Digitalisering
Nieuws
Door: Eelco Hoet & Vincent le Noble
12 september 2013
Nog maar amper hersteld van de oproep door Yahoo-CEO Marissa Mayer om thuiswerken aan banden te leggen aangezien het slecht is voor het moreel van haar medewerkers, lijkt de volgende aanslag door de toepassing van ‘scrum’ op projecten haar effect op Het Nieuwe Werken niet te gaan missen.

Scrummen komt voort uit de Agile projectaanpak die oorspronkelijk vooral werd toegepast in de IT-wereld voor het managen van productontwikkelingsprojecten. De aanpak gaat ervan uit dat de scope gedurende het project steeds verandert en probeert de aanpassingen zo goed mogelijk te faciliteren zonder het einddoel uit het oog te verliezen. De aanpak wordt echter steeds meer ingezet als een standaard projectmanagement aanpak binnen allerlei typen organisaties.

Scrummen is in feite met een multidisciplinair projectteam gelijktijdig samen duwen en trekken aan een project dat is opgeknipt in kortlopende ‘sprints’ met duidelijke doelstellingen en strakke deadlines. Nauwe samenwerking, intensieve communicatie, feedback en teamspirit zorgen voor een effectief werkproces. De teamleden zitten daarbij niet te wachten tot de ander klaar is maar sprinten tegelijkertijd naar het gemeenschappelijke projectdoel.


Vaste tijdstippen

Scrummen gaat gepaard met speciale rituelen en technieken. Het gebruik van het Scrum board bijvoorbeeld waarop taken en hun status worden bijgehouden en de dagelijkse ‘Daily Scrum’, een staande bespreking van circa 15 minuten aan het begin van de dag waarbij elk teamlid drie vragen beantwoordt: Wat heb je gedaan, wat ga je vandaag doen en wat zijn je problemen?

Deze technieken zijn ook de belangrijkste redenen waarom Scrum de doodsteek kan betekenen voor Het Nieuwe Werken in haar meest toegepaste vorm, die van Plaats- en Tijdongebonden werken. Om namelijk ongestoord te kunnen scrummen en de samenwerking in het projectteam te intensiveren, werken de teamleden samen in een scrumroom waarin iedereen gelijktijdig aanwezig moet zijn. De recent verkregen vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer men werkt, wordt door het stijgende gebruik van scrum fors beperkt, waardoor werknemers noodzakelijkerwijs weer vaker op vaste tijdstippen gelijktijdig op kantoor moeten zijn.

Effect op benodigde kantoorruimte

Een scrumteam bestaat uit vijf tot negen personen, wat doorgaans de meest effectieve grootte blijkt te zijn. Grote bedrijfsafdelingen waarvan de medewerkers gelijktijdig aan een project werken worden opgesplitst in kleinere teams om de effectiviteit te bewaren. De lengte van een scrumproject wordt daarbij bepaald door een bij de start duidelijk afgebakend einde. Hoewel sommige projecten langere tijd kunnen lopen, werkt de kracht van scrum vooral bij projecten van enkele dagen tot een paar maanden.

Door de grootte van de teams en de lengte van de projecten is er bij bedrijven behoefte aan tijdelijke projectruimten waarin flexibel kan worden samengewerkt. Omdat de scrumteams over het algemeen multidisciplinair worden samengesteld uit verschillende afdelingen, worden scrumrooms bij voorkeur niet gecreëerd binnen een bepaalde afdelingsruimte maar binnen een gescheiden deel van het kantoor. Hierdoor worden teamleden uit hun standaard werkomgeving gehaald waardoor afleiding door dagelijkse werkzaamheden – toch even snel een paar e-mails lezen – wordt beperkt. In de scrumroom moet men naast de aanwezigheid van het scrum board kunnen beschikken over een ruime hoeveelheid presentatiemiddelen zoals beamers, white boards en flip-overs waarop de vorderingen van het project worden bijgehouden.

De toenemende vraag naar specifieke scrumrooms stelt veel facility managers voor een groot dilemma hoe deze beschikbaar te maken. Waar de benodigde hoeveelheid kantoormeters in de afgelopen jaren fors is teruggebracht door het delen van werkplekken en het stimuleren van thuiswerken, is er nu behoefte aan tijdelijke ruimte binnen het kantoor die niet meer voorradig is. Het ruimtegebrek is bij bepaalde bedrijven in de telecom en verzekeringsbranche waar scrum over hele back-office afdelingen wordt uitgerold al zo nijpend, dat tijdelijke ruimte moet worden bijgehuurd om de projectteams te kunnen huisvesten.

Oplossing

Hoewel sommige verhuurders de uitrol van scrum mogelijk zien als oplossing voor het terugbrengen van de leegstand in hun portefeuille, hebben de meeste bedrijven nog voldoende mogelijkheden om met enkele aanpassingen aan hun huisvesting de ruimtevraag het hoofd te kunnen bieden. Naast het nog efficiënter gebruiken van werkplekken en vergaderkamers is de ruimte te vinden in het doorvoeren van andere werkplekconcepten. Zo zijn kortere informele overleggen met een paar collega’s duidelijk een trend geworden die prima in het bedrijfsrestaurant kan plaatsvinden.

Ook kunnen werkplekken specifiek worden ingericht voor bepaalde activiteiten, zoals samenwerkplekken of juist concentratiewerkplekken of belplekken. Daarnaast zien we permanente onderbezetting van bestaande vergadercapaciteit; bijna nooit wordt een vergaderruimte in zijn volle capaciteit benut. De gemiddelde bezetting van de individuele plekken in vergaderkamers is slechts 12,8%. Uit onderzoek is daarbij gebleken dat de traditionele vergadertafels in kantoorruimten het minst efficiënt zijn. Bij een combinatie van werkplek en vergadertafel in één ruimte wordt slechts één van de twee gebruikt. Het weghalen van vergadertafels leidt tot een forse ruimtevermindering, terwijl de effectiviteit van vergaderingen die gedwongen uitwijken naar de daarvoor bestemde kamers alleen maar wordt verhoogd.


Scrumrooms
 

Met bezettingsgraadonderzoeken en activiteitenanalyses is het mogelijk om het huidige gebruik van de werkomgeving objectief in kaart te brengen. Het is immers duidelijk dat de huidige werkomgeving niet efficiënt wordt gebruikt. Uit onderzoek bij meer dan 140.000 werkplekken blijkt tussen de 45% en 55% van de werkplekkencapaciteit niet gebruikt te worden. Piekbezetting zien we tot maximaal 62,5% oplopen en vergaderruimten worden slechts voor 38,5% bezet (bron: méét 2013). Toch is de beleving vaak anders.

Vergaderruimten lijken altijd bezet en een rondvraag langs medewerkers van een gemiddeld bedrijf leert dat iedereen een eigen werkplek waardeert, fulltime gebruikt en nodig heeft. De resultaten van de onderzoeken en analyses kunnen gebruikt worden als onderbouwing van verbouwingsprojecten, waardoor scrumrooms vaak binnen de huidige kantoorruimte kunnen worden gerealiseerd.

 

Kansen genoeg

In een markt van grote leegstand en behoefte om de economische malaise het hoofd te bieden, wordt door verhuurders gretig ingespeeld op business centers die in deels leegstaande kantoorgebouwen werkplekruimte willen aanbieden. Na de stortvloed aan vergadercentra met flexwerkconcepten zoals Spaces en seats2meet is het nu wellicht tijd geworden om volledige ‘pay-per-use’ kantoorconcepten te ontwikkelen, inclusief volledig geoutilleerde scrumrooms die op projectbasis kunnen worden gehuurd. De uitdaging voor HNW is hoe scrum gecombineerd kan worden met de huidige focus op plaats- en tijdongebonden werken.

In het Nederlandse poldermodel is de kans namelijk groot dat na de eerste grote golf aan scrumprojecten waarvoor medewerkers op vaste momenten gelijktijdig aanwezig moeten zijn, er na verloop van tijd een middenweg wordt gevonden waarbij medewerkers vanuit huis of vanuit andere locaties toch vast deel van een scrumteam kunnen zijn. Organisaties die wendbaar zijn – of om in scrumtermen te blijven ‘agile’ – om de eigen organisatie opnieuw uit te vinden en compleet over te gaan naar nieuwe huisvestingsvormen en werkplekconcepten zijn daarmee goed voorbereid op toekomstige scrumprojecten.

Bronnen