Voordat hij dat doet, gaat hij eerst in op de laatste trends op het gebied van werkplekinrichting. “Je ziet dat bij werkplekinrichting steeds meer het belang wordt onderkend om te weten wie de eindgebruikers zijn en hoe die eindgebruikers het gebouw gebruiken in de specifieke omgeving waar de huisvesting staat. Dat besef vertaalt zich in een focus op dataverzameling en data-analyse zodat je weet wat de bezettingsgraad is en wat de benuttingsgraad is. Als je vervolgens daaraan een goede vragenmethodiek richting eindgebruiker koppelt, dan weet je ook of de verwachtingen die je als FM aan het managen bent in lijn zijn met de perceptie van de gebruikers.” Dat laatste is een belangrijke les uit tien jaar Het Nieuwe Werken: “Dat werd veel te rationeel bekeken. Het was een One Size Fits All-concept met aanlandplekken, concentratieplekken, vergaderplekken, arbo werkplekken in tuinlandschappen en natuurlijk de plek thuis.
De aanleiding voor herhuisvesting kan om verschillende redenen worden ingezet, bijvoorbeeld ‘Het anders werken’, nieuwe wetgeving, renovatie, heroriëntatie of een bezuiniging. In de praktijk blijkt er echter vaak onduidelijkheid te zijn over de beschikbaarheid van werkplekken. Bovendien geven medewerkers aan dat de werkplekken niet passen bij de activiteiten die ze willen uitvoeren. En ontstaat er claimgedrag bij medewerkers.
Ken je gebouw, ken je gebruiker
Om dat op te lossen wordt nu gekeken naar hoe medewerkers zich in een gebouw bewegen en of ze voor bepaalde activiteiten misschien binnen en buiten het gebouw naar andere oplossingen zoeken. Hierbij kun je denken aan de klassieke bezettingsgraadmetingen die een momentopname geven van het gebouw- en werkplekgebruik. De techniek staat hierin echter niet stil en met zogenaamde ‘beacons’ kunnen er zowel tijdelijke als permanente inzichten verzameld worden in hoe faciliteiten gebruikt worden. Daartoe wordt elke soort werkplek (inclusief vergaderplekken etc.) voorzien van beacons, die met behulp van signalen van smartphones en laptops de locatie van personen vastleggen. De verkregen managementinformatie geeft vervolgens een schat aan informatie aan gebruikersstromen en een scherp inzicht in welke services en omgevingen er toe doen. De nieuwe gebruikersinzichten kunnen vervolgens vertaald worden om plekken anders in te richten of gebouwen efficiënter te managen. Tegelijkertijd zijn de beacons ook een gebruikerstool, want de medewerker kan er informatie aan ontlenen over waar hij kan werken (in het land) en deze plek(ken) zonodig reserveren. Daarmee wordt ‘ken je gebouw, ken je gebruiker’ een belangrijke bouwsteen voor een ideale werkomgeving. Zowel bedrijf als medewerker kunnen er daarbij voor kiezen om de informatie anoniem te houden. Een medewerker bepaalt dus zelf of hij door collega’s gevonden wil worden.”
Ken je gebouw, ken je binnenklimaat
Van den Bosch noemt nog een tweede trend. “Het binnenklimaat van een gebouw heeft een veel grotere impact op de productiviteit van de medewerkers dan men ooit heeft kunnen inschatten. Er is namelijk evidence-based bewezen dat combinaties van binnenklimaateigenschappen zoals temperatuur, luchtvochtigheid, CO2 en akoestiek een grote impact hebben op de productiviteit. Een goede gebouwbeheersing kan de productiviteit tussen de vijf en vijftien procent laten stijgen.” De WELL-certificering – die start waar BREEAM ophoudt aldus Van den Bosch – gaat zich hiermee bezighouden. “Daarmee wordt ‘ken je gebouw, ken je binnenklimaat’ een tweede belangrijke bouwsteen voor een ideale werkomgeving.” Hij wijst erop dat het huidige Bouwbesluit 2012 daar nog geen rekening mee houdt: “Daarin wordt bij kantoren gerekend met bijvoorbeeld temperaturen die aantoonbaar nadelig zijn voor de productiviteit. Het zou daarom goed zijn dat het Bouwbesluit op het punt van binnenklimaat wordt aangepast.”
Focus naast de bouw op de balans tussen exploitatie en gebruiker
Een derde trend is volgens Van den Bosch dat FM goed nadenkt vanuit welke focus (her)huisvesting moet worden vertaald richting een directie of Raad van Bestuur. “Nu ligt de focus bij nieuwbouw of verbouwing vaak op kosten en is de architect leading in de vormgeving. Mijn pleidooi is echter om te kijken naar de Return On Investment (ROI) om zo te bepalen waar kansen liggen voor een organisatie. Kijk eens naar de bouw – een periode van 1 tot 2 jaar – met een zwaar management op de kwaliteit/ prijs omdat het op dat moment om grote uitgaven gaat. Het terugverdienmodel van deze bouwkosten krijgt gemakshalve factor 1. Kijk vervolgens naar de exploitatie – een periode van 20 tot 25 jaar – waarvan we weten dat deze periode meer kost dan de bouw. Het terugverdienmodel van deze kosten krijgt gemakshalve factor 1,5. En besef vervolgens dat in dat gebouw allerlei mensen werken met salarissen waarvan het terugverdienmodel een factor 15 is. Dan realiseer je je hoe groot de impact kan zijn van doordachte exploitaties met een maatwerk gebruikersfocus. Inzichten die door kwalitatief maatwerk ervoor zorgen dat medewerkers beter kunnen presteren en dat uiteindelijk deze gebruikersfocus ook significant bijdraagt aan de winstoptimalisatie van een organisatie. Daarom is het wellicht interessanter om het ROI denken als balans een ROQ mee te geven, een ‘Return on Quality’.”
Gedrag positief beïnvloeden
Maar hoe kun je het gedrag van mensen positief beïnvloeden door de inrichting van de werkplek? Van den Bosch: “Uit onderzoek onder eindgebruikers komt steeds opnieuw naar voren dat ze vinden dat ze onvoldoende betrokken zijn bij de inrichting van de werkplek. Teveel werkplekinrichtingen worden op afstand van de eindgebruiker verzonnen. Ga daarom veel eerder met de eindgebruikers om tafel en kijk naar specifieke doelgroepen c.q. gebruikersprofielen. Neem ze vervolgens mee in de aanpak en kijk hoe je met hen het proces naar een ideale werkplekinrichting het beste kunt doorlopen en wat zij daarvoor nodig hebben. Want te vaak dringt pas bij veel eindgebruikers door dat er een herinrichting komt wanneer ze de verhuisdozen zien staan. Wij noemen dat het zogenaamde ‘diepvriesmodel’. Daarom moet je de eindgebruikers al tijdens de ontwerpfases meenemen in een ‘virtuele’ wereld waar zij samen met relevante ketenpartners hun gewenste producten en diensten doorlopen en hoe de huisvesting en de werkplakken daar optimaal aan bij kunnen dragen. Trek kortom de stekker van de diepvries er op tijd uit zodat het ontdooien op tijd kan beginnen!”
Van den Bosch ziet het komen tot een ideale werkplekinrichting als een continue proces. “Onze ervaring is dat het werken met een mock-up omgeving goed kan werken in een bestaande exploitatie. Hier worden innovaties uit de markt getest en vervolgens worden de ervaringen gedeeld. Zie zo’n mock-up omgeving maar als een ‘ideeënbus omgeving nieuwe stijl’. De technologische ontwikkelingen hebben ons al geleerd dat de voortgang versneld plaatsvindt. Met als motto ‘act fast, fail fast, learn fast’ betrek je met middelen als de mock-up omgeving de eindgebruikers pragmatisch en voortdurend bij het proces van optimalisering van de huisvesting.”
Ruud van den Bosch is in zijn rol als Managing Consultant bij Ucility betrokken bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van accommodatie, facilitair en logistiek. Hij heeft als facilitair interim manager veel ervaringen opgedaan in zowel project- als lijnmanagement. Tijdens de masterclass Bouwstenen voor de ideale werkomgeving gaat hij samen met u op zoek naar de kernelementen voor de ideale werkomgeving. U wordt bijgepraat over de laatste trends en ontwikkelingen op dit gebied en u leert – aan de hand van best practices – hoe u vanuit FM meer impact heeft op uw organisatie door de inrichting van de werkplek.
