tot 40 procent van onze snelheid en accuraatheid.” Dit gedwongen multitasken door akoestische afleidingen en hoge geluidsniveaus heeft niet alleen negatieve effecten voor de werkgever – aanzienlijk productiviteitsverlies – maar ook voor de werknemer: verminderd empathisch vermogen, stress, vermoeidheid en uiteindelijk hoger ziekteverzuim.

Psychologisch comfort

Om hier iets aan te doen, moet de werkgever zorgen voor psychologisch comfort voor de medewerkers zodat zij zich happy voelen. Dat kan hij onder meer doen door ‘buiten’ naar ‘binnen’ te halen. En door volgens het concept van Healing Offices® te ontwerpen, waarin aandacht is voor de balans tussen privé en werk. Bauer: “Healing Offices® betekent dat je niet meer alleen focust op efficiency en kosten, maar dat mensen die gezonder en gelukkiger zijn ook productiever zijn, zodat investeringen daarin zich ook terugverdienen.” Het Healing Office®-concept is ontwikkeld volgens de methode van evidence-based design, wat betekent dat designbeslissingen gebaseerd zijn op wetenschappelijke onderzoek. Hieruit kwamen tien designkwaliteiten naar voren: natuur, diversiteit, duurzaamheid, binnenklimaat, de mogelijkheid om te ontspannen, fysieke activiteit, gezond eten, ownership, (dag)licht en verbondheid met de collega’s en de organisatie.

Omdat elke organisatie anders is, is er geen blauwdruk voor een Healing Office®, maar is het maatwerk. Het beste resultaat wordt daarbij verkregen door het vooraf meten van de kwaliteit van de omgeving en deze te relateren aan het gedrag en de subjectieve beleving van mensen. Een evaluatie achteraf laat zien of maatregelen effect hebben gesorteerd. Daarbij wordt met name ingezoomd op zachte factoren als comfort, geluk, bevlogenheid, gezondheid, productiviteit, samenwerking en autonomie. Daarnaast wordt ook gekeken naar harde data over productiviteit of ziekteverzuim. Bauer wees de aanwezigen er ook op dat uit onderzoeken blijkt dat er vaak een enorm verschil is op het trots zijn om voor een organisatie te mogen werken (79 procent mee eens, 11 procent niet) en het trots zijn op de eigen werkomgeving (76 procent niet en 11 procent wel). Volgens haar leidt deze discrepantie tot een psychologische ‘dissonantie’, die wederom onnodige stress veroorzaakt. Ook gaf ze aan dat niet elke designkwaliteit even makkelijk is te realiseren. Zo is er in Nederland bijvoorbeeld amper een cultuur om iets te doen aan mogelijkheden om te ontspannen of om een powernap te nemen.

Akoestiek

Een ander belangrijk onderdeel van de werkomgeving is de akoestiek. De initiatiefnemers deden daarbij een experiment waarbij de aanwezigen in drie groepen werden verdeeld die alle drie dezelfde taak kregen (een woordzoekerpuzzel oplossen): één groep werd blootgesteld aan irrelevante spraak en irritant achtergrondgeluid, een tweede groep luisterde naar vogelgeluiden tijdens het puzzelen en een derde groep mocht de taak in volstrekte stilte met noise cancelling headphones verrichten. Een van de belangrijkste uitkomsten was dat er binnen een groep die onder identieke omstandigheden had gewerkt toch grote verschillen konden optreden.

Tietema liet zien dat geluidsniveaus een significante invloed hebben op het wel of niet succesvol uitvoeren van complexe taken. Echter naast geluidsniveaus, spelen ook psychologische factoren een rol. Tietema keek vanuit een psychoakoestische benadering, waarbij objectieve fysische elementen en subjectieve beleving worden gekoppeld aan een geluidservaring. Hierin spelen context en attitude een rol, maar ook persoonlijkheidskenmerken – ben je bijvoorbeeld introvert of extravert –, de activiteit, de plek waar gewerkt wordt, de mate van ervaren controle, het ontwerp en individuele factoren. Tietema: “Omdat de manier waarop mensen geluid ervaren en de gevoeligheden ten opzichte van geluid zo verschillen, is het van belang om daar bij het werkplekconcept zo veel mogelijk rekening mee te houden.” Daarbij moet aandacht worden besteed aan geluidsabsorptie, zonering, voldoende kwantiteit en diversiteit aan werkplekken en gedragsregels.

Verschillende keuzes

In zijn slotbijdrage benadrukte Kamperman dat HR en FM de laatste jaren steeds meer tot de conclusie zijn gekomen dat mensen ten gevolge van hun verschillende persoonlijkheden andere keuzes willen maken. “Dat inzicht heeft ons als bureau ertoe gebracht dat we niet enkel een activiteitgerelateerd werkplekconcept bij organisaties willen introduceren. We moeten individuen en teams meer helpen om bewuste keuzes over werkomgevingen en de manier van werken te maken. Het management moet voor die keuzes heldere kaders stellen.”

Om ervoor te zorgen dat mensen die werkomgeving ook daadwerkelijk beter gaan gebruiken, kijkt zijn bureau naar waarop de keuzes van mensen zijn gebaseerd. In dat verband wordt door een assessment gekeken naar de afzonderlijke persoonlijkheden en competenties van het team. Dit assessment geeft tevens inzicht in de houding van het team om meer plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Zo ontstaat een beeld van hoe het team keuzes gaat maken voor een nieuwe werkomgeving en hoe deze gebruikt gaat worden.