1. Flexibiliteit op de werkplek
Een van de belangrijkste voorspellingen voor de hybride werkplek is dat dit nieuwe model flexibiliteit in al zijn vormen zal omarmen – ook wat betreft zitplaatsen. Als er slechts een deel van uw medewerkers op een bepaalde dag naar kantoor komt, blijkt al snel dat een vaste zitplaatsopstelling een zeer inefficiënte praktijk is. De verwachte opkomst van niet toegewezen of flexibele zitplaatsen als gevolg van de nieuwe manieren van werken zal een belangrijke verschuiving betekenen. Ook al waren toegewezen zitplaatsen vóór de pandemie in de meeste werkplekken in de VS het meest ingeburgerd, onderzoeken – zoals de enquête ‘2020 Global Occupier Sentiment Survey‘ van CBRE – suggereren dat flexibele zitplaatsen (of felxplekken) waarschijnlijk de nieuwe norm zullen worden.
Flexibiliteit als uitdaging
Met flexibele zitplaatsen kunnen natuurlijk verschillende zaken worden bedoeld. In sommige gevallen gaat het om de reservering van een zitplaats voor een langere periode (zoals de hele dag) één of meer dagen op voorhand. In andere gevallen kunnen werknemers in de loop van de dag meermaals van plaats wisselen via een ad hoc check-in/check-out-systeem. Maar of het concept zich in de praktijk in flexplekken, dynamische werkplekboeking of in iets daartussenin vertaalt, flexibiliteit vereist een robuust reserveringssysteem om soepel te kunnen functioneren.
Wat is er anders aan hybride flexibiliteit?
De dagelijkse wrijvingen rond flexibele werkplekken bestonden al lang voor de pandemie, maar het hybride kantoor voegt er een extra laag van complexiteit aan toe.
Om te beginnen, nemen de voordelen van een flexibele zitplaatsopstelling in een hybride werkomgeving spectaculair toe. Elke dag (of elk dagdeel) waarop een medewerker van thuis uit werkt, staat voor een lege werkplek wanneer zitplaatsen worden toegewezen. In regio’s met hoge huurprijzen kunnen de kosten van dergelijke onbezette plekken aanzienlijk oplopen. Werkplekbeheerders kunnen die kosten vermijden door de ruimte aan iemand anders ter beschikking te stellen, te elimineren of tot een samenwerkingsplek te transformeren.
Ten tweede, om voor de betrokkenheid van medewerkers te zorgen die zich niet op kantoor bevinden, krijgen reserveringen een steeds belangrijkere rol als middel om collega’s met elkaar in contact te brengen. Reserveringsgegevens kunnen als basis dienen voor een zoekfunctie in werkplekapps die helpt gemakkelijk na te gaan welke collega’s op kantoor zijn en waar ze zitten. En dat alles zonder de activiteiten van medewerkers te observeren.
Ten slotte zal de veiligheid op kantoor voor het personeel waarschijnlijk nog wel enige tijd een gevoelige kwestie blijven. Werkplekmanagers kunnen informatie over de kantoorbezetting verkrijgen en delen met behulp van live-sensorgegevens. Dat kan een waardevolle aanvulling zijn op de reserveringssystemen die medewerkers helpen ruimten te kiezen in meer of minder drukke zones, al naargelang hun eigen comfortniveau.
2. Optimalisering van de kantooroppervlakte
De meeste bedrijven verwachten veranderingen in de manier van werken die de behoefte aan kantoorruimte in grote mate kunnen beïnvloeden. Tal van nieuwe trends gaan echter in tegengestelde richtingen, het is dan ook onduidelijk hoe hardnekkig die trends zich zullen doorzetten. Net zoals er veel rapporten verschenen over ‘Zoom-moeheid’, kan ook de aantrekkingskracht van hybride werken of telewerken na verloop van tijd afnemen.
Verschillende soorten sensoren kunnen de bezetting en het gebruik van ruimten in kaart brengen.
Het verzamelen en analyseren van betrouwbare gegevens over het werkelijke ruimtegebruik op kantoor is de beste manier om onder deze omstandigheden veranderingen op de werkplek voor te bereiden en hierop te anticiperen. Verschillende soorten sensoren kunnen de werkelijke bezetting en het gebruik van ruimtes registreren en patronen aantonen zoals:
- Welke samenwerkingsruimtes het populairst zijn en welke onbenut blijven.
- In welke maten kantoren al verleden tijd zijn of juist een andere invulling krijgen: een plek waar medewerkers zich kunnen onttrekken aan ongewenste afleidingen van thuis.
- In hoeverre de keuze tussen telewerken of op kantoor werken seizoensafhankelijk is, waarbij sommigen volledig naar kantoorwerk overschakelen om toegang te hebben tot betere airconditioning of verwarming.
- Of werktendensen al dan niet dezelfde zijn op alle locaties.
Hier is het van cruciaal belang om te vermelden dat sensoren op zich slechts een gedeeltelijke oplossing kunnen bieden. Of men geïnformeerde portfoliobeslissingen kan nemen, hangt uiteindelijk af van de kwaliteit van de analyse-instrumenten en het feit of de ruwe gegevens al dan niet moeiteloos in bruikbare inzichten kunnen worden omgezet. Met andere woorden, de keuze van het geschikte analytische platform is net zo belangrijk als de juiste sensorkeuze.
3. Optimalisering van de kantoorconfiguratie
Hybride werken kan niet alleen een impact hebben op de oppervlakte die het kantoor inneemt, maar ook op het soort ruimtes dat medewerkers zullen gebruiken als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten voorspellen een verschuiving in de richting van samenwerkings- en socialisatieruimten op kantoor, sommige bedrijven hebben dan ook al stappen genomen hun kantoren een andere lay-out te geven om aan deze verandering tegemoet te komen.
Er zijn weliswaar goede redenen om samenwerking te omarmen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, toch zijn er ook geldige redenen om een voorzichtiger aanpak te hanteren. Voor het gehele vastgoedportfolio te transformeren, kunnen bedrijven er baat bij hebben om de feitelijke gebruiksinformatie nauwlettend in de gaten te houden en op die manier na te gaan naar welke ruimtes de medewerkers in het heropende kantoor toe trekken.
Een strategische kantoorconfiguratie ontwerpen
In plaats van kantoren aan te passen naar aanleiding van de voorspellingen over drastische veranderingen in het kantoor, bestaat er een alternatieve strategie voor kantoorconfiguratie waarbij de nadruk op gegevenstrends wordt gelegd. Hoewel sommige herstructureringen zeker zinvol zijn, kunnen bedrijven meer baat hebben bij een geleidelijke aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare ruimten in het kantoor monitoren. Op die manier kunnen ze vraag en aanbod van ruimte in de loop der tijd op elkaar afstemmen.
Timelaps over gebruik
Het doel van een dergelijke strategie is om te bepalen welke ruimten over- of ondermaats presteren wat betreft de bezetting(of de ruimten al dan niet worden gebruikt), de benutting (hoe dicht ze bij hun capaciteit worden gebruikt), of beide. Op deze manier kunnen managers vaststellen welke ruimten onder- of overbezet zijn en na verloop van tijd aanpassingen doorvoeren om het gebruik van de ruimte te optimaliseren. Deze doelbewuste aanpak:
- Biedt meer transparantie in de besluitvorming,
- Zorgt ervoor dat bedrijven niet overhaast grote investeringen aangaan die wellicht niet zijn afgestemd op hun personeelsbestand,
- Maakt het mogelijk om ruimtestrategieën op maat te ontwikkelen voor verschillende locaties, die aansluiten bij de specifieke behoeften van die kantoren.
4. De dynamiek van het hybride kantoor ondersteunen
Op welke manier vormt de dynamiek van het hybride kantoor een vastgoeduitdaging?
De uitdaging van flexibel werken op grote schaal bestaat eenvoudigweg in het volgende: Als de onafhankelijke keuzes van medewerkers op dezelfde tijdstippen en dagen lijken te worden geclusterd, zal het resultaat waarschijnlijk zeer inefficiënt worden uit vastgoedoogpunt.
Een mogelijke oplossing hiervoor is om met shifts of roterende werkroosters te werken op kantoor. Specifieke teams of afdelingen zouden op bepaalde dagen worden ingedeeld waardoor het kantoorverkeer grotendeels voorspelbaar zou worden (met een foutmarge om bv. ‘drop-ins’ op te vangen). Dat zou ook voor een efficiëntere ruimteplanning kunnen zorgen: de planning en reservering van kantoorruimten via softwareondersteuning zou eveneens mogelijk maken de ruimten gemakkelijk (opnieuw) toe te wijzen. Het zou weliswaar ook de keuzevrijheid en flexibiliteit van het personeel inperken en de kans op spontane ontmoetingen tussen medewerkers met verschillende werkroosters verkleinen. In organisaties met flexibele teams zou het ook kunnen leiden tot onvoorspelbare roosters waardoor een aantal individuele voordelen van flexibiliteit zou worden ondermijnd.
Monitoren: antwoord op de uitdaging
Niet elke organisatie hoeft echter een strikt beleid in te voeren om hybride werken effectief te maken. Het voorgaande scenario is slechts een hypothetisch voorbeeld en medewerkers kunnen uiteraard in uiteenlopende patronen vallen. Ouders zouden er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen hun kantoorschema’s rond de haal- en brengtijden van hun kinderen op te bouwen en dus elke dag maar gedeeltelijk op kantoor te komen werken. Andere medewerkers kunnen hun kantoorschema afstemmen op de agenda van hun team of manager of verschillende schema’s volgen afhankelijk van de projectfase waarin ze zich bevinden. Jonge of nieuwe medewerkers kiezen misschien eerder ervoor vaker naar kantoor te komen voor begeleiding en netwerking. Over een heel kantoor bezien, kunnen er aanzienlijk minder pieken en dalen in de bezetting optreden dan in het vorige hypothetische geval – maar ze kunnen ook sterk verschillen van kantoor tot kantoor.
Dashboards
Organisaties die hun vastgoedkeuzes niet onmiddellijk hoeven te maken (omdat hun huurcontracten nog enkele jaren lopen) hebben de luxe om te kunnen inschatten hoe de hybride werkdynamiek zich daadwerkelijk zal ontvouwen. Sensoren zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen van historische tendensen rond pieken, dalen, gemiddelden en kantoorverkeer over verschillende locaties en ruimten heen. Wanneer die gegevens worden samengebracht en verwerkt door analyseprogramma’s, kunnen vastgoedteams de bevindingen gebruiken om hybride werkpatronen te identificeren en na te gaan in welke mate deze stabiel blijven of veranderen zodra de initiële hype rond hybride werken is weggeëbd.
Op gegevens gebaseerde besluitvorming
Op basis van de vastgestelde patronen kunnen dan gegevensgestuurde vastgoedbeslissingen worden genomen die ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is om piekmomenten op te vangen zonder al te veel verspilling en om de lay-out van het kantoor opnieuw te configureren of de zitplaatsopstelling aan te passen met het oog op flexibel werken. De gegevens kunnen ook door andere teams gebruikt worden om betere beslissingen te nemen over dienstverlening en, indien nodig, om een beleid voor telewerken in te voeren of het bestaande te herzien op basis van transparante informatie.
Leer in één ochtend hoe je als HR-professional effectief omgaat met de juridische en fiscale uitdagingen bij het inhuren van zzp’ers. Na deze training weet je wanneer een medewerker echt als zzp’er kwalificeert. Je krijgt ook inzicht in de aanpak van de Belastingdienst, die vanaf 1 januari 2025 weer gaat handhaven op arbeidsrelaties voor loonheffingen.
