Werkdruk en motivatieproblemen? Dit zijn de 4 sleutels tot verbetering

Vivic Work

1. Medewerkers bevlogen houden: de kracht van de Winstcyclus

Een organisatie is gebaat bij medewerkers die enthousiast zijn en blijven over hun werk. Zij presteren beter en zijn veel minder vaak ziek. Veel bedrijven merken dat medewerkers die uitdagende taken en ontwikkelmogelijkheden krijgen, langer gemotiveerd blijven en minder geneigd zijn om te vertrekken.

Het versterken van de Winstcyclus draait om het inzetten en versterken van de juiste hulpbronnen, zoals bijvoorbeeld autonomie, sociale steun en ontwikkelmogelijkheden. Dit zijn dingen die helpen het werk goed aan te kunnen en gemotiveerd te blijven. Deze hulpbronnen vergroten de bevlogenheid. Het is de kunst om voor ieder type medewerker de juiste mix van hulpbronnen beschikbaar te maken: wat werkt het beste voor wie?

Medewerkers hebben daar zelf ook invloed op door proactief werkgedrag, waarmee zij hulpbronnen aanmaken of mobiliseren. Een bekend voorbeeld daarvan is Job Crafting, maar er zijn inmiddels vele vormen onderzocht en toegepast, waaronder Playful Work Design (op creatieve wijze je werk interessant houden) en Proactive Vitality Management (slim je energie behouden en verdelen). Bevlogen medewerkers doen beduidend meer aan proactief gedrag. Bevlogenheid houdt zich dus voor een deel zelf in stand, mits mensen voldoende uitgedaagd blijven en hulpbronnen niet worden afgebroken.

Wat je als HR kunt doen om de winstcyclus te versterken:

• Breng in kaart welke hulpbronnen het meeste bijdragen aan de bevlogenheid van verschillende groepen medewerkers en bespreek met het management hoe juist deze hulpbronnen kunnen worden versterkt. Faciliteer ook het gesprek hierover binnen teams.
• Bevorder proactief gedrag door medewerkers te laten uitwisselen wat zij doen om enthousiast te blijven over hun werk en te laten experimenteren met verschillende vormen van proactief gedrag

2. Help de negatieve spiraal te doorbreken: de Verliescyclus

Soms dreigt een neerwaartse spiraal: de werkdruk stijgt, mensen raken uitgeput en gedemotiveerd en verzuim ligt op de loer. De Verliescyclus, zoals de wetenschap dit noemt, wordt vaak veroorzaakt door hoge taakeisen zoals bureaucratie of emotionele belasting, terwijl er onvoldoende hulpbronnen voorhanden zijn. Op tijd ingrijpen is cruciaal: als medewerkers eenmaal in de verliescyclus zitten, kunnen ze hier moeilijk op eigen kracht uitkomen. Hen aansporen de ‘eigen regie’ te pakken werkt averechts en voelt voor hen vaak als meer werkdruk en minder steun. Door stress en vermoeidheid maken ze meer foutjes, waardoor hun werkdruk verder toeneemt.

Als HR kun je het volgende doen om de verliescyclus te helpen afremmen of stoppen:

• Help teams de signalen van de verliescyclus, zoals contraproductief gedrag, te herkennen en kijk met de leidinggevende wat de belangrijkste oorzaken van werkdruk zijn: inefficiënte processen, haperende systemen, agressie, of iets anders.

• Bespreek met de leidinggevende wat de mogelijkheden zijn om het werk anders te verdelen, bijvoorbeeld door administratieve taken aan een stagiair te geven die dit juist leuk vindt (job carving).
• Bekijk samen met de leidinggevende welke taken of opdrachten niet cruciaal zijn en eventueel voor korte tijd uitgesteld zouden kunnen worden.

3. Meer halen uit wat er al is: Hulpbronnen Boosten

Soms zijn alle ingrediënten voor succes al aanwezig, maar worden ze niet optimaal benut. Vaak doordat medewerkers niet voldoende of op de verkeerde punten worden uitgedaagd. Zij hebben bijvoorbeeld veel autonomie en kunnen nieuwe dingen leren, maar krijgen vervolgens niet de kans om deze toe te passen. ‘Boosten’ is het activeren van bestaande hulpbronnen om medewerkers verder te laten groeien.

Wat je als HR kan doen:

• Maak zichtbaar welke mogelijkheden binnen de organisatie al bestaan om nieuwe dingen te leren, het werk meer afwisselend te maken of extra verantwoordelijkheid op zich te nemen.
• Overtuig het management om medewerkers meer invloed te geven op innovatie en strategie. Leg uit dat dit niet alleen leidt tot betere plannen of nieuwe producten, maar ook tot meer bevlogenheid, met alle positieve effecten die daarbij horen.

4. Voorkomen dat werkdruk leidt tot burnoutklachten: Taakeisen Bufferen

Sommige organisaties hebben een structureel hoge werkdruk die niet zomaar verminderd kan worden. In JD-R termen zeggen we dan dat er veel taakeisen zijn en weinig hulpbronnen. In zulke situaties helpt Bufferen: het toevoegen van de juiste hulpbronnen om de negatieve effecten van werkdruk te beperken. Dit werkt vaak beter dan pogingen om de werkdruk te verlagen. Vooral wanneer er sprake is van personeelstekorten of grote veranderingen, kunnen taakeisen (en dus de werkdruk) niet zomaar worden verlaagd.

Een meer kansrijke aanpak is het vergroten van bijvoorbeeld de autonomie. Dit kan door medewerkers meer vrijheid te geven om zelf te bepalen waar, wanneer en hoe ze hun werk doen. Een andere mogelijkheid is het anders verdelen van het werk waardoor de samenwerking wordt verbeterd, bijvoorbeeld door collega’s meer gebruik te laten maken van elkaars sterke kanten.

Wat HR hieraan kan bijdragen:

• Versterk de samenwerking en sociale steun door teams te helpen regelmatig korte check-ins te houden om knelpunten te bespreken en om het werk zo te verdelen dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van ieders talenten
• Bespreek met de leidinggevenden in welke gevallen medewerkers binnen bepaalde kaders hun werkrooster zelf zouden kunnen indelen

Van theorie naar praktijk

Het JD-R model biedt HR-professionals een concreet kader om medewerkers energiek en gemotiveerd te houden. Of het nu gaat om het versterken van de Winstcyclus, het afremmen van de Verliescyclus, Boosten of Bufferen – iedere organisatie kan deze mechanismen toepassen.

Wil je meer weten over hoe je dit zelf in de praktijk brengt? Tijdens het JD-R Festival op 19 en 20 maart gaan we dieper in op deze thema’s. Meer informatie? www.jdrfestival.com