Het verenigingsbureau van de Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM) is al vanaf 1980 gevestigd in Nieuwegein. Het pand is gedateerd en bevindt zich op een locatie die de gemeente voor andere doeleinden wil gaan gebruiken. “We zijn al meer dan tien jaar geleden gestart met gesprekken over een nieuw pand voor de NVM”, vertelt Projectmanager Nieuwe Huisvesting Michiel Verlaak: “Twee jaar geleden zijn die gesprekken in een stroomversnelling gekomen. We hebben onderzoek gedaan, waarbij we hebben gekeken naar nieuwbouw en bestaande bouw en zijn uiteindelijk uitgekomen in Papendorp in Utrecht, waar een nieuw pand wordt ontwikkeld.”
Het projectteam ging aan de slag met een globaal Programma van Eisen. Die vereisten wijken op een aantal punten behoorlijk af van – bijvoorbeeld – het hoofdkantoor van een corporate. Het NVM-pand moet namelijk plaats bieden aan een pluriform gezelschap gebruikers. Het pand wordt een echt verenigingsgebouw en moet grote vergaderruimten hebben voor ledenvergaderingen. Daarnaast is ook de Academie voor Vastgoed in het gebouw gevestigd, waardoor het ook over cursusfaciliteiten moet beschikken. Bovendien zullen niet alleen de medewerkers van het NVM-bureau het nieuwe pand gaan gebruiken, maar ook de medewerkers van een groeiend aantal dochterbedrijven.
Uitdaging
Voorafgaand aan de bouw was al het doel geformuleerd dat de functie van het kantoor meer moest zijn dan een ‘standaard’ kantoor. Op zich een uitdaging, vertelt Verlaak: “Het bureau van de NVM is altijd een vrij traditionele organisatie geweest waar mensen vijf dagen in de week naar kantoor kwamen. De organisatie kende nog weinig kenmerken van een moderne organisatie die plaats- en tijdonafhankelijk werkt. Belangrijk uitgangspunt voor het nieuwe gebouw was dat het veel meer zou worden opgezet vanuit het idee van ontmoeten, inspireren en de leden faciliteren.
Het schetsontwerp dat er al lag toen corona uitbrak bevatte al wel een aantal belangrijke uitgangspunten om een nieuwe vorm van werken op te vangen, maar corona heeft daarin vervolgens wel een enorme versnelling aangebracht.”
Corona was dus een trigger om nog actiever te focussen op hybride werken, maar er speelde meer, legt Michiel Verlaak uit: “De holding is de afgelopen tijd enorm gegroeid. Er zijn verschillende nieuwe dochterbedrijven opgestart en een paar daarvan groeien erg snel. Aanvankelijk hadden we het idee dat we in het nieuwe kantoor nog wel wat ruimtes over zouden houden, maar door die groei is het kantoor zo vol dat we ook daardoor moeten inzetten op flexwerken. Het is dus enerzijds ingezet door corona, maar anderzijds ook een noodzaak geworden, anders passen we er straks niet allemaal in.”
Alexandra Meeuwisse, Senior Adviseur bij HEVO, werd door Michiel Verlaak benaderd om in een aantal workshops met de medewerkers van de NVM hun visie op werken in kaart te brengen en te kijken wat die visie zou betekenen voor de uitgangspunten van het nieuwe kantoorconcept. “Lopende dat traject daalde bij de mensen het besef in dat het idee van hybride werken wel eens een blijvend karakter zou kunnen hebben. Ik proefde wel dat het zonder corona misschien een hele dobber zou zijn geweest om die slag te maken, want de organisatie dacht nog vrij traditioneel.
Alexandra Meeuwisse, Senior Adviseur bij HEVO: ‘De nieuwe werkomgeving is een middel dat moet bijdragen aan een andere manier van werken, maar dat gaat niet automatisch ontstaan. De medewerkers zijn de belangrijkste schakel’
Gesprekken met medewerkers
Het was wel heel interessant om te zien hoe snel de mensen hun mindset van traditioneel denken en werken hebben weten om te zetten naar een blik die past bij de huidige tijdgeest. Dat vond ik heel mooi om te zien.”
Michiel Verlaak: “Ja, mee eens. Ik vind dat we voor een club die redelijk vanuit een traditioneel beeld vertrok opvallend soepel die overgang hebben weten te maken. De workshops en de communicatie met de medewerkers spelen hierin een belangrijke rol. We investeren daar bewust in om zo de medewerkers te laten participeren bij de totstandkoming van het nieuwe gebouw. Het moet geen Poolse landdag worden natuurlijk, maar wij halen input op bij de medewerkers en die nemen we in petit comité mee bij de beslissingen die we nemen. Vandaag had ik nog een sessie over de meubels. Dan laten we groepen medewerkers meepraten en vragen we ze wat zij denken dat goed werkt.”
Alexandra Meeuwisse: “De uitkomst van de gesprekken met medewerkers is onder meer dat we meer diversiteit in de werkplekken gaan aanbrengen. In de eerste opzet gingen we uit van een wat meer eenduidige vorm van werkplekken, maar er blijkt bijvoorbeeld ook behoefte te bestaan aan het faciliteren van belplekken en eenpersoons-concentratieplekken.”
Alle typen vergaderingen faciliteren
Michiel Verlaak vult aan: “Ook aan de overlegkant zie je dat we nu meer soorten inrichtingen hebben. Denk aan een ruimte rondom een centraal scherm waar altijd Teams-vergaderingen plaatsvinden, een brainstormruimte rondom een tafel, een vorm waar goed presentaties gehouden kunnen worden en een zaal waar de techniek zodanig is geregeld dat de microfoon altijd de spreker volgt. Verder denken we aan een speciale webinarruimte, want we verwachten dat de cursussen meer hybride worden. Een makelaar uit Groningen kan dan online of in zijn eigen tijd een cursus volgen. We zijn dus erg bezig geweest om te kijken hoe we alle typen vergaderingen zo goed mogelijk kunnen faciliteren. Een presentatie bijvoorbeeld kun je prima op afstand doen, maar er zijn ook veel soorten overleg waar het wenselijk blijft dat iedereen fysiek aanwezig is.
Zo’n verenigingsbureau heeft ook allerlei typen kantoorwerk. Het is anders dan bijvoorbeeld een consultancy-firma waar de medewerkers sowieso liefst zoveel mogelijk bij de klant zitten. Bij ons werken mensen die veel samenwerken met bestuurders en het is wel erg prettig dat die echt aanwezig zijn en in de buurt van elkaar kunnen werken.
Wij spreken nu wel van vlekplekken in plaats van flexplekken, vanuit het idee dat teams een hoek in het gebouw krijgen die voor hen is, maar wel op basis van het clean desk-idee: je bureau is leeg aan het eind van de dag en morgen beschikbaar voor iemand anders. En waar voorheen de kamer van de manager leeg was als hij of zij niet aanwezig was, zal dat meer veranderen in het idee dat die manager een soort eerste recht krijgt, maar dat anderen er kunnen werken als die er niet is. De praktijk zal moeten uitwijzen hoe het gaat werken.”
Alexandra Meeuwisse: “Veel gesprekken die we gevoerd hebben gingen hierover. Een mooie uitspraak uit de sessies vond ik: ‘Met respect voor het oude werken komen we tot een eigentijdse manier van werken’. De nieuwe werkomgeving is een middel dat moet bijdragen aan een andere manier van werken, maar dat gaat niet automatisch ontstaan. De medewerkers zijn de belangrijkste schakel in die verandering en het succes ervan. Ik ben heel benieuwd in hoeverre die nieuwe manier van hybride werken gaat beklijven en hoe voorkomen gaat worden dat mensen toch weer deels gaan terugvallen in oude patronen. In allerlei sessies zijn we bezig geweest om draagvlak te creëren, maar het gaat er straks om in hoeverre mensen echt enthousiast zijn om hun manier van werken te veranderen.”
NVM Projectmanager Nieuwe Huisvesting Michiel Verlaak: ‘Wij spreken wel van vlekplekken in plaats van flexplekken’
Trots
Over de vraag waarop hij het meest trots is met betrekking tot het toekomstige gebouw hoeft Michiel Verlaak niet lang na te denken: “Het gebouw krijgt een groot Atrium met een glazen dak. Dat wordt denk ik wel de centrale ontmoetingsplek van iedereen; van bureaumedewerkers, cursisten en bestuurders. Het wordt een hele spectaculaire plek, met veel open verbindingen. Deze plek zal ook echt laten zien dat we een vereniging zijn met allerlei typen activiteiten, waar van acht uur ’s morgens tot 11 uur ’s avonds beweging zal zijn. Het wordt een plek die we graag zullen laten zien aan de vastgoedwereld en ik sluit niet uit dat het een hub wordt waar bijvoorbeeld ook evenementen als het Grote Woondebat kunnen plaatsvinden. De NVM kan hiermee een mooi voorbeeld geven van een moderne manier waarop een vereniging ook gehuisvest kan zijn.”
