Sinds de opkomst van het hybride werken zijn houding en gedrag van werknemers minder zichtbaar geworden in de organisatie. Dat kan leiden tot miscommunicatie, productiederving, ongenoegen en fouten. Het Engelse zakenplatform Raconteur.net benoemde vijf alarmsignalen die aangeven wanneer de bedrijfscultuur in de knel zit. Plus de oplossingen die voorkomen dat er schade ontstaat.
1. Nieuwe medewerkers lopen met de ziel onder de arm
Het eerste noodsignaal is als nieuwe medewerkers moeite hebben om hun taken op te pakken. Zeker in de eerste weken leren ze de kneepjes van het vak, ze leren hun collega’s kennen en weten waar ze hun informatie kunnen halen. Deze cruciale communicatie raakt verstoord als veel mensen thuis werken.
Het Britse HR-platform Applaud ontmantelde tijdens de pandemie de kantoren en heeft werken op afstand tot norm verheven. Maar om te voorkomen dat nieuwe medewerkers hun weg niet kunnen vinden, is er een nieuw programma ontwikkeld voor onboarding. Nieuwkomers hebben hun agenda’s volgeboekt met meet & greets, leersessies, een handvol socials en agenda-ademruimte om alles in zich op te nemen. Elke nieuwe starter krijgt een buddy toegewezen. Vroeger was dat de bureaubuurman of -vrouw, nu is het iemand die ondersteuning biedt via instant messaging of een webconferentietoepassing.
2. De medewerker kan de uitknop niet meer vinden
Medewerkers die veel thuiswerken, laten de vertrouwde werktijden van negen tot vijf vaak varen. Werkuren staan niet meer gelijk aan kantooruren, daarbuiten is er rust voor brein en lijf. Zonder zulke duidelijke grenzen is de tijd van herstel van het werk in gevaar, ook omdat het werk vaak letterlijk onder handbereik is. Oververmoeidheid ligt op de loer.
Om dit te voorkomen moeten er duidelijke gebruiksregels worden ingevoerd voor hybride werken. Zo zijn er bedrijven met een mail- en appverbod buiten werktijd.
3. Vergaderingen domineren de agenda
Hybride werken vraagt om een strakkere communicatie, maar die kan gemakkelijk ontaarden in een vergaderterreur. Die steekt de kop op als medewerkers via Zoom of Microsoft Teams het onderlinge contact en de uitwisseling van informatie willen compenseren. Dit kan zo ver gaan dat het werk eronder lijdt. Agenda’s die volgepropt raken met vergaderingen zijn killers, omdat het werk telkens wordt onderbroken. Ook het welzijn op het werk raakt in het gedrang. Uitval en ongewenst verloop zijn de resultaten.
Een onderzoek door MIT Sloan School of Management onder 76 grote bedrijven ontdekte dat de productiviteit met ruim een derde toeneemt door het invoeren van één vergadervrije dag per week Worden dat twee vergadervrije dagen, dan stijgt de productiviteit zelfs met 71 procent.
4. Uitsterven van het praatje bij de koffieautomaat
Informele gesprekken tussen collega’s bij de spreekwoordelijke koffieautomaat zijn noodzakelijk voor een bloeiende bedrijfscultuur. Het is de kruipolie voor onderlinge verhoudingen en verbinding. Als dit ontbreekt blijft er alleen een starre organisatie over waar medewerkers zich beperken tot officiële communicatie, wat fataal is voor begrip, waardering en creativiteit.
Bij het hybride werken komt het broodnodige kletspraatje op de zaak in de verdrukking. SAP UK & Ireland veranderde daarom de interne communicatie, ter bestrijding van het sociaal isolement op het werk. Het bedrijf lanceerde het digitale initiatief Never Lunch Alone, waarmee externe werknemers over de hele wereld worden verbonden voor virtuele lunches tijdens de werkdag. Het idee is om een plek te bieden waar medewerkers niet alleen over werk hoeven te praten en niet gebonden zijn aan een online vergaderagenda, maar in plaats daarvan kunnen praten over wat ze maar willen.
5. Medewerkers mijden de werkplek
Soms gaat het ongemerkt: collega’s die je bijna nooit meer ziet en spreekt omdat ze steeds vaker vanuit huis werken. Het valt niet mee om deze ‘afvalligen’ over te halen deel te nemen aan het sociaal werkverkeer. Ze kunnen geïsoleerd raken en niet aanhaken bij veranderingen op het werk.
Het Engelse architectenbureau Pick Everard heeft daarom speciale ‘samenmomenten’ in het leven geroepen. Niet alleen voor essentiële uitwisseling van kennis en inzichten, ook omdat de onderlinge verbinding een onderdeel is van de bedrijfscultuur. Pick Everard heeft een beleid opgesteld dat voorschrijft dat medewerkers persoonlijk aanwezig moeten zijn voor bepaalde taken, discussies of evenementen. Dit bevordert niet alleen het saamhorigheidsgevoel, maar voorkomt ook dubbel werk en miscommunicatie.
